Khi hai công ty sáp nhập, hợp đồng lao động của người lao động không tự chấm dứt chỉ vì việc sáp nhập. Nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm rằng cứ đổi pháp nhân hoặc nhận sáp nhập thì phải ký lại toàn bộ hợp đồng. Cách hiểu này khiến hồ sơ lao động dễ bị lệch ngay từ đầu. Theo quy định đúng, người sử dụng lao động kế tiếp kế thừa và tiếp tục thực hiện các quyền, nghĩa vụ từ hợp đồng lao động đã giao kết. Nếu sau sáp nhập có nhu cầu điều chỉnh công việc, địa điểm làm việc, tiền lương hoặc điều kiện lao động khác thì các bên xử lý theo cơ chế sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc ký mới nếu cần, chứ không phải cứ sáp nhập là mặc nhiên thay toàn bộ hợp đồng.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý hợp đồng lao động khi sáp nhập
| Vấn đề | Cách xử lý |
|---|---|
| Hợp đồng lao động hiện tại | Không tự chấm dứt chỉ vì doanh nghiệp sáp nhập |
| Doanh nghiệp nhận sáp nhập | Kế thừa quyền và nghĩa vụ từ hợp đồng lao động đã ký |
| Có cần ký lại hợp đồng mới không | Không nhất thiết; chỉ sửa đổi, bổ sung hoặc ký mới nếu có nhu cầu thay đổi nội dung |
| Sáp nhập ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động | Cần xây dựng phương án sử dụng lao động trước khi thực hiện sáp nhập |
| Người lao động bị thôi việc theo phương án | Được nhận trợ cấp mất việc làm theo quy định |
| Thời gian tính trợ cấp mất việc | Tính theo tổng thời gian làm việc thực tế trước và sau sáp nhập |
Nếu việc sáp nhập ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, phương án sử dụng lao động cần được xây dựng trước khi sáp nhập và thông báo công khai cho người lao động trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.
II. Trường hợp nào tiếp tục hợp đồng, trường hợp nào phải làm phương án lao động?
1. Tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã có
Bản chất của việc sáp nhập là thay đổi về phía doanh nghiệp, không làm mất hiệu lực hợp đồng lao động một cách tự động. Vì vậy, công ty nhận sáp nhập là bên tiếp tục thực hiện các cam kết đang còn hiệu lực với người lao động.
Một lỗi thường gặp: doanh nghiệp chỉ thông báo nội bộ rồi cho rằng hợp đồng cũ không còn giá trị. Nếu hồ sơ nhân sự không thể hiện rõ việc kế thừa nghĩa vụ, khi kiểm tra cơ quan chức năng hỏi ngay căn cứ nào để tiếp tục bố trí người lao động, trả lương và ghi nhận thâm niên.
2. Khi có thay đổi nội dung công việc sau sáp nhập
Nếu sau sáp nhập phát sinh thay đổi về công việc, địa điểm làm việc, tiền lương hoặc điều kiện lao động khác, các bên có thể thỏa thuận sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động hoặc ký mới nếu cần. Việc sáp nhập không tự làm phát sinh nghĩa vụ phải ký lại toàn bộ hợp đồng lao động.
3. Khi sáp nhập ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động
Nếu việc sáp nhập làm thay đổi cơ cấu sử dụng lao động ở quy mô lớn, doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động. Không chỉ doanh nghiệp hiện tại mà người sử dụng lao động kế tiếp cũng có trách nhiệm thực hiện phương án đã được thông qua.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp thường tập trung vào thủ tục sáp nhập nhưng lại làm sơ sài hồ sơ lao động. Trong hồ sơ thực tế, phương án sử dụng lao động và tài liệu trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động là nhóm giấy tờ cần rà soát kỹ.
III. Phương án sử dụng lao động cần có những gì?
Khi thuộc trường hợp phải lập phương án sử dụng lao động, nội dung chính thường gồm các nhóm sau:
- Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng.
- Số lượng và danh sách người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng.
- Số lượng và danh sách người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian.
- Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu.
- Số lượng và danh sách người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.
- Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong quá trình thực hiện phương án.
- Biện pháp và nguồn tài chính để bảo đảm thực hiện phương án.
Ngoài nội dung, quy trình thực hiện cũng rất quan trọng:
- Phương án được xây dựng trước khi thực hiện sáp nhập nếu việc sáp nhập ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động.
- Doanh nghiệp cần trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu nơi làm việc có tổ chức này.
- Sau khi được thông qua, phương án cần thông báo công khai trong 15 ngày để người lao động biết.
Không có biểu mẫu thống nhất bắt buộc do cơ quan nhà nước ban hành. Doanh nghiệp có thể dùng mẫu nội bộ hoặc mẫu tham khảo, miễn là bảo đảm đủ các nội dung chủ yếu theo quy định. Một vấn đề thường gặp: có lập phương án nhưng nội dung quá chung chung, không có danh sách cụ thể hoặc không thể hiện nguồn tài chính thực hiện.
Ví dụ thực tế
Một công ty sau sáp nhập giữ lại phần lớn nhân sự, một nhóm được đào tạo lại để chuyển vị trí, một nhóm chuyển sang làm không trọn thời gian và một số người phải chấm dứt hợp đồng. Khi đó, phương án sử dụng lao động nên thể hiện tách riêng từng nhóm này bằng danh sách cụ thể để tránh tranh cãi về sau.
IV. Quyền lợi của người lao động và mức xử phạt cần lưu ý
1. Quyền lợi khi bị thôi việc theo phương án
Nếu người lao động bị thôi việc theo phương án sử dụng lao động, họ được nhận trợ cấp mất việc làm theo quy định. Thời gian làm việc để tính khoản này được xác định theo tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trước và sau khi sáp nhập.
Pháp luật ưu tiên đào tạo lại và bố trí việc làm trước khi dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động. Khi xem xét phương án lao động, khả năng đào tạo lại là yếu tố cần được đối chiếu.
2. Mức phạt nếu vi phạm về phương án sử dụng lao động
Đối với hành vi không xây dựng, ban hành phương án sử dụng lao động hoặc không trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động trong trường hợp có liên quan, mức phạt được nêu là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Mức phạt cần lưu ý: từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm liên quan phương án sử dụng lao động.
Lưu ý quan trọng
Cần rà lại 3 nhóm giấy tờ: hợp đồng lao động hiện có, tài liệu sửa đổi nếu có thay đổi điều kiện làm việc, và phương án sử dụng lao động trong trường hợp bị ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động. Chỉ cần thiếu một mắt xích, hồ sơ rất dễ phát sinh tranh chấp hoặc bị xử phạt hành chính.
