Để được khấu trừ thuế GTGT, đa số hóa đơn phải được thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, pháp luật vẫn công nhận một số hình thức thanh toán hợp lệ khác và quy định các trường-hợp ngoại lệ đặc thù.
I. Quy định chung về thanh toán hóa đơn
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Quy định này cũng áp dụng cho trường hợp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một nhà cung cấp có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên.
II. Các hình thức được coi là thanh toán không dùng tiền mặt
Đây không phải là các trường hợp ngoại lệ được thanh toán bằng tiền mặt, mà là các phương thức được pháp luật công nhận là “thanh toán không dùng tiền mặt” hợp lệ.
1. Thanh toán bù trừ công nợ
- Áp dụng khi bên mua và bên bán có các giao dịch mua bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà có thể bù trừ công nợ cho nhau.
- Điều kiện: Việc bù trừ phải được quy định cụ thể trong hợp đồng và phải có biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ giữa các bên liên quan.
2. Thanh toán ủy quyền qua cá nhân
- Áp dụng khi doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động dùng tài khoản hoặc thẻ ngân hàng cá nhân để thanh toán các khoản chi của công ty.
- Điều kiện: Việc ủy quyền phải được quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc quyết định bằng văn bản của doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản hoàn trả lại cho cá nhân đó.
III. Các trường hợp ngoại lệ được phép thanh toán bằng tiền mặt
Đây là những trường hợp đặc thù được quy định tại Luật Thuế GTGT 2024, cho phép thanh toán bằng tiền mặt với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên mà vẫn được khấu trừ thuế.
- Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho mục đích quốc phòng, an ninh và có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của các cá nhân không kinh doanh tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.
- Các trường hợp đặc thù khác do Chính phủ quy định chi tiết.
Lưu ý quan trọng
- Việc người mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
- Đối với hợp đồng mua trả chậm, trả góp, thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ tương ứng với giá trị hàng hóa đã được thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà doanh nghiệp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.
- Tất cả hồ sơ liên quan (hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, văn bản ủy quyền, chứng từ chuyển tiền…) phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra thuế.
