Có, nhưng không áp dụng đồng đều cho mọi sắc thuế và phương pháp tính. Nhiều người nghe “hộ kinh doanh” thường nghĩ là lúc nào cũng không được trừ chi phí. Thực tế, nếu tính thuế TNCN trên thu nhập tính thuế thì được trừ chi phí hợp lệ. Trong khi đó, nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu thì không khấu trừ chi phí khi tính thuế theo tỷ lệ % doanh thu. Với thuế GTGT, cần phân biệt rõ: phương pháp trực tiếp trên doanh thu không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ngược lại, nếu áp dụng hoặc tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thì được khấu trừ theo quy định.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có được khấu trừ chi phí/thuế không? | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tính thuế TNCN trên thu nhập tính thuế | Được trừ chi phí hợp lệ | Thu nhập tính thuế = doanh thu – chi phí |
| Nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu | Không trừ chi phí khi tính thuế theo tỷ lệ % doanh thu | Phần này dễ gây nhầm lẫn cho hộ kinh doanh |
| Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu | Không khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Khác với khấu trừ chi phí TNCN |
| Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ | Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Áp dụng khi thuộc trường hợp hoặc tự nguyện theo luật GTGT |
| Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống | Không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN | Áp dụng theo quy định hiện hành |
Mốc cần lưu ý đầu tiên: doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống sẽ không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN; trên mức này mới xét phương pháp tính thuế phù hợp.
II. Khi nào hộ kinh doanh được trừ chi phí?
1. Trường hợp được trừ
Hộ kinh doanh được trừ chi phí khi tính thuế TNCN trên thu nhập tính thuế. Cách tính này lấy doanh thu trừ chi phí hợp lệ để xác định thu nhập chịu thuế.
Thực tế, cơ quan thuế kiểm tra kỹ khoản chi có thật sự liên quan kinh doanh hay không. Nếu chứng từ không chứng minh được mối liên hệ với doanh thu, khoản đó có nguy cơ bị loại khỏi chi phí.
2. Trường hợp không được trừ
Khi hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, số thuế tính theo tỷ lệ % doanh thu nên không có cơ chế trừ chi phí ở đây.
Nhiều hộ dễ nhầm khi cộng các chi phí thuê nhà, lương nhân công, điện nước nhằm giảm số thuế phải nộp. Cách làm này dễ dẫn đến kê khai sai.
3. Phân biệt với khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Hai khái niệm này khác nhau:
- Khấu trừ chi phí chỉ liên quan thuế TNCN dựa trên thu nhập tính thuế.
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào là cơ chế riêng của thuế GTGT khi áp dụng phương pháp khấu trừ.
Như vậy, nếu áp dụng phương pháp trực tiếp trên doanh thu đối với GTGT sẽ không có khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nếu thuộc trường hợp áp dụng hoặc tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ, số thuế phải nộp là phần thuế GTGT đầu ra trừ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
III. Điều kiện và các khoản chi phí cần kiểm tra
1. Điều kiện để chi phí được trừ
Chi phí được tính nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo hướng dẫn hiện hành.
- Có sổ sách ghi chép, theo dõi doanh thu, chi phí, tồn kho để chứng minh tính hợp lý.
Nhiều đơn vị vi phạm do có chi phí thực nhưng thiếu hồ sơ thanh toán hoặc chứng từ không đứng tên đúng, làm khó bảo vệ chi phí khi kiểm tra.
2. Các khoản chi thường được trừ
- Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa dùng cho sản xuất, kinh doanh.
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.
- Khấu hao tài sản cố định phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Các chi phí trực tiếp như điện, nước, thuê mặt bằng, lãi vay và các khoản tương tự nếu có chứng từ hợp lệ.
3. Các khoản chi không được trừ
Gồm:
- Chi không liên quan đến kinh doanh.
- Chi không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Tiền lương, tiền công và các khoản tương tự của cá nhân kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh, thành viên hộ kinh doanh, trừ đóng bảo hiểm bắt buộc.
- Tiền lương, tiền công đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả hoặc thiếu chứng từ thanh toán.
- Khấu hao tài sản cố định sai quy định.
- Tiền phạt vi phạm.
- Chi cho nhu cầu cá nhân, gia đình và các khoản không đáp ứng điều kiện luật định.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh thuê mặt bằng, trả tiền điện nước và mua nguyên liệu có đủ chứng từ có thể tính vào chi phí nếu tính thuế trên thu nhập tính thuế. Ngược lại, chi sinh hoạt gia đình hoặc tiền công của chủ hộ đưa vào chi phí dễ bị truy thu khi kiểm tra.
Lưu ý quan trọng
Trước khi đưa chi phí vào, cần xác định rõ phương pháp tính thuế đang áp dụng. Sai sót ở bước này làm phần tính chi phí theo sau bị hiểu nhầm. Khi kiểm tra hồ sơ, cần chú ý chứng từ thanh toán từ mốc 5 triệu đồng/lần trở lên vì đây thường là điểm bị hỏi đầu tiên.
IV. Kết luận dễ áp dụng
Hộ kinh doanh có thể khấu trừ chi phí khi tính thuế, chủ yếu áp dụng với thuế TNCN tính trên thu nhập tính thuế và khi có chứng từ, thanh toán đúng quy định. Nếu nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, không được trừ chi phí khi tính thuế theo tỷ lệ % doanh thu. Với thuế GTGT, cần phân biệt rõ giữa chi phí được trừ và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ dựa trên phương pháp áp dụng.
Khi tự kiểm tra hồ sơ, nên thực hiện theo ba bước: xác định đúng phương pháp tính thuế, kiểm tra tính liên quan của các khoản chi, sau đó đối chiếu hóa đơn – chứng từ – thanh toán. Đây là ba bước thường phát sinh sai sót phổ biến nhất.
