Có, bạn bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định pháp luật tại Việt Nam. Dưới đây là các yêu cầu chi tiết giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định lưu trữ hóa đơn này.
I. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Bắt buộc lưu trữ: Hóa đơn điện tử phát sinh từ máy tính tiền phải được lưu trữ theo quy định hiện hành.
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn.
- Hình thức lưu trữ: Lưu trữ điện tử (file PDF/XML, không cần in giấy trừ khi có yêu cầu của cơ quan thuế).
- Yêu cầu về dữ liệu: Đảm bảo toàn vẹn, không chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung hóa đơn suốt thời gian lưu trữ.
II. Điều kiện áp dụng và bắt buộc khi sử dụng máy tính tiền
- Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế: Máy tính tiền phải kết nối với hệ thống quản lý dữ liệu của cơ quan thuế từ ngày 01/6/2025.
- Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin: mã số thuế người bán (và người mua nếu có), mã tra cứu do cơ quan thuế cấp.
- Lưu ý về giá trị pháp lý: Hóa đơn in từ máy tính tiền không kết nối với cơ quan thuế sẽ không được chấp nhận là chứng từ hợp lệ.
III. Xử phạt và lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử
- Xử phạt vi phạm: Việc làm mất, hỏng, hoặc lưu trữ hóa đơn không đúng quy định sẽ bị xử phạt lên đến 25 triệu đồng, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Không được công nhận hợp lệ: Từ ngày 01/6/2025, chỉ hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế mới được chấp nhận là chứng từ hợp pháp.
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh: Cần kiểm tra kỹ chức năng kết nối của máy tính tiền trước khi áp dụng quy định mới.
Ví dụ thực tế
- Một cửa hàng bán lẻ sử dụng máy tính tiền đã kết nối với cơ quan thuế chỉ cần lưu file PDF hoặc XML hóa đơn điện tử trên hệ thống quản lý, không cần in hóa đơn giấy hàng ngày.
Lưu ý quan trọng
- Không cần in hóa đơn giấy (trừ khi cơ quan thuế có yêu cầu).
- Hiện không có dự thảo hoặc đề xuất sửa đổi quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
