Chi phí thuê chuyên gia tư vấn nước ngoài có thể được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.
I. Điều kiện để chi phí được trừ
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Có hợp đồng dịch vụ thể hiện rõ nội dung, giá trị, chứng minh được dịch vụ đã thực hiện.
- Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Khoản chi phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
II. Các nghĩa vụ thuế liên quan
1. Thuế nhà thầu (FCT)
Khi chi trả thu nhập cho chuyên gia hoặc tổ chức nước ngoài cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế nhà thầu thay cho phía nước ngoài theo quy định tại Thông tư 103/2014/TT-BTC. Tỷ lệ thuế nhà thầu phụ thuộc vào loại dịch vụ theo Phụ lục Thông tư 103/2014/TT-BTC; với dịch vụ tư vấn thông thường, mức phổ biến là 5% GTGT và 5% TNDN.
2. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Đối với các khoản chi như đi lại, ăn ở, thuê nhà do doanh nghiệp Việt Nam chi trả cho chuyên gia nước ngoài, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả để kê khai và nộp vào ngân sách nhà nước. Nghĩa vụ thuế TNCN của chuyên gia phụ thuộc vào việc họ là cá nhân cư trú hay không cư trú tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần xác định rõ tình trạng này để áp dụng khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến (đối với cá nhân cư trú) hoặc theo thuế suất 20% trên thu nhập (đối với cá nhân không cư trú).
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi trả chi phí ăn ở, đi lại cho chuyên gia của đối tác nước ngoài đến tham quan nhà máy mà không phát sinh các khoản trả lương, tiền công hay phí dịch vụ cho chuyên gia đó, thì khoản chi này không được xem là thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia.
III. Quy đổi chi phí bằng ngoại tệ
Các khoản chi phí phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi sang Đồng Việt Nam. Khi ghi nhận chi phí, doanh nghiệp phải quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế, cụ thể là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thanh toán tại thời điểm phát sinh.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn, chứng từ và hạch toán kế toán. Cần phân biệt rõ loại hình hoạt động của chuyên gia (tư vấn, lắp đặt, đào tạo…) để xác định chính xác nghĩa vụ thuế, tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt khi thanh tra, kiểm tra thuế.
