Hộ kinh doanh thuộc trường hợp quy định bắt buộc phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
I. Đối tượng hộ kinh doanh bắt buộc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn xuất từ máy tính tiền, theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định về hóa đơn điện tử.
II. Phạm vi áp dụng đối với hộ kinh doanh
Quy định này áp dụng cho hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng khi có đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
III. Yêu cầu lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
1. Thời hạn lưu trữ
- Tối thiểu 10 năm đối với hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính phát hành hóa đơn.
2. Hình thức lưu trữ
- Bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử
- Hình thức lưu trữ do hộ kinh doanh lựa chọn, đảm bảo phù hợp với hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ
- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu
- Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi trong thời gian lưu trữ
IV. Nghĩa vụ bổ sung khi lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
- Hộ kinh doanh đã đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ năm 2024 trở về trước nhưng chưa sử dụng đầy đủ vẫn phải tuân thủ quy định lưu trữ mới
- Hộ kinh doanh không thuộc nhóm bắt buộc nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từng lần phát sinh
Lưu ý quan trọng
- Không chuyển đổi đúng hạn về lưu trữ dữ liệu có thể bị xử lý vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn
- Không tuân thủ lưu trữ có thể bị xử phạt hành chính về thuế
- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng xuất trình, in hoặc tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền
