Văn phòng ảo có thể được sử dụng làm trụ sở công ty nếu đáp ứng các điều kiện pháp lý sau:
1. Điều kiện pháp lý
- Địa chỉ xác định rõ ràng: Phải thuộc lãnh thổ Việt Nam và xác định theo địa giới hành chính (số nhà, đường, phường, quận, tỉnh).
- Không đặt trụ sở tại chung cư: Chỉ áp dụng với chung cư có chức năng duy nhất là để ở. Tuy nhiên, cần lưu ý các quy định khác liên quan đến việc sử dụng địa điểm cho mục đích kinh doanh.
- Cơ sở pháp lý: Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 42), trụ sở chính chỉ cần là địa chỉ liên lạc hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam, có số điện thoại, fax, email. Không yêu cầu diện tích thực tế.
2. Nghĩa vụ tuân thủ
- Đăng ký với cơ quan chức năng: Trụ sở phải được kê khai chính xác trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Tuân thủ nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính và các nghĩa vụ khác dù không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Thông báo hoạt động thực tế: Nếu doanh nghiệp hoạt động tại địa điểm khác trụ sở đăng ký, phải thông báo với cơ quan thuế và đăng ký địa điểm kinh doanh (theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020). Không thông báo sẽ bị xử phạt từ 20–30 triệu đồng.
3. Lưu ý quan trọng:
- Một địa chỉ có thể đăng ký cho nhiều doanh nghiệp: Không giới hạn số lượng doanh nghiệp sử dụng cùng địa chỉ.
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín: Nên chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo có giấy phép kinh doanh hợp lệ và cam kết hỗ trợ thủ tục pháp lý.
- Không sử dụng cho mục đích gian lận: Văn phòng ảo không được dùng để che giấu hoạt động kinh doanh trái phép.
- Một số ngành không thể sử dụng văn phòng ảo: Các ngành như sản xuất, dịch vụ y tế thường yêu cầu mặt bằng thực tế.
