Từ khi Luật Bảo hiểm xã hội mới có hiệu lực, hồ sơ đăng ký BHXH bắt buộc cho lao động mới gồm tờ khai của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động tham gia BHXH và tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động. Nếu người lao động thuộc diện hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung thêm giấy tờ chứng minh. Phần hồ sơ của người lao động có nhóm quyền lợi khám chữa bệnh đặc thù thường hay bị thiếu.
I. Bảng tra cứu nhanh hồ sơ cần nộp
| Chủ thể | Giấy tờ | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Người sử dụng lao động | Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động tham gia BHXH | Mẫu thực tế thường dùng là TK3-TS và D02-TS hoặc D02-LT tùy trường hợp |
| Người lao động mới | Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động | Mẫu thực tế thường dùng là TK1-TS |
| Người lao động thuộc diện hưởng BHYT cao hơn | Giấy tờ chứng minh tương ứng | Doanh nghiệp thường chỉ nộp tờ khai mà quên hồ sơ chứng minh quyền lợi |
| Đối tượng tại điểm m, n khoản 1 Điều 2 | Nếu nộp qua người sử dụng lao động thì thực hiện theo khoản 1 Điều 27; nếu tự nộp thì chỉ cần tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động | Cần xác định đúng cách nộp để chuẩn bị hồ sơ vừa đủ |
Thời hạn nộp hồ sơ: trong 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng, hoặc từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo luật.
II. Hồ sơ này áp dụng cho những ai
Nhóm thường gặp là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Giai đoạn thử việc hoặc làm việc chưa phát sinh quan hệ thuộc diện tham gia bắt buộc thì không áp dụng bộ hồ sơ này. Doanh nghiệp thường xác định sai thời điểm phải kê khai tham gia.
Lưu ý quan trọng
- Không thấy yêu cầu nộp kèm hợp đồng lao động hoặc CCCD trong thành phần hồ sơ đăng ký lần đầu, trừ trường hợp cơ quan BHXH yêu cầu đối chiếu hoặc kiểm tra.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho lao động mới.
III. Mẫu biểu đang dùng và điểm cần kiểm tra khi nộp
1. Mẫu biểu thực tế
Các mẫu thường dùng là TK3-TS, D02-TS hoặc D02-LT tùy trường hợp, và TK1-TS. Từ 01/5/2026, hệ thống biểu mẫu đã cập nhật theo Quyết định 366/QĐ-BHXH.
2. Cách hiểu đúng theo thời điểm áp dụng
Nếu tra cứu cho mốc từ 01/7/2025, phần cốt lõi của hồ sơ vẫn là các tờ khai trên. Khi nộp, nên dùng đúng phiên bản mẫu có hiệu lực tại thời điểm nộp. Doanh nghiệp thường hiểu đúng thành phần hồ sơ nhưng dùng nhầm phiên bản biểu mẫu.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp tuyển nhân sự mới, chuẩn bị tờ khai người lao động nhưng thiếu danh sách lao động tham gia đi kèm. Lỗi đơn giản này dẫn đến phải bổ sung hồ sơ và chậm thủ tục.
IV. Rủi ro khi nộp chậm hồ sơ
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho lao động mới phải nộp trong 30 ngày như đã nêu. Chậm nộp dẫn đến chậm đóng BHXH bắt buộc, phát sinh nghĩa vụ nộp đủ tiền chậm đóng và thêm 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng, áp dụng từ 30/11/2025. Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Thời điểm bắt đầu thuộc diện tham gia thường là nội dung được kiểm tra đầu tiên khi thanh tra.
