Không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như cơ chế cũ. Thay vào đó, người nộp thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và chỉ lập, sử dụng hóa đơn điện tử sau khi cơ quan thuế chấp nhận.
Quy tắc chung hiện nay: không có thủ tục thông báo phát hành riêng; thay vào đó là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
I. Thông tin cốt lõi
| Nội dung | Áp dụng thực tế |
|---|---|
| Có cần thông báo phát hành lần đầu không? | Không, theo cơ chế hiện hành không còn thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử riêng. |
| Thủ tục cần làm trước khi dùng hóa đơn điện tử | Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. |
| Khi nào được lập hóa đơn điện tử? | Sau khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký. |
| Trường hợp cần lưu ý riêng | Nếu thuộc trường hợp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh hoặc trường hợp đặc biệt khác thì áp dụng quy định riêng tương ứng. |
II. Thủ tục thực hiện lần đầu
1. Cách hiểu đúng để tránh nhầm lẫn
Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm: tìm mẫu thông báo phát hành như cơ chế cũ. Thực tế, thủ tục chính là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, không có thủ tục thông báo phát hành riêng.
2. Các bước cần làm
- Người nộp thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Việc đăng ký được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế theo hình thức được phép áp dụng.
- Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận hoặc chấp nhận đăng ký theo mẫu tương ứng.
- Chỉ sau khi được cơ quan thuế chấp nhận thì mới được lập và sử dụng hóa đơn điện tử.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp mới thành lập thường nghĩ chỉ cần mua phần mềm hóa đơn là có thể xuất ngay. Tuy nhiên, cần lưu ý khâu đăng ký với cơ quan thuế. Nếu chưa được chấp nhận mà đã lập hóa đơn điện tử, hồ sơ sẽ gặp vướng mắc khi đối chiếu.
III. Phân biệt với quy định trước đây
Trước đây, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành và gửi mẫu hóa đơn. Hiện nay, thủ tục này được thay thế bằng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Cơ chế cũ: có bước thông báo phát hành.
- Cơ chế hiện hành: tập trung vào đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chờ cơ quan thuế chấp nhận.
Lưu ý quan trọng: Nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi: dùng thói quen cũ để xử lý hồ sơ mới. Thuận Thiên lưu ý: hãy kiểm tra đúng tên thủ tục, mẫu đăng ký và tình trạng chấp nhận của cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn đầu tiên.
IV. Trường hợp đặc thù và cập nhật pháp lý
Kết luận chung vẫn là không có thủ tục thông báo phát hành riêng. Tuy nhiên, nếu thuộc trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh giao dịch hoặc trường hợp đặc biệt khác thì áp dụng quy định riêng tương ứng.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123 và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là về việc doanh nghiệp đã đăng ký đúng thủ tục chưa, có thông báo chấp nhận của cơ quan thuế hay không. Vì vậy, hãy rà soát mẫu biểu, quy trình kỹ thuật và hướng dẫn áp dụng mới nhất trước khi xuất hóa đơn lần đầu.
