Khi hàng bán bị trả lại sau khi đã lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT, cách xử lý là điều chỉnh theo hóa đơn gốc. Thông thường, người bán lập hóa đơn điều chỉnh; nếu hai bên thỏa thuận, người mua có thể lập hóa đơn điện tử trả lại hàng giao cho người bán. Về kê khai: bên bán giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn bên mua giảm giá trị mua vào và thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Sai sót thường gặp là điều chỉnh sai kỳ hoặc áp sai thuế suất.
I. Bảng tra cứu nhanh cách điều chỉnh khi hàng bán bị trả lại
| Tình huống | Cách xử lý hóa đơn | Kê khai của bên bán | Kê khai của bên mua |
|---|---|---|---|
| Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa | Thông thường người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập | Giảm doanh thu bán ra và giảm thuế GTGT đầu ra tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh | Giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh |
| Có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng | Người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán | Điều chỉnh phần doanh thu và thuế đầu ra liên quan | Điều chỉnh phần đầu vào đã khấu trừ theo chứng từ trả hàng |
| Đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua | Áp dụng cùng cơ chế điều chỉnh như hàng bán bị trả lại | Điều chỉnh theo phần giá trị thay đổi | Điều chỉnh theo phần đầu vào tương ứng |
Điểm cần nhớ: bên bán kê khai theo kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn bên mua kê khai theo kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
II. Cách kê khai và khấu trừ
1. Bên bán điều chỉnh thế nào?
Nếu người bán lập hóa đơn điều chỉnh do hàng bị trả lại, thì kê khai giảm tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Nội dung điều chỉnh gồm:
- Giảm doanh thu bán ra tương ứng với phần hàng bị trả lại.
- Giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng.
- Giữ đúng thuế suất của hóa đơn gốc khi điều chỉnh.
Chỗ này dễ bị lệch vì doanh nghiệp chọn sai kỳ hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh nhưng không giảm đầu ra đúng hạn.
2. Bên mua khấu trừ và điều chỉnh ra sao?
Nếu bên mua nhận được hóa đơn điều chỉnh từ bên bán, bên mua kê khai tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, không phải kỳ người bán lập hóa đơn. Nội dung kê khai gồm:
- Giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng với phần hàng trả lại.
Nếu người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng theo thỏa thuận, phần đầu vào đã khấu trừ vẫn cần điều chỉnh theo chứng từ trả hàng. Nhiều doanh nghiệp chỉ xử lý hóa đơn mà quên điều chỉnh khấu trừ đầu vào.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp đã mua hàng, nhận hóa đơn và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Sau đó trả lại một phần hàng do không đúng quy cách. Nếu người bán lập hóa đơn điều chỉnh trong kỳ này, bên bán giảm doanh thu và thuế đầu ra trong chính kỳ đó; bên mua chỉ giảm đầu vào ở kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Thực tế, hồ sơ thường gặp vướng ở điểm lệch kỳ giữa hai bên.
III. Thuế suất, hồ sơ và thời hạn khai bổ sung
1. Thuế suất khi trả lại hàng
Thuế suất dùng để điều chỉnh hàng bán bị trả lại đi theo hóa đơn gốc, không đổi theo thời điểm trả hàng. Lưu ý:
- Nếu hóa đơn bán ban đầu áp dụng 8% thì hóa đơn điều chỉnh hoặc trả lại hàng vẫn dùng 8%.
- Nếu hóa đơn bán ban đầu áp dụng 10% thì điều chỉnh theo 10%.
- Chính sách giảm 2% thuế GTGT được dẫn chiếu áp dụng từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026 đối với nhóm hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm; khi trả hàng vẫn bám theo mức thuế của giao dịch gốc.
Mốc cần lưu ý: nếu việc điều chỉnh làm phát sinh sai sót kỳ trước, có thể khai bổ sung trong thời hạn 10 năm trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
2. Hồ sơ thường bị thiếu khi quyết toán
Khi hàng bán bị trả lại, hồ sơ nên có đầy đủ tài liệu liên quan để giải trình khi cần. Khi kiểm tra, nhiều doanh nghiệp chỉ lưu hóa đơn mà thiếu hồ sơ đi kèm.
| Hồ sơ | Nội dung cần có |
|---|---|
| Biên bản trả hàng | Ghi nhận việc trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa |
| Thỏa thuận giữa hai bên | Xác định cách xử lý trả hàng, bên nào lập hóa đơn nếu có thỏa thuận |
| Biên bản điều chỉnh | Nêu căn cứ điều chỉnh liên quan đến hóa đơn gốc |
| Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử trả lại hàng | Ghi rõ số hóa đơn, ký hiệu, ngày hóa đơn gốc và nội dung hàng bị trả lại |
Lưu ý:
- Nội dung hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện rõ căn cứ điều chỉnh đối với hóa đơn gốc: số hóa đơn, ký hiệu, ngày hóa đơn, nội dung hàng bán bị trả lại.
- Nếu xử lý sai kỳ, sai thuế suất hoặc thiếu hồ sơ, rủi ro có thể bị xử phạt theo quy định về hóa đơn và kê khai thuế. Mức xử phạt áp dụng theo hành vi cụ thể, từ cảnh cáo đến hàng chục triệu đồng; mức phạt tối đa với tổ chức vi phạm hành chính về hóa đơn là 100.000.000 đồng.
- Nếu cần rà soát hồ sơ trước khi kê khai bổ sung, bạn nên đối chiếu đồng thời hóa đơn gốc, chứng từ trả hàng và kỳ đã kê khai đầu vào, đầu ra để tránh bị truy thu khi thanh tra.
