Hồ sơ nhận chế độ thai sản không có một bộ chung cho mọi trường hợp, mà tùy vào tình huống phát sinh. Với trường hợp sinh con, giấy tờ thường gặp nhất là bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. Nếu đang làm việc, người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị, đơn vị lập Mẫu 01B-HSB gửi cơ quan BHXH. Nếu đã thôi việc hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH kèm Mẫu 14-HSB và giấy tờ tương ứng. Nhiều người chỉ chuẩn bị giấy khai sinh nhưng quên các giấy tờ bổ sung cho trường hợp đặc biệt như con chết, mẹ chết sau sinh, điều trị vô sinh, hoặc mẹ không đủ sức khỏe chăm con.
I. Bảng tra cứu hồ sơ theo từng trường hợp
| Trường hợp | Giấy tờ cần chuẩn bị |
|---|---|
| Lao động nữ sinh con, lao động nữ mang thai hộ sinh con, lao động nữ nhờ mang thai hộ | Bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. Nếu có điều trị vô sinh, kèm giấy tờ chứng minh quá trình điều trị vô sinh. Nếu con chết hoặc mẹ chết sau sinh, kèm bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử. Nếu mẹ không đủ sức khỏe chăm con, kèm giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền. Trường hợp con chết sau sinh chưa được cấp giấy chứng sinh, có thể dùng trích sao hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ. Trường hợp mang thai hộ, có thêm giấy tờ phù hợp với quan hệ mang thai hộ. |
| Lao động nữ khám thai; sẩy thai; phá thai; thai chết lưu; thai chết trong tử cung; thai ngoài tử cung; thực hiện biện pháp hỗ trợ sinh sản | Một trong các giấy tờ: bản chính hoặc bản sao giấy ra viện (nếu điều trị nội trú), giấy ra viện có chỉ định tiếp tục điều trị ngoại trú (nếu có), hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (nếu điều trị ngoại trú). Giấy tờ do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp. |
| Lao động nam khi vợ sinh con | Bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. Nếu giấy chứng sinh không thể hiện việc sinh con phải phẫu thuật hoặc thông tin sinh non theo luật định, kèm thêm văn bản xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền. |
| Người chồng của lao động nữ mang thai hộ | Bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. Có thể kèm giấy tờ liên quan đến mang thai hộ. Nếu cần chứng minh sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh non, bổ sung xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền. |
| Người lao động đã thôi việc hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH | Nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH, thường dùng Mẫu 14-HSB, kèm các giấy tờ như giấy khai sinh, trích lục khai sinh, giấy chứng sinh, giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy chứng tử, xác nhận tình trạng sức khỏe của mẹ sau sinh hoặc giấy tờ điều trị vô sinh nếu có. |
Điểm cần nhớ: khi đang làm việc, hồ sơ đi qua người sử dụng lao động; khi đã thôi việc hoặc bảo lưu, nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.
II. Nộp hồ sơ ở đâu và theo mẫu nào
1. Trường hợp đang làm việc
Người lao động nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động, đơn vị lập danh sách gửi cơ quan BHXH bằng Danh sách 01B-HSB. Nhiều đơn vị gặp vướng mắc khi nhận hồ sơ thiếu nhưng vẫn lập danh sách, sau đó phải bổ sung nhiều lần.
2. Trường hợp đã thôi việc hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH
Người lao động nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH dùng Mẫu 14-HSB kèm giấy tờ phù hợp tình huống. Sai sót thường gặp là nộp đúng mẫu nhưng giấy tờ y tế không đúng loại, nhất là trường hợp điều trị nội trú chuyển ngoại trú hoặc liên quan hỗ trợ sinh sản.
Lưu ý quan trọng
- Người sử dụng lao động lập và gửi hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ của người lao động.
- Thời hạn giải quyết tối đa thường là 06 ngày làm việc nếu cơ quan BHXH nhận hồ sơ từ đơn vị sử dụng lao động.
- Thời hạn giải quyết tối đa thường là 03 ngày làm việc nếu cơ quan BHXH nhận trực tiếp từ người lao động.
- Mốc 45 ngày sau khi trở lại làm việc thường được áp dụng, nhưng cần đối chiếu thủ tục hành chính tại thời điểm nộp.
III. Những giấy tờ bổ sung hay bị thiếu
- Giấy tờ điều trị vô sinh nếu có quá trình điều trị liên quan.
- Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử nếu con chết hoặc mẹ chết sau sinh.
- Giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền nếu mẹ sau sinh không còn đủ sức khỏe để chăm con.
- Trích sao hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ nếu con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh.
- Văn bản xác nhận sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh non trong trường hợp giấy chứng sinh chưa thể hiện thông tin này mà pháp luật có yêu cầu.
Nhiều hồ sơ bị chậm không phải vì thiếu giấy tờ chính mà vì thiếu giấy tờ chứng minh tình huống đặc biệt. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra nhóm tài liệu này trước tiên.
Ví dụ thực tế
Một trường hợp lao động nam xin hưởng chế độ khi vợ sinh con đã nộp giấy chứng sinh, nhưng giấy này không thể hiện thông tin sinh mổ. Hồ sơ cần bổ sung thêm xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền. Nếu không rà kỹ từ đầu, doanh nghiệp sẽ phải bổ sung sau.
IV. Mức phạt khi doanh nghiệp chậm lập hoặc chậm nộp hồ sơ
Nếu người sử dụng lao động không lập danh sách, hồ sơ hoặc nộp không đúng hạn, có thể bị phạt từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng cho mỗi người lao động. Mức phạt tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi. Đơn vị cần lưu ý vì cơ quan quản lý thường kiểm tra kỹ nếu hồ sơ tồn quá lâu.
