Hiện tại, doanh nghiệp và cá nhân vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy trong một số trường hợp nhất định nhưng sẽ có sự thay đổi lớn từ ngày 01/6/2025. Dưới đây là thông tin chi tiết về quy định sử dụng hóa đơn giấy và các điều kiện liên quan.
I. Trạng thái sử dụng hóa đơn giấy hiện nay
1. Các trường hợp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm vẫn được sử dụng hóa đơn giấy.
- Các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, sự cố kỹ thuật… khi được cơ quan thuế xác nhận cho phép sử dụng hóa đơn giấy tạm thời.
- Tổ chức, cá nhân chưa thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành.
2. Hạn chế khi sử dụng hóa đơn giấy
- Doanh nghiệp hoặc tổ chức đã chuyển sang hóa đơn điện tử sẽ không được quay lại sử dụng hóa đơn giấy.
- Việc sử dụng hóa đơn giấy yêu cầu phải đăng ký mẫu số, ký hiệu với cơ quan thuế trước khi phát hành.
II. Thay đổi từ ngày 01/6/2025 theo quy định mới
1. Các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ phải áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
- Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử, dịch vụ số tại Việt Nam sẽ có thể đăng ký tự nguyện dùng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử.
2. Một số quy định mới liên quan đến hóa đơn
- Thời điểm lập hóa đơn được xác định là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh nghiệp vụ.
- Bãi bỏ các quy định liên quan đến việc hủy hóa đơn giấy, định dạng chứng từ khấu trừ thuế, cũng như lập biên lai ủy nhiệm.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán lẻ có doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm sẽ bắt buộc sử dụng máy tính tiền phát hành hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025. Nếu không tuân thủ, chủ cửa hàng sẽ bị xử phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Lưu ý quan trọng
- Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gần đến ngưỡng doanh thu bắt buộc cần chuẩn bị phương án lắp đặt thiết bị, hệ thống máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế trước ngày 01/6/2025 nhằm tránh bị xử phạt.
- Hóa đơn giấy còn tồn kho cần liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cách hủy hoặc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử phù hợp.
