Kinh doanh online vẫn phải lập sổ sách kế toán để tuân thủ pháp luật thuế, quản lý tài chính minh bạch và tránh bị xử phạt.
I. Nghĩa vụ lập sổ sách kế toán đối với kinh doanh online
Theo quy định hiện hành và cập nhật lộ trình mới, hầu hết hộ/cá nhân kinh doanh online vẫn phải lập sổ sách kế toán, gồm:
- Sổ chi tiết doanh thu: Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
- Sổ quỹ tiền mặt: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt.
- Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế: Ghi nhận thuế phải nộp, đã nộp hoặc nộp thừa.
II. Quy định mới, lộ trình chuyển đổi và ngoại lệ
- Từ 01/06/2025: Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm, cung cấp hàng hóa dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
- Từ 01/04/2025 / 01/07/2025: Sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán sẽ khấu trừ và nộp thuế thay cho hộ kinh doanh trên sàn. Hộ kinh doanh trên nền tảng không có chức năng thanh toán (Facebook, Zalo) vẫn tự kê khai nộp thuế.
- Từ 01/01/2026: Xóa bỏ thuế khoán, tất cả hộ kinh doanh phải chuyển sang chế độ tự khai, tự nộp thuế và thực hiện đầy đủ sổ sách, hóa đơn, chứng từ theo quy định.
- Lưu ý ngoại lệ: Hộ kinh doanh theo ngành nghề, lĩnh vực xác định được doanh thu theo xác nhận của cơ quan chức năng không cần lập sổ sách kế toán (theo Thông tư 88/2021/TT-BTC).
III. Quy trình lập sổ sách kế toán
- Thu thập chứng từ: Hóa đơn đầu ra/đầu vào, phiếu thu chi, sao kê ngân hàng, chứng từ điện tử.
- Hạch toán nghiệp vụ: Ghi sổ theo từng loại (tiền mặt, ngân hàng, doanh thu, chi phí v.v.).
- Tổng hợp báo cáo: Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính định kỳ nếu thuộc diện áp dụng.
- Lưu trữ: Dưới dạng giấy hoặc điện tử theo đúng quy định.
IV. Hậu quả nếu không lập sổ sách kế toán
- Xử phạt: Không lập hoặc kê khai không đúng sổ sách kế toán sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 5 đến 50 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Khó khăn khi kiểm tra/đối chiếu: Không cung cấp được chứng từ, sổ sách khi cơ quan thuế yêu cầu sẽ tiềm ẩn nguy cơ truy thu, xử phạt bổ sung.
Ví dụ thực tế
Một chủ shop bán hàng trên Shopee phải ghi nhận doanh thu vào sổ chi tiết doanh thu, chi phí vận chuyển và phí sàn vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Nếu kinh doanh qua sàn có chức năng thanh toán, sàn sẽ khấu trừ và nộp thuế thay; nếu bán qua Facebook hoặc nhận tiền mặt ngoài sàn, chủ shop phải tự thực hiện kê khai, nộp thuế và lập đầy đủ sổ sách.
Lưu ý quan trọng
- Kê khai thuế đúng hạn theo kỳ: Dù là hộ kinh doanh online, vẫn phải nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN đúng quy định.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử/chứng từ: Đảm bảo hóa đơn đúng quy định, in/ký số khi cần xuất trình.
- Quy định thanh toán: Từ 01/07/2025, khoản thanh toán mua bán hàng hóa từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc không sử dụng tiền mặt.
