Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần thực hiện đầy đủ các điều kiện về thiết bị, phần mềm và thủ tục pháp lý với cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn đảm bảo đúng quy trình và tối ưu việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối tự động với cơ quan thuế.
I. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
1. Điều kiện tiên quyết
- Kết nối thiết bị: Máy tính tiền phải có kết nối điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo đáp ứng các chuẩn kỹ thuật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Phần mềm quản lý hợp chuẩn: Phần mềm dùng trên máy tính tiền hoặc hệ thống hóa đơn điện tử phải được chứng nhận hợp chuẩn bởi cơ quan có thẩm quyền.
2. Thủ tục đăng ký
- Trường hợp đăng ký mới: Sử dụng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP), gửi đăng ký qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền.
- Trường hợp chuyển đổi: Cập nhật thông tin trên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn, bổ sung thông tin máy tính tiền vào hồ sơ hiện tại.
3. Nội dung khai báo bắt buộc
- Chọn hình thức hóa đơn: “Có mã cơ quan thuế (khởi tạo từ máy tính tiền)”.
- Phương thức truyền dữ liệu: Để trống nếu thuộc đối tượng miễn phí dịch vụ.
- Thông tin kỹ thuật: Khai báo mã thiết bị, địa chỉ IP, phương thức kết nối của máy tính tiền vào hồ sơ đăng ký.
4. Thời gian xử lý hồ sơ
- Trong vòng tối đa 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả. Nếu từ chối hồ sơ, cơ quan thuế phải trả lời rõ lý do bằng văn bản.
II. Nghĩa vụ sau khi đăng ký thành công
- Truyền dữ liệu hóa đơn ngay trong ngày phát sinh: Toàn bộ hóa đơn xuất phải truyền về hệ thống cơ quan thuế đúng thời gian quy định.
- Bảo mật dải mã số thuế được cấp: Không được chia sẻ hoặc dùng sai mục đích.
- Báo cáo thay đổi thiết bị: Nếu đổi máy tính tiền, phải báo cáo lên cơ quan thuế trong vòng 10 ngày làm việc.
