Hiện nay không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng riêng chỉ để bán hàng qua sàn TMĐT. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên sử dụng tài khoản thanh toán đứng tên doanh nghiệp để nhận tiền từ sàn, thực hiện nghĩa vụ thuế, hạch toán kế toán và đáp ứng yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi phát sinh các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên. Thực tế, nhiều doanh nghiệp không mở tài khoản riêng cho kênh TMĐT nhưng vẫn hoạt động bình thường, miễn là thông tin tài khoản cung cấp cho sàn và cơ quan thuế được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Kết luận ngắn |
|---|---|
| Có phải mở tài khoản riêng chỉ cho bán hàng qua sàn TMĐT không? | Không có quy định riêng theo hướng này. |
| Có nên có tài khoản đứng tên doanh nghiệp không? | Có, để nhận tiền từ sàn, nộp thuế, kế toán và kiểm tra đối soát. |
| Có thể dùng tài khoản đang có của doanh nghiệp không? | Có thể, nếu tài khoản đứng tên doanh nghiệp và thông tin kê khai chính xác. |
| Dùng tài khoản cá nhân để bán hàng thường xuyên có rủi ro gì? | Dễ gặp khó khăn về thuế, kế toán, chứng từ và nguyên tắc tách bạch tài sản. |
| Mốc cần chú ý về quản lý thuế trên sàn | Từ ngày 01/07/2025, trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay chủ yếu áp dụng với hộ, cá nhân kinh doanh, không bắt buộc doanh nghiệp mở tài khoản riêng cho TMĐT. |
Điểm mấu chốt: không bắt buộc mở tài khoản riêng cho kênh TMĐT, nhưng doanh nghiệp cần có tài khoản thanh toán đứng tên mình để vận hành đúng và giảm rủi ro hồ sơ.
II. Hiểu đúng để tránh nhầm
1. Bản chất yêu cầu tài khoản ngân hàng
Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp bán hàng trên Shopee, Tiki hay Lazada phải tách tài khoản ngân hàng riêng cho từng kênh này. Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản thanh toán hiện có đứng tên mình để nhận doanh thu và giao dịch liên quan.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng tài khoản cá nhân của giám đốc hoặc người thân để nhận tiền. Cơ quan thuế kiểm tra kỹ đối soát dòng tiền nên khi doanh thu chuyển qua tài khoản cá nhân thường xuyên, việc giải trình doanh thu, chi phí và tài sản sẽ gặp nhiều khó khăn.
2. Lý do doanh nghiệp nên dùng tài khoản đứng tên mình
- Giúp sàn TMĐT dễ dàng đối soát và chuyển khoản doanh thu.
- Phù hợp cho việc nộp thuế, hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ.
- Đảm bảo điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên khi xác định chi phí được trừ.
- Giảm rủi ro tranh chấp tài sản giữa pháp nhân và cá nhân.
- Minh bạch hơn khi giải trình với cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp dùng tài khoản cá nhân nhận tiền từ sàn nhưng lại xuất hóa đơn, chi phí và kê khai thuế dưới tên doanh nghiệp. Khi tách riêng, hồ sơ có thể đầy đủ, nhưng khi ghép dòng tiền với chứng từ lại dễ bị lệch.
III. Liên quan đến sàn TMĐT và quản lý thuế
1. Yêu cầu của các sàn TMĐT
Các sàn như Tiki, Shopee, Lazada yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài khoản ngân hàng để nhận thanh toán doanh thu. Đây là yêu cầu vận hành và đối soát thanh toán, không bắt buộc phải mở tài khoản riêng cho hoạt động TMĐT.
Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản thanh toán đứng tên mình đang có, miễn thông tin cung cấp cho sàn chính xác và được cập nhật kịp thời. Rất nhiều trường hợp doanh nghiệp thay đổi tài khoản nhưng không cập nhật trên sàn hoặc hồ sơ, dẫn đến chậm nhận tiền hoặc sai lệch dữ liệu đối soát.
2. Phân biệt với hộ kinh doanh
Cần phân biệt rõ doanh nghiệp với hộ kinh doanh khi tham khảo các quy định về tài khoản và thuế trên sàn. Các quy định mới về tên tài khoản và ngưỡng doanh thu áp dụng từ năm 2026 chỉ hướng đến hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, không áp dụng cho doanh nghiệp pháp nhân.
Từ ngày 01/07/2025, trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay của tổ chức quản lý sàn TMĐT chủ yếu áp dụng với hộ, cá nhân kinh doanh; không sinh ra nghĩa vụ cho doanh nghiệp phải mở tài khoản riêng.
Phần này thường bị bỏ qua khiến doanh nghiệp hiểu nhầm phải mở tài khoản chuyên biệt, dẫn đến làm thừa thủ tục thay vì tập trung xử lý rủi ro thực tế.
IV. Cách làm an toàn và lỗi phổ biến
1. Cách làm gọn, đúng trọng tâm
- Sử dụng tài khoản thanh toán đứng tên doanh nghiệp.
- Cung cấp chính xác số tài khoản cho sàn TMĐT.
- Đảm bảo thông tin tài khoản kê khai với cơ quan thuế là đầy đủ, chính xác và cập nhật ngay khi thay đổi.
- Tách bạch rõ ràng giữa tiền kinh doanh và tiền cá nhân.
- Rà soát chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên để hợp lệ chi phí.
2. Những lỗi phổ biến
| Lỗi | Rủi ro thực tế |
|---|---|
| Dùng tài khoản cá nhân nhận doanh thu bán hàng | Gặp khó khăn trong giải trình thu nhập, chi phí và dễ lẫn tài sản cá nhân với doanh nghiệp. |
| Thông tin tài khoản trên sàn không khớp | Chậm đối soát, trễ nhận tiền. |
| Không kịp thời cập nhật thay đổi tài khoản | Dữ liệu giữa sàn, kế toán và thuế bị sai lệch. |
| Thanh toán khoản chi đủ ngưỡng mà không qua tài khoản phù hợp | Ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ khi xác định chi phí được trừ. |
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp bán hàng trên sàn dùng tài khoản cá nhân giám đốc để nhận tiền vì muốn tiện lợi. Khi hạch toán, kế toán ghi nhận doanh thu cho công ty nhưng khi kiểm tra sao kê và chứng từ, phát sinh khó khăn do dòng tiền không qua tài khoản doanh nghiệp. Trong thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là số tiền nhận từ sàn vào tài khoản nào và có khớp với sổ sách hay không.
Lưu ý quan trọng
Thuận Thiên khuyên bạn nên hiểu đúng thực tế: không bắt buộc mở tài khoản riêng chỉ để bán hàng qua sàn TMĐT, nhưng cần có và duy trì ổn định tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp. Nếu muốn quản lý nội bộ tốt hơn, doanh nghiệp có thể chủ động mở thêm tài khoản riêng cho kinh doanh online, nhưng đó chỉ là lựa chọn quản trị, không phải nghĩa vụ pháp lý riêng cho kênh sàn.
