Công ty phải lưu giữ chứng từ kế toán trong bao lâu?

Công ty phải lưu giữ chứng từ kế toán theo thời hạn quy định của pháp luật, tùy vào từng loại tài liệu cụ thể.

I. Thời hạn lưu trữ cụ thể

Theo quy định của Luật Kế toán, thời gian lưu giữ chứng từ được chia thành 3 mức chính:

Lưu trữ tối thiểu 5 năm: Áp dụng cho các chứng từ kế toán không trực tiếp dùng ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, chẳng hạn như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho (dùng cho quản lý nội bộ).
Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Đây là mức quan trọng và phổ biến nhất, áp dụng cho các chứng từ dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính (như hóa đơn, hợp đồng kinh tế), sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.
Lưu trữ vĩnh viễn: Dành cho các tài liệu mang tính lịch sử, có ý nghĩa lâu dài như tài liệu về việc thành lập, giải thể, sáp nhập, phá sản của doanh nghiệp.

Theo Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, việc lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Tài liệu phải đầy đủ, có hệ thống, được phân loại và sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian.
Việc lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật và thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
Doanh nghiệp sử dụng Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01) theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC để theo dõi và quản lý việc lưu trữ một cách có hệ thống.

Đối với hóa đơn và chứng từ điện tử, việc lưu trữ tuân thủ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Chứng từ phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
Phải có khả năng truy cập, tra cứu và in ra giấy khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Trách nhiệm: Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức và đảm bảo việc lưu trữ tài liệu kế toán đúng quy định pháp luật.
Tiêu hủy tài liệu: Tài liệu kế toán chỉ được tiêu hủy khi đã hết thời hạn lưu trữ, phải có quyết định của người đứng đầu và lập biên bản tiêu hủy theo quy định.
Quy định riêng: Các tổ chức tín dụng có thể phải tuân thủ các quy định riêng về lưu trữ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành.
Cập nhật quy định: Doanh nghiệp cần tham khảo các văn bản mới như Thông tư số 06/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ 01/07/2025) để cập nhật các hướng dẫn liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu.
Thời hạn lưu trữ được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.