Thủ tục đăng ký tham gia BHXH về cơ bản vẫn theo hình thức kê khai và nộp cho cơ quan BHXH. Điểm đáng chú ý là mở rộng thêm một số nhóm đối tượng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời mốc giải quyết hồ sơ được thể hiện rõ là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Vấn đề thường bị bỏ sót là xác định đúng đối tượng tham gia và dùng đúng biểu mẫu đang còn hiệu lực.
I. Bảng tra cứu nhanh thủ tục đăng ký BHXH từ thời điểm mới
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Hồ sơ thông thường | Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động tham gia BHXH, và tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động |
| Biểu mẫu thường gặp trong thực tế | Thường được đối chiếu tương ứng với TK3-TS, D02-TS và TK1-TS |
| Nguyên tắc áp dụng | Ưu tiên theo nội dung Điều 27 Luật BHXH và biểu mẫu do cơ quan BHXH đang có hiệu lực ban hành |
| Trường hợp tự nộp | Đối tượng tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 nếu tự nộp thì hồ sơ là tờ khai của người tham gia theo quy định |
| Thời hạn nộp hồ sơ | Trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc |
| Thời gian giải quyết | Cấp sổ BHXH trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ |
| Cách nộp hồ sơ | Trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến qua cổng dịch vụ công/hệ thống giao dịch điện tử |
Mốc cần nhớ: 30 ngày để đơn vị kê khai, nộp hồ sơ và 05 ngày làm việc để cơ quan BHXH cấp sổ BHXH khi hồ sơ đã đủ.
II. Điểm mới người tham gia cần chú ý
Điểm mới không phải thủ tục thay đổi hoàn toàn, mà là phạm vi đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng. Doanh nghiệp cần lưu ý để tránh bị truy thu nếu chỉ quen rà theo nhóm lao động truyền thống.
- Người lao động làm việc không trọn thời gian: được tính vào diện tham gia khi tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất.
- Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh: tham gia theo lộ trình do Chính phủ quy định. Cần lưu ý đây là nhóm mới nhưng có yếu tố lộ trình, không áp dụng đồng loạt mọi thời điểm.
- Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã không hưởng tiền lương: là nhóm được bổ sung vào diện tham gia BHXH bắt buộc.
- Một số nhóm hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố: cũng thuộc phạm vi mở rộng theo quy định.
Ví dụ thực tế
Một đơn vị sử dụng lao động bán thời gian thường chỉ rà hợp đồng, quên đối chiếu mức lương tháng. Người lao động làm không trọn thời gian nhưng mức lương đạt ngưỡng đóng tối thiểu vẫn phải đưa vào danh sách đăng ký.
III. Hồ sơ, cách nộp và thời gian xử lý
1. Hồ sơ đăng ký
Với nhóm người sử dụng lao động đăng ký cho người lao động thông thường, hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động tham gia BHXH.
- Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động.
Trong thực tế, bộ hồ sơ thường được đối chiếu theo các mẫu TK3-TS, D02-TS và TK1-TS. Khi làm hồ sơ, nên bám theo Điều 27 và mẫu biểu đang còn hiệu lực của cơ quan BHXH.
Riêng đối tượng tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2, nếu tự nộp hồ sơ thì chỉ nộp tờ khai của người tham gia theo quy định.
2. Thời hạn và cách nộp
- Khi người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động kê khai và nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày phát sinh thuộc diện tham gia.
- Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến qua cổng dịch vụ công/hệ thống giao dịch điện tử theo hướng dẫn áp dụng.
- Cơ quan BHXH cấp sổ BHXH trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Lưu ý quan trọng
Thông tin cũ về thời gian cấp sổ BHXH kiểu 3 đến 5 ngày cần hiểu lại theo mốc mới là 05 ngày làm việc. Đây là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp lập checklist theo mẫu cũ.
IV. Những lỗi hay gặp khi làm hồ sơ đăng ký BHXH
- Sai họ tên, ngày sinh, CCCD của người lao động.
- Dùng biểu mẫu cũ.
- Kê khai tiền lương không đúng thực tế.
- Nộp hồ sơ chậm quá 30 ngày.
- Bỏ sót nhóm thuộc diện tham gia mới, nhất là lao động không trọn thời gian đủ điều kiện hoặc chủ hộ kinh doanh thuộc lộ trình áp dụng.
Để giảm lỗi hồ sơ, nên kiểm tra chéo dữ liệu với CCCD/VNeID, rà đúng nhóm đối tượng trước khi kê khai và dùng chữ ký số nếu nộp trực tuyến. Doanh nghiệp thường chỉ kiểm tra hồ sơ nhân sự mà không đối chiếu điều kiện tham gia BHXH theo nhóm mới.
Dễ nhầm nhưng không phải thủ tục đăng ký: nội dung đủ 15 năm đóng BHXH để hưởng lương hưu là thay đổi pháp lý quan trọng, nhưng không phải thành phần của hồ sơ đăng ký tham gia BHXH.
Chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH có thể phát sinh tiền phạt tính bằng 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng. Do đó, làm đúng ngay từ khâu nhận diện đối tượng và nộp hồ sơ ban đầu sẽ an toàn hơn cho cả đơn vị và người lao động.
