Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau là hoàn toàn hợp lệ, miễn là tuân thủ đúng quy định về thời hạn ký số theo pháp luật hiện hành.
I. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?
Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau là hoàn toàn hợp lệ, miễn là tuân thủ đúng quy định về thời hạn ký số theo pháp luật hiện hành.
II. Quy định pháp luật hiện hành (Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/06/2025)
- Thời hạn ký số: Khi hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập, thì thời điểm ký số phải hoàn thành chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.
- Thời hạn gửi dữ liệu: Thời điểm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cũng phải tuân thủ thời hạn trên (chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập).
- Đối tượng áp dụng: Quy định này áp dụng cho cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.
- Trường hợp ngoại lệ: Quy định về thời hạn ký không áp dụng cho các trường hợp gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp.
Trong đó, “ngày làm việc” được hiểu là các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu, không bao gồm ngày nghỉ thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Bộ luật Lao động.
III. Kê khai thuế theo ngày lập hay ngày ký?
- Bên bán: Thực hiện kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) căn cứ vào thời điểm lập hóa đơn.
- Bên mua: Thực hiện kê khai khấu trừ thuế đầu vào tại thời điểm nhận được hóa đơn hợp lệ.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A lập một hóa đơn điện tử vào thứ Sáu, ngày 31/10/2025. Theo quy định, doanh nghiệp A phải thực hiện ký số và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế chậm nhất vào cuối ngày thứ Hai, ngày 03/11/2025 (vì thứ Bảy và Chủ nhật là ngày nghỉ).
Lưu ý quan trọng
- Xử phạt vi phạm: Nếu ký số và gửi dữ liệu trễ hơn thời hạn quy định, hóa đơn không bị vô hiệu nhưng người bán có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn với mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Hóa đơn lập trước 01/06/2025: Các hóa đơn được lập trước ngày Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực (tức trước 01/06/2025) vẫn được phép có ngày lập khác ngày ký và không bị giới hạn về thời gian ký cụ thể như quy định mới.
