Mua hàng hóa của cá nhân không có hóa đơn vẫn được hạch toán và tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chứng từ thay thế theo đúng quy định hiện hành.
I. Phân loại trường hợp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn
- Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu không có hóa đơn thì khoản chi không được tính vào chi phí được trừ.
- Cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán hoặc từng lần phát sinh: Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã nếu được khai, nộp thuế trước từng lần phát sinh.
- Cá nhân không kinh doanh (như hộ gia đình): Không bắt buộc xuất hóa đơn; DN chỉ có thể hạch toán chi phí nếu có chứng từ chi tiền, hợp đồng, biên nhận, biên bản giao nhận.
II. Các trường hợp được phép mua không có hóa đơn và sử dụng bảng kê
- Hiện nay, khi mua các loại hàng hóa này từ cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp không dùng bảng kê, mà chỉ được hạch toán nếu có đầy đủ: hợp đồng (nếu có), chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, chứng từ khấu trừ (nếu khấu trừ thuế TNCN), chứng minh hàng hóa phục vụ SXKD
III. Hồ sơ chứng từ bắt buộc khi mua hàng không có hóa đơn
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC hoặc các hướng dẫn hiện hành (không còn sử dụng mẫu cũ 01/TNDN).
- Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ (nếu có)
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi (tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi (chuyển khoản)
- Biên bản bàn giao hàng hóa/dịch vụ có chữ ký hai bên
- Bản sao CMND/CCCD của người bán (nếu có)
- Phiếu nhập, xuất kho (nếu quản lý kho)
IV. Cách thức hạch toán khi mua hàng hóa không có hóa đơn
- Sử dụng Tài khoản 152 (Nguyên vật liệu) cho nguyên liệu sản xuất
- Sử dụng Tài khoản 156 (Hàng hóa) cho hàng hóa kinh doanh
- Ghi nhận Nợ TK 152/156 – Có TK 111 (tiền mặt) hoặc TK 112 (tiền gửi ngân hàng) tương ứng số tiền thực thanh toán
V. Quy định về thanh toán
- Không bắt buộc chuyển khoản cho giao dịch dùng bảng kê, trừ khi có quy định khác hoặc cơ quan thuế yêu cầu cụ thể.
- Tuy nhiên, cần lưu ý một số quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt cho một số giao dịch lớn, tránh rủi ro bị loại chi.
VI. Quy trình thực hiện ghi nhận chi phí hợp lý
- Người ký bảng kê là đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của chứng từ kê khai
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế
Lưu ý quan trọng
- Giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường: cơ quan thuế có quyền định lại giá cho phù hợp.
- Chỉ những trường hợp thật sự mua trực tiếp của cá nhân không kinh doanh mới sử dụng bảng kê; còn lại phải có hóa đơn hợp lệ.
