Có, nhưng khoản chi này chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán và không vượt trần phúc lợi trong năm tính thuế.
I. Thông tin quan trọng nhất
Bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên thường được xếp vào nhóm chi phúc lợi trực tiếp. Doanh nghiệp có thể đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nhưng không phải cứ mua là được trừ hết. Cần đáp ứng ba điều kiện: tính chất khoản chi, chứng từ thanh toán và mức trần phúc lợi hàng năm.
Khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; tổng chi phúc lợi trực tiếp trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế.
| Nội dung | Áp dụng thực tế |
|---|---|
| Chi phí được trừ khi tính TNDN | Được xem xét nếu liên quan đến hoạt động SXKD, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và thanh toán đúng quy định |
| Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt | Từ 05 triệu đồng trở lên, tính theo từng lần phát sinh; mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán mà tổng từ 05 triệu đồng trở lên cũng cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Trần phúc lợi | Tổng các khoản chi phúc lợi trực tiếp trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế |
| Thuế TNCN của người lao động | Phí mua bảo hiểm sức khỏe không bắt buộc và không có tích lũy về phí bảo hiểm thường không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN |
II. Điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí hợp lý
Đây là khoản chi phúc lợi cho người lao động. Hồ sơ cần chứng minh doanh nghiệp chi cho nhân viên, không phải chi tiêu cá nhân không liên quan đến hoạt động kinh doanh.
1. Điều kiện về chi phí được trừ
- Khoản chi thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán, mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, vẫn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động trong năm tính thuế không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Hợp đồng bảo hiểm với doanh nghiệp bảo hiểm.
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn hợp pháp.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu đến ngưỡng.
- Quy định nội bộ về đối tượng hưởng, mức hưởng và điều kiện hưởng.
- Quy chế tài chính, quy chế phúc lợi, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội dung tương ứng trong hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp thường có đầy đủ hóa đơn nhưng thiếu quy chế nội bộ, dẫn đến không chứng minh được đây là khoản phúc lợi cho người lao động.
III. Thuế TNCN và mức trần phúc lợi
Với thuế TNCN, nếu doanh nghiệp mua cho người lao động sản phẩm bảo hiểm không bắt buộc và không có tích lũy về phí bảo hiểm, thì khoản phí mua bảo hiểm này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Bảo hiểm sức khỏe là ví dụ điển hình.
1. Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN
- Bảo hiểm sức khỏe cho người lao động.
- Bảo hiểm tử kỳ không bao gồm sản phẩm có hoàn phí.
- Các sản phẩm tương tự không có phần tích lũy phí bảo hiểm.
2. Trần 01 tháng lương bình quân thực tế
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng mua bảo hiểm cho nhân viên thì được trừ hết. Thực tế, phần chi này phải cộng chung với các khoản phúc lợi trực tiếp khác trong năm.
| Nội dung cần tính | Cách hiểu thực tế |
|---|---|
| Quỹ lương thực hiện trong năm | Dùng để tính 01 tháng lương bình quân thực tế |
| Công thức | Quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng; nếu doanh nghiệp hoạt động dưới 12 tháng thì chia theo số tháng hoạt động |
| Phạm vi tính trần | Tính trên tổng chi phúc lợi của cả doanh nghiệp trong năm, không tính theo từng người hoặc từng hóa đơn riêng lẻ |
| Phần vượt trần | Phần vượt quá mức trần không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN |
Phần chi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thường bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
IV. Cách xử lý đúng trong hồ sơ thực tế
Để hồ sơ hợp lệ và dễ giải trình, doanh nghiệp nên tách riêng khoản bảo hiểm sức khỏe với các khoản chi khác. Nhiều doanh nghiệp bị sai sót vì hạch toán chung một nhóm phúc lợi.
- Xác định rõ bảo hiểm mua cho người lao động hay cho thân nhân.
- Kiểm tra hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán.
- Đối chiếu ngưỡng 05 triệu đồng để xác định có cần thanh toán không dùng tiền mặt hay không.
- Tổng hợp toàn bộ chi phúc lợi trong năm để so với 01 tháng lương bình quân thực tế.
- Hạch toán riêng để dễ theo dõi, thường là TK 642 hoặc TK 641 tùy tính chất chi phí.
Lưu ý quan trọng: Khoản chi mua bảo hiểm sức khỏe cho thân nhân người lao động không được tự động xem là chi phúc lợi trực tiếp của người lao động, nên không gộp chung với khoản mua cho chính nhân viên khi xác định chi phí được trừ.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp mua bảo hiểm sức khỏe không bắt buộc cho 20 nhân viên, có hóa đơn hợp lệ và thanh toán chuyển khoản đầy đủ. Nếu tổng chi phúc lợi trong năm vẫn nằm trong mức 01 tháng lương bình quân thực tế, khoản chi này có thể được tính vào chi phí được trừ. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã vượt trần, phần vượt sẽ bị loại khi quyết toán TNDN, dù hồ sơ mua bảo hiểm vẫn hợp lệ.
V. Kết luận
Có, mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên có thể được tính chi phí hợp lý, nhưng cần đủ hồ sơ, thanh toán đúng ngưỡng và không vượt trần phúc lợi. Với thuế TNCN, khoản phí này thường không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động nếu là bảo hiểm không bắt buộc và không có tích lũy phí bảo hiểm.
