Nếu mua hàng trả góp hoặc trả chậm có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ khấu trừ thuế GTGT đầu vào thường bao gồm: hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Để được tính vào chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì chưa đủ điều kiện khấu trừ, do đó doanh nghiệp cần đối chiếu lịch thanh toán theo hợp đồng, tránh sai sót.
Hai mốc quan trọng: từ 05 triệu đồng trở lên và đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, cùng với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện để khấu trừ.
I. Bảng tra cứu nhanh chứng từ cần có
| Trường hợp | Chứng từ làm căn cứ khấu trừ | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên | Hợp đồng bằng văn bản; hóa đơn GTGT; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Cần đối chiếu hợp đồng và chứng từ thanh toán chặt chẽ |
| Chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng | Hợp đồng bằng văn bản; hóa đơn GTGT; nhưng nếu chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì chưa đủ điều kiện khấu trừ | Phải bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ |
| Đến thời điểm thanh toán nhưng chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Đã có hợp đồng và hóa đơn nhưng thiếu chứng từ thanh toán phù hợp | Cần kê khai, điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng |
| Sau khi đã điều chỉnh giảm, bổ sung được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Chứng từ thanh toán bổ sung hợp lệ | Được kê khai khấu trừ bổ sung trong kỳ tính thuế có chứng từ |
II. Hồ sơ cần chuẩn bị và cách hiểu cho đúng
1. Ba loại chứng từ cốt lõi
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản.
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Doanh nghiệp thường gặp vướng mắc khi có hợp đồng và hóa đơn nhưng thanh toán không khớp thời điểm hoặc chứng từ chưa hoàn thiện. Hồ sơ khấu trừ nên được kiểm tra theo cả chuỗi: hợp đồng → hóa đơn → hạn thanh toán → chứng từ thanh toán. Đặc biệt lưu ý: đối với hóa đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc để được tính vào chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT.
2. Khi chưa có chứng từ thanh toán
Nếu chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch có hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên thì không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT. Kế toán cần theo dõi mốc đến hạn thanh toán và kịp thời bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; nếu không có thì phải thực hiện kê khai điều chỉnh giảm phần thuế đã khấu trừ tương ứng.
3. Đến hạn mà chưa có chứng từ thanh toán thì xử lý thế nào
Nếu đã đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng mà vẫn chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng với phần giá trị chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
Nhiều trường hợp chỉ kiểm tra hóa đơn đầu vào mà bỏ qua việc đối chiếu kỳ tính thuế với lịch thanh toán trong hợp đồng, dẫn đến phải điều chỉnh giảm sau này.
III. Điều kiện áp dụng và phạm vi cần lưu ý
1. Ngưỡng giá trị áp dụng
Quy định này áp dụng cho trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Đối với các hóa đơn từ mức này, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT.
2. Cách xác định theo từng thời điểm thanh toán
Cần xác định theo từng thời điểm thanh toán ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Nếu chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ở thời điểm kê khai thì không đủ điều kiện khấu trừ; đến hạn mà vẫn thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cần điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng.
Hồ sơ không chỉ đủ giấy tờ, mà còn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp với thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mua hàng theo hình thức trả chậm, đã có hợp đồng bằng văn bản và hóa đơn GTGT, nhưng thời điểm kê khai vẫn chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng. Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì chưa đủ điều kiện khấu trừ. Nếu sau đó đến hạn mà chưa bổ sung được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phần thuế đã khấu trừ tương ứng sẽ cần điều chỉnh giảm. Khi chứng từ thanh toán hợp lệ được bổ sung sau đó, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ bổ sung trong kỳ tính thuế có chứng từ.
Lưu ý quan trọng
- Đừng chỉ lưu hợp đồng và hóa đơn, mà nên rà luôn phụ lục hợp đồng nếu có quy định lại thời điểm thanh toán.
- Hồ sơ có đủ giấy tờ nhưng thiếu theo dõi mốc đến hạn hoặc thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ dẫn đến phải điều chỉnh giảm.
- Ngoài trường hợp mua trả chậm, trả góp, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào còn gắn với điều kiện chung đối với hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
IV. Kê khai bổ sung khi có chứng từ thanh toán hợp lệ
Sau khi đã điều chỉnh giảm, nếu doanh nghiệp bổ sung được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì được kê khai khấu trừ bổ sung trong kỳ tính thuế có chứng từ. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc điều chỉnh giảm có thực hiện đúng kỳ hay không và có theo dõi khấu trừ bổ sung khi chứng từ về sau.
Khi rà hồ sơ mua hàng trả góp hoặc trả chậm, có thể kiểm tra lần lượt: giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn GTGT, hạn thanh toán và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp nên đối chiếu đủ 5 điểm này trước khi chốt kê khai để hạn chế phải điều chỉnh về sau.
