Loại hợp đồng phù hợp để đóng BHXH cho thực tập sinh không nằm ở tên gọi “thực tập”, “học việc” hay “thử việc”, mà nằm ở bản chất thỏa thuận. Nếu thực tập sinh thực tế làm việc có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp thì nên dùng hợp đồng lao động; trường hợp hợp đồng có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thì thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Ngược lại, nếu chỉ là thực tập để học tập, trải nghiệm hoặc học nghề, tập nghề đúng bản chất đào tạo thì thông thường không phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Bản chất | Hướng xử lý BHXH |
|---|---|---|
| Thực tập sinh làm việc như người lao động | Có trả công, tiền lương và chịu quản lý, giám sát | Nên ký hợp đồng lao động; nếu từ đủ 01 tháng trở lên thì thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc |
| Thỏa thuận mang tên “hợp đồng thực tập” | Tên gọi không quyết định, xét theo nội dung thực tế | Nếu có dấu hiệu quan hệ lao động thì vẫn được xem xét như hợp đồng lao động |
| Thực tập thuần túy | Mục đích học tập, quan sát, rèn kỹ năng; không có lương chính thức | Thông thường không thuộc diện đóng BHXH |
| Hợp đồng học nghề, tập nghề | Mang tính đào tạo nghề, chưa phải quan hệ lao động | Thông thường không phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH |
| Hợp đồng thử việc ký riêng | Chỉ là thử việc độc lập | Không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc |
| Thử việc ghi ngay trong hợp đồng lao động | Bản chất vẫn là hợp đồng lao động | Xác định nghĩa vụ BHXH theo bản chất của hợp đồng lao động đó |
Tên hợp đồng không quyết định toàn bộ nghĩa vụ BHXH; cơ quan quản lý thường nhìn vào việc có giao việc, trả lương và quản lý như nhân sự hay không.
II. Cách xác định loại hợp đồng phù hợp
1. Khi nào nên dùng hợp đồng lao động
Nếu doanh nghiệp sử dụng thực tập sinh như một vị trí làm việc thực tế, có giao đầu việc, có trả lương và có quản lý công việc hằng ngày, thì hướng phù hợp là dùng hợp đồng lao động. Doanh nghiệp thường ghi là “hợp đồng thực tập” nhưng cách vận hành lại giống nhân sự chính thức.
Với trường hợp hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Nếu hồ sơ ghi một kiểu nhưng thực tế sử dụng lao động kiểu khác, doanh nghiệp sẽ bị truy thu.
2. Khi nào chỉ nên dùng thỏa thuận thực tập hoặc học nghề, tập nghề
Nếu mục đích chính là học tập, quan sát, rèn kỹ năng, chưa phát sinh quan hệ lao động thực tế, không có lương chính thức mà chỉ có thể có khoản hỗ trợ chi phí, thì nên dùng thỏa thuận thực tập. Trường hợp nhận người vào học nghề hoặc tập nghề đúng bản chất đào tạo theo Bộ luật Lao động thì thông thường cũng không phải đóng BHXH.
Nội dung văn bản cần thể hiện rõ mục đích đào tạo, thời gian thực tập, người hướng dẫn và khoản hỗ trợ chi phí nếu có, để tránh bị hiểu thành quan hệ lao động trá hình.
3. Phân biệt thử việc riêng và thử việc trong hợp đồng lao động
Người làm việc theo hợp đồng thử việc ký riêng không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, nếu nội dung thử việc được ghi nhận ngay trong hợp đồng lao động và hợp đồng đó có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, thì nghĩa vụ BHXH sẽ được xác định theo bản chất của hợp đồng lao động.
Nhiều doanh nghiệp nghĩ cứ có chữ “thử việc” là không liên quan BHXH, nhưng hồ sơ lại thể hiện một hợp đồng lao động hoàn chỉnh.
III. Tình huống dễ nhầm và cách nhìn đúng
- Thỏa thuận mang tên “thực tập” vẫn có thể bị xem là hợp đồng lao động nếu có đủ dấu hiệu làm việc có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp.
- Khoản hỗ trợ chi phí theo tính chất thực tập khác với tiền lương theo hợp đồng lao động. Nếu chỉ hỗ trợ chi phí và không có quan hệ lao động thực tế thì thường không thuộc diện đóng BHXH.
- Hợp đồng học nghề, tập nghề cần đúng bản chất đào tạo. Nếu trên giấy tờ là học nghề nhưng thực tế lại giao việc như nhân sự chính thức thì rủi ro vẫn phát sinh.
Ví dụ thực tế
- Thực tập sinh ký hợp đồng lao động 3 tháng, lương 6 triệu đồng/tháng: thuộc diện tham gia BHXH.
- Sinh viên thực tập 6 tháng theo yêu cầu nhà trường, chỉ nhận hỗ trợ 2 triệu đồng/tháng, không phải lương theo hợp đồng lao động: thông thường không phải đóng BHXH.
- Hợp đồng ghi là “thực tập” nhưng doanh nghiệp vẫn trả lương cố định và quản lý công việc như nhân sự: vẫn có thể bị xem là hợp đồng lao động và bị truy đóng BHXH.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp cần phân biệt rõ thực tập thuần túy với hợp đồng lao động trá hình.
- Khi thanh tra, hồ sơ thể hiện gì và thực tế người đó đang làm việc như thế nào thường là điều được hỏi đầu tiên.
- Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm: dùng tên “hợp đồng thực tập” để thay cho hợp đồng lao động trong khi vẫn giao việc, trả lương cố định và quản lý như nhân sự.
- Nếu cần làm hồ sơ đúng ngay từ đầu, Thuận Thiên khuyến nghị rà lại 3 điểm: mục đích thỏa thuận, cách trả tiền và mức độ quản lý công việc.
