Việc cộng dồn các lần đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) ở các tỉnh, thành phố khác nhau sẽ được thực hiện thông qua thủ tục gộp sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi liên tục cho người lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc, thủ tục và lưu ý khi cộng dồn thời gian đóng BHXH trên nhiều địa bàn khác nhau.
I. Nguyên tắc cộng dồn thời gian đóng BHXH
- Thời gian đóng BHXH được tính theo nguyên tắc cộng dồn: “Trường hợp người lao động đóng bảo hiểm xã hội không liên tục thì thời gian đóng bảo hiểm xã hội là tổng thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội”.
- Tất cả thời gian đóng BHXH tại các tỉnh, thành phố khác nhau đều được cộng dồn lại với nhau để làm căn cứ xét hưởng các chế độ BHXH.
II. Thủ tục gộp sổ BHXH khác tỉnh
1. Đối tượng áp dụng
Người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên (không phân biệt ở cùng hay khác tỉnh, thành phố).
2. Hồ sơ cần thiết
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có)
- Mẫu D01-TS (chỉ áp dụng khi đơn vị sử dụng lao động lập hồ sơ tập thể); cá nhân nộp trực tiếp không cần mẫu này. Nếu thông tin cá nhân chưa khớp thì kèm bản sao CMND/CCCD hoặc giấy tờ tùy thân liên quan.
3. Cách thức nộp hồ sơ
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp huyện, cấp tỉnh hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công
- Gửi qua đường bưu chính
- Nộp điện tử qua Cổng Dịch vụ công BHXH hoặc qua Tổ chức I-VAN
4. Thời hạn giải quyết
- Trường hợp thông thường: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
- Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác: không quá 45 ngày
III. Xử lý trường hợp thời gian đóng trùng nhau
- Khi phát hiện thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau giữa các sổ, cơ quan BHXH sẽ:
- Hoàn trả số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ BHTN (không bao gồm tiền lãi)
- Giảm trùng quá trình tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ đã hưởng trợ cấp
- Thứ tự ưu tiên giữ lại sổ BHXH khi có thời gian trùng:
- Ưu tiên giữ lại sổ có thông tin đầy đủ, chính xác và quá trình đóng hợp lệ nhất.
- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí
- Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động & bệnh nghề nghiệp
- Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng
- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng
- Sổ có mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN cao hơn
IV. Kết quả sau khi gộp sổ
- Cơ quan BHXH sẽ thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, và in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
- Người lao động nhận được:
- Sổ BHXH đã gộp
- Quyết định hoàn trả theo mẫu C16-TS (nếu có)
- Tiền hoàn trả cho thời gian đóng BHXH, BHTN bị trùng
Ví dụ thực tế
Anh A làm việc tại Hà Nội được cấp sổ BHXH với thời gian đóng 3 năm, sau đó chuyển vào TP. Hồ Chí Minh làm việc tiếp 4 năm được cấp sổ BHXH khác. Khi thực hiện gộp sổ, anh A sẽ có 1 sổ BHXH duy nhất ghi nhận tổng thời gian đóng là 7 năm, làm căn cứ xét hưởng các chế độ BHXH.
Lưu ý quan trọng
- Người lao động có nhiều sổ BHXH phải gộp trước khi chốt sổ hoặc giải quyết chế độ để đảm bảo quyền lợi.
- Người lao động có thể tự thực hiện thủ tục gộp sổ hoặc thông qua đơn vị sử dụng lao động
- Cần kiểm tra thông tin cá nhân trên các sổ BHXH trước khi thực hiện gộp sổ
