Doanh nghiệp thanh toán hóa đơn trên 5 triệu đồng qua ngân hàng nhưng không có hợp đồng mua bán có thể không được khấu trừ thuế GTGT nếu không chứng minh được giao dịch là có thật và hợp pháp.
I. Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT
- Hóa đơn GTGT hợp lệ: Hóa đơn phải được lập đúng quy định, ghi đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết như tên, mã số thuế của người bán và người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ…
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Bắt buộc phải có đối với các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 5.000.000 đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT). Chứng từ hợp lệ là giấy báo Nợ, sao kê ngân hàng, hoặc ủy nhiệm chi.
- Chứng từ chứng minh giao dịch có thật: Doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch mua bán là có thực. Hợp đồng mua bán là chứng từ pháp lý quan trọng nhất. Trong trường hợp thanh toán ngay và không có hợp đồng, doanh nghiệp phải có các chứng từ khác để thay thế như biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… để chứng minh.
II. Quy định đối với trường hợp đặc thù
- Mua hàng trả chậm, trả góp: Đối với các giao dịch mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có hợp đồng mua bán bằng văn bản. Hợp đồng phải ghi rõ thời hạn thanh toán.
- Mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần: Trường hợp mua hàng nhiều lần trong ngày có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên từ cùng một nhà cung cấp, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế.
Ví dụ thực tế
- Trường hợp rủi ro cao bị từ chối khấu trừ: Doanh nghiệp A mua một lô nguyên vật liệu trị giá 10 triệu đồng, đã thanh toán chuyển khoản và có hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, doanh nghiệp không có hợp đồng và cũng không có biên bản giao nhận hàng hóa. Giao dịch này có nguy cơ cao bị loại trừ khấu trừ thuế vì thiếu bằng chứng về việc giao dịch thực tế đã diễn ra.
- Trường hợp có thể được chấp nhận: Doanh nghiệp B mua văn phòng phẩm trị giá 7 triệu đồng, thanh toán chuyển khoản và có hóa đơn. Dù không có hợp đồng, doanh nghiệp cung cấp được đầy đủ báo giá, đơn đặt hàng và biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của hai bên. Trường hợp này có khả năng được khấu trừ, nhưng vẫn phụ thuộc vào sự xem xét và chấp thuận của cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
- Cơ quan thuế có toàn quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình và cung cấp toàn bộ hồ sơ (hợp đồng, biên bản giao nhận…) để xác minh tính hợp pháp của giao dịch trước khi chấp nhận khấu trừ.
- Nếu không chứng minh được giao dịch là có thật, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn với mức phạt lên đến 20 triệu đồng.
- Doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã kê khai nếu các chứng từ không đáp ứng đủ điều kiện.
- Toàn bộ hóa đơn, chứng từ kế toán liên quan đến giao dịch phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
