Hóa đơn từ nhà cung cấp đã ngừng hoạt động chỉ được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế nếu hóa đơn được phát hành trước thời điểm nhà cung cấp ngừng hoạt động và giao dịch đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lệ.
I. Điều kiện sử dụng hóa đơn từ nhà cung cấp ngừng hoạt động
1. Phân biệt các trạng thái ngừng hoạt động
- Tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp vẫn còn tư cách pháp nhân nhưng tạm dừng hoạt động trong một thời gian nhất định.
- Ngừng hoạt động (đóng mã số thuế) hoặc bỏ trốn: Doanh nghiệp đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký mà không thông báo. Hóa đơn phát sinh sau thời điểm này là bất hợp pháp.
2. Điều kiện hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế
- Thời điểm phát hành: Hóa đơn phải được lập trước ngày cơ quan thuế ra thông báo doanh nghiệp ngừng hoạt động, đóng mã số thuế hoặc bỏ trốn.
- Chứng minh giao dịch có thật: Phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh như:
- Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (như ủy nhiệm chi) đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
- Biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu dịch vụ.
- Tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn phải hợp lệ, không nằm trong danh sách hóa đơn bị hủy hoặc không còn giá trị sử dụng.
3. Trường hợp hóa đơn không được sử dụng để kê khai
- Hóa đơn được lập vào hoặc sau ngày nhà cung cấp chính thức ngừng hoạt động/đóng mã số thuế.
- Hóa đơn của nhà cung cấp đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh.
- Không có đủ hồ sơ chứng minh giao dịch phát sinh trên thực tế.
II. Hướng dẫn xử lý các tình huống kê khai
1. Trường hợp chưa kê khai thuế GTGT
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tình trạng của nhà cung cấp. Nếu phát hiện hóa đơn có dấu hiệu vi phạm, phải tạm dừng kê khai khấu trừ cho đến khi có kết luận chính thức. Chỉ kê khai những hóa đơn đáp ứng đủ các điều kiện hợp lệ nêu trên.
2. Trường hợp đã kê khai thuế GTGT
Nếu cơ quan thuế xác định hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp chứng minh được giao dịch là có thật và hợp lệ, doanh nghiệp có quyền giải trình và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật.
III. Các quy định và lưu ý quan trọng
1. Cấp hóa đơn điện tử khi tạm ngừng kinh doanh
Doanh nghiệp đang trong thời gian tạm ngừng kinh doanh vẫn có thể được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng. Để được cấp, doanh nghiệp cần nộp đơn đề nghị theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT cho cơ quan thuế.
2. Mức xử phạt khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp
Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp (bao gồm hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động) để kê khai khấu trừ thuế có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
3. Công cụ kiểm tra
- Luôn tra cứu tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình trạng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: hoadondientu.gdt.gov.vn.
