Khi người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên, cơ quan BHXH sẽ thực hiện gộp lại thành 01 sổ duy nhất. Nếu thời gian đóng không trùng, toàn bộ quá trình đóng/hưởng sẽ được cập nhật vào sổ mới; nếu thời gian đóng trùng nhau, phần đóng trùng sẽ được xử lý hoàn trả theo Mẫu C16-TS, sau đó gộp phần còn lại vào sổ mới.
I. Bảng tra cứu nhanh thủ tục gộp sổ BHXH
| Nội dung | Thông tin cần biết |
|---|---|
| Áp dụng khi nào | Người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên |
| Hồ sơ chính | Mẫu TK1-TS, tất cả sổ BHXH gốc, D01-TS nếu nộp qua đơn vị sử dụng lao động, giấy tờ tùy thân để xuất trình |
| Nơi nộp | Qua đơn vị sử dụng lao động, trực tiếp tại cơ quan BHXH huyện/tỉnh đang quản lý, hoặc nộp điện tử qua Cổng Dịch vụ công BHXH, VssID, I-VAN |
| Thời hạn giải quyết | Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; tối đa 45 ngày nếu cần xác minh nhiều tỉnh/thành |
| Kết quả | Cấp 01 sổ BHXH mới duy nhất, cập nhật mã số BHXH, thu hồi sổ cũ |
Mốc thời gian cần nhớ: thời hạn xử lý thông thường là 10 ngày; trường hợp phải xác minh dữ liệu nhiều nơi có thể kéo dài đến 45 ngày.
II. Hồ sơ và cách nộp
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai TK1-TS, ghi rõ nội dung thay đổi là gộp sổ BHXH.
- Tất cả các sổ BHXH đề nghị gộp bản gốc; trường hợp cần có thể nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
- Mẫu D01-TS nếu hồ sơ được nộp qua đơn vị sử dụng lao động.
- CMND/CCCD để xuất trình khi nộp trực tiếp.
- Nếu thông tin cá nhân trên các sổ chưa thống nhất, cần có giấy tờ chứng minh sự thay đổi như giấy khai sinh, quyết định thay đổi họ tên…
2. Cách nộp hồ sơ
- Nộp qua đơn vị sử dụng lao động.
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp huyện hoặc cấp tỉnh nơi đang quản lý.
- Nộp điện tử qua Cổng Dịch vụ công BHXH, ứng dụng VssID hoặc I-VAN nếu có tích hợp.
Lưu ý quan trọng
Trong thực tế, hồ sơ hay chậm ở chỗ thiếu sổ gốc hoặc thông tin cá nhân giữa các sổ không khớp. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều người vẫn gặp, nên bạn cần kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh, số CCCD trước khi nộp.
III. Cách cơ quan BHXH xử lý từng trường hợp
1. Trường hợp thời gian đóng không trùng
Cơ quan BHXH sẽ thu hồi tất cả sổ cũ, hoàn chỉnh dữ liệu và in sổ mới ghi nhận toàn bộ quá trình đóng, hưởng BHXH của người lao động.
2. Trường hợp thời gian đóng trùng
Nếu có thời gian đóng trùng, cơ quan BHXH sẽ lập Quyết định hoàn trả theo Mẫu C16-TS đối với phần đóng trùng, sau đó gộp phần thời gian còn lại vào sổ mới. Phần này hay bị bỏ sót khi người lao động chỉ nộp hồ sơ gộp sổ nhưng không theo dõi việc hoàn trả tiền đóng trùng.
Kết quả sau cùng: người lao động được cấp 01 sổ BHXH mới duy nhất; mã số BHXH được cập nhật và sổ cũ bị thu hồi.
IV. Trình tự thực hiện và điểm dễ sai
- Chuẩn bị TK1-TS và toàn bộ sổ BHXH cần gộp.
- Nộp hồ sơ qua đơn vị sử dụng lao động, tại cơ quan BHXH hoặc nộp điện tử.
- Cơ quan BHXH kiểm tra, thu hồi sổ cũ và đối chiếu dữ liệu.
- Nếu không trùng thời gian, cơ quan BHXH gộp toàn bộ quá trình đóng vào sổ mới.
- Nếu trùng thời gian, cơ quan BHXH lập C16-TS để hoàn trả phần đóng trùng rồi mới gộp phần còn lại.
- Người lao động nhận sổ BHXH mới duy nhất.
Ví dụ thực tế
Một người lao động từng làm việc ở nhiều đơn vị nên có nhiều sổ BHXH. Khi nộp TK1-TS kèm các sổ cũ, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra dữ liệu: nếu quá trình đóng không trùng thì hợp nhất toàn bộ vào sổ mới; nếu có tháng đóng trùng thì xử lý hoàn trả trước, rồi mới in sổ hợp nhất.
Lưu ý quan trọng
- Cần kiểm tra trước xem có trùng thời gian đóng hay không.
- Không nên nộp thiếu TK1-TS hoặc thiếu sổ BHXH gốc vì dễ kéo dài thời gian xử lý.
- Nếu có nhiều sổ ở nhiều tỉnh/thành, thời gian giải quyết có thể lên đến 45 ngày.
- Thực tế dễ sai ở đây là người lao động chỉ quan tâm nhận sổ mới mà quên kiểm tra phần hoàn trả tiền đóng trùng.
