Không có bộ hồ sơ riêng cho hóa đơn nước ngoài. Trên thực tế, doanh nghiệp cần lưu đủ hồ sơ từng giao dịch để chứng minh khoản chi: thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn/chứng từ hợp pháp, có bản dịch tiếng Việt và, nếu thuộc ngưỡng áp dụng, thêm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu giao dịch thuộc diện thuế nhà thầu nước ngoài, phần này dễ bị bỏ sót; cần lưu thêm hồ sơ kê khai, khấu trừ và nộp thuế.
I. Bảng hồ sơ cần lưu theo từng giao dịch
| Nhóm hồ sơ | Nội dung nên lưu | Điểm dễ sai |
|---|---|---|
| Chứng từ gốc | Hóa đơn/invoice hoặc chứng từ nước ngoài hợp pháp, phù hợp quy định của nước sở tại | Dùng chứng từ không đủ thông tin hoặc không chứng minh được tính hợp pháp |
| Hồ sơ giao dịch | Hợp đồng, đơn đặt hàng, thỏa thuận dịch vụ | Thiếu tài liệu thể hiện rõ nội dung mua bán, phạm vi công việc |
| Chứng minh đã nhận hàng hóa, dịch vụ | Biên bản nghiệm thu, bàn giao, xác nhận hoàn thành dịch vụ hoặc tài liệu chứng minh đã thực nhận | Cơ quan thuế thường soi rất kỹ chỗ này, nhất là giao dịch dịch vụ, phần mềm |
| Thanh toán | Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc phương thức không dùng tiền mặt khi thuộc diện áp dụng | Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này vì có invoice nhưng thiếu chứng từ thanh toán phù hợp |
| Bản dịch | Bản dịch tiếng Việt đính kèm tài liệu tiếng nước ngoài, kèm bản gốc; người nộp thuế ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch | Chỉ lưu bản gốc tiếng nước ngoài mà không có bản dịch đi kèm |
| Thuế nhà thầu nước ngoài | Tờ khai, chứng từ khấu trừ, chứng từ nộp thuế nếu giao dịch thuộc diện khai nộp | Đây là điểm dễ bị truy thu nếu phát sinh nghĩa vụ mà hồ sơ không đầy đủ |
Theo quy định hiện hành, nhiều khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.
II. Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được dùng chứng minh chi phí hợp lý
- Khoản chi thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Chứng từ bằng tiếng nước ngoài cần được dịch ra tiếng Việt; bản dịch đính kèm bản gốc, người nộp thuế ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.
- Nếu thuộc ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt thì cần lưu thêm chứng từ thanh toán tương ứng – không nên nghĩ rằng chỉ cần invoice là đủ.
- Nếu thuộc diện thuế nhà thầu nước ngoài thì cần có thêm hồ sơ kê khai, khấu trừ và nộp thuế.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mua phần mềm của nhà cung cấp nước ngoài, có invoice và hợp đồng nhưng không lưu email kích hoạt, biên bản bàn giao tài khoản hoặc tài liệu chứng minh đã sử dụng. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là bằng chứng dịch vụ đã được cung cấp thực sự hay chưa. Thuận Thiên khuyên nên ghép toàn bộ hồ sơ theo từng giao dịch để khi giải trình không bị đứt mạch chứng cứ.
III. Các trường hợp hay gặp và giấy tờ thường bị thiếu
1. Mua dịch vụ, phần mềm từ nhà cung cấp nước ngoài
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp nước ngoài.
- Invoice hoặc chứng từ do bên nước ngoài phát hành.
- Chứng từ thanh toán.
- Tài liệu chứng minh dịch vụ hoặc phần mềm đã được cung cấp, bàn giao, nghiệm thu, kích hoạt, sử dụng.
- Hồ sơ thuế nhà thầu nước ngoài nếu thuộc diện phải khai, nộp.
2. Chi phí công tác nước ngoài
- Hóa đơn, chứng từ nước ngoài phù hợp quy định nước sở tại.
- Bản dịch tiếng Việt đính kèm.
- Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác.
- Lịch trình, chương trình công tác.
- Vé máy bay, thẻ lên máy bay (nếu có), hóa đơn khách sạn, đi lại, ăn ở.
- Bảng thanh toán công tác phí và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc diện áp dụng.
Lưu ý quan trọng
Các chứng từ trên chỉ hỗ trợ chứng minh khi khoản chi thực sự phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu chi không liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, dù hồ sơ có vẻ đầy đủ, rủi ro khi quyết toán vẫn rất cao.
IV. Mốc thời gian về thuế nhà thầu nước ngoài nếu có phát sinh
| Trường hợp khai thuế | Thời hạn nộp tờ khai |
|---|---|
| Khai theo tháng | Chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế |
| Khai theo quý | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế |
| Khai theo từng lần phát sinh | Chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế |
| Mức độ chậm nộp tờ khai | Mức phạt |
|---|---|
| 01-05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| 01-30 ngày | 2-5 triệu đồng |
| 31-60 ngày | 5-8 triệu đồng |
| 61-90 ngày hoặc trên 90 ngày không phát sinh thuế phải nộp | 8-15 triệu đồng |
| Trên 90 ngày có phát sinh thuế phải nộp nhưng đã nộp đủ trước kiểm tra | 15-25 triệu đồng |
Nếu giao dịch không thuộc diện thuế nhà thầu thì không cần xem xét phần này. Nhưng nếu có phát sinh, hãy rà soát lại từ đầu hồ sơ vì khi kiểm tra, cơ quan thuế thường đối chiếu rất nhanh giữa hợp đồng, invoice, thanh toán và tờ khai thuế.
