Có. Khi làm mất sổ BHXH, người tham gia vẫn có thể đề nghị cấp lại sổ BHXH. Nhiều người lo rằng mất sổ sẽ mất luôn thời gian đã đóng, nhưng thực tế, quá trình tham gia vẫn được bảo lưu và giải quyết theo dữ liệu quản lý của cơ quan BHXH. Hồ sơ chỉ cần 01 Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
Nếu mất sổ thì không cần nộp lại sổ cũ; nếu sổ bị hỏng thì nộp kèm sổ bị hỏng. Đây là điểm dễ nhầm khi chuẩn bị hồ sơ, vì nhiều người áp dụng chung cách làm cho cả hai trường hợp.
Thời hạn giải quyết thông thường: không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp phải xác minh: tối đa không quá 45 ngày và cơ quan BHXH có văn bản thông báo cho người lao động.
I. Bảng tra cứu nhanh thủ tục cấp lại sổ BHXH do bị mất
| Nội dung | Thông tin cần biết |
|---|---|
| Có được cấp lại không | Có, người tham gia BHXH khi làm mất sổ BHXH được đề nghị cấp lại sổ BHXH. |
| Hồ sơ | 01 Mẫu TK1-TS. |
| Có phải nộp sổ cũ không | Mất sổ thì không phải nộp lại sổ cũ; nếu hỏng thì nộp kèm sổ bị hỏng. |
| Nơi nộp | Qua đơn vị sử dụng lao động; nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH; qua dịch vụ bưu chính; hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công, ứng dụng/cổng dịch vụ của BHXH Việt Nam. |
| Người đang bảo lưu hoặc không còn làm việc | Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH theo hướng dẫn của thủ tục hành chính. |
| Thời gian xử lý | Không quá 10 ngày; nếu cần xác minh thì tối đa 45 ngày. |
| Giá trị pháp lý của sổ điện tử | Sổ BHXH bản điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau. |
II. Hồ sơ và cách nộp
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất chỉ gồm 01 Mẫu TK1-TS. Khi kê khai, nhớ ghi rõ lý do “mất sổ” để tránh hồ sơ bị xử lý chậm vì phải làm rõ thông tin.
Trước khi nộp, nên kiểm tra thông tin cá nhân trên VssID để hạn chế sai lệch, nhất là họ tên, ngày sinh hoặc quá trình tham gia.
2. Cách thức nộp hồ sơ
- Nộp qua đơn vị sử dụng lao động nếu đang làm việc.
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công hoặc ứng dụng/cổng dịch vụ của BHXH Việt Nam.
Trường hợp đang bảo lưu hoặc không còn làm việc, người tham gia có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH. Đừng chờ đơn vị cũ hỗ trợ nếu đã nghỉ việc, vì sẽ kéo dài thời gian xử lý.
III. Thời hạn giải quyết và giá trị của sổ BHXH điện tử
1. Thời hạn giải quyết
Thông thường, thời hạn giải quyết là không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Nếu cần xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc qua nhiều đơn vị thì thời hạn tối đa không quá 45 ngày. Lúc đó, cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản cho người lao động.
10 ngày cho trường hợp thông thường; tối đa 45 ngày nếu cần xác minh.
2. Sổ BHXH điện tử có giá trị thế nào
Theo quy định mới, sổ BHXH bản điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau. Từ ngày 01/7/2025 áp dụng Luật Bảo hiểm xã hội 2024; chậm nhất đến 01/01/2026 sẽ cấp sổ BHXH bản điện tử, bản giấy chỉ cấp khi có yêu cầu.
Vì vậy, nên theo dõi quá trình đóng trên VssID hoặc các kênh điện tử của BHXH để giảm rủi ro khi thất lạc sổ giấy.
IV. Các điểm dễ nhầm khi làm lại sổ BHXH
- Điền sai thông tin trên TK1-TS làm hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung.
- Không kiểm tra dữ liệu cũ trước khi nộp.
- Nộp thiếu giấy tờ nếu sổ bị hỏng.
- Không chọn đúng hình thức nhận kết quả (trực tiếp hoặc qua bưu chính).
Ví dụ thực tế
Một người lao động làm mất sổ, nộp Mẫu TK1-TS tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi cư trú, qua đơn vị sử dụng lao động, hoặc trực tuyến qua VssID/Cổng DVC. Hồ sơ hợp lệ sẽ được giải quyết trong không quá 10 ngày; nếu cần xác minh, có thể kéo dài đến 45 ngày. Sổ cấp lại vẫn ghi nhận đầy đủ quá trình đóng BHXH trước đó.
Lưu ý quan trọng
Mất sổ BHXH không làm mất quá trình đã đóng. Điểm này thường bị hiểu sai nhất. Hãy chuẩn bị TK1-TS chính xác, ghi rõ lý do mất sổ và kiểm tra thông tin cá nhân trước khi nộp để tránh đi lại nhiều lần.
