Việc doanh nghiệp tư nhân (DNTN) sử dụng tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp để chuyển khoản không bị cấm tuyệt đối nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt từ 2025 sẽ có quy định chặt chẽ hơn về thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp.
I. Tính hợp lệ của việc sử dụng tài khoản cá nhân để chuyển khoản
1. Cơ sở pháp lý cho việc sử dụng tài khoản
- Khoản 6 Điều 1 Thông tư 02/2019/TT-NHNN cho phép tổ chức, bao gồm DNTN, mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng.
- DNTN không có tư cách pháp nhân độc lập, tài sản cá nhân và doanh nghiệp không tách bạch (Điều 189 Luật Doanh nghiệp 2020).
2. Rủi ro về thuế và pháp lý
- Thuế: Giao dịch qua tài khoản cá nhân khiến hóa đơn dễ bị loại khi quyết toán thuế do không có chứng từ thanh toán hợp lệ, dẫn đến không được khấu trừ thuế GTGT và có thể bị truy thu thuế TNDN, cộng phạt 20% (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Quy định mới 2025: Từ 01/6/2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC yêu cầu hóa đơn điện tử phải đính kèm chứng từ thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp. Nghị định 70/2025/NĐ-CP bắt buộc kết nối hóa đơn với cơ quan thuế, dễ phát hiện giao dịch qua tài khoản cá nhân.
II. Hậu quả pháp lý và xử phạt nếu sử dụng tài khoản cá nhân
- Xử phạt hành chính: Có thể phạt đến 25 triệu đồng theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Rủi ro hình sự: Nếu bị xác định trốn thuế có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự.
- Gián đoạn hoạt động: Tài khoản cá nhân dễ bị tạm ngừng giao dịch nếu có nghi ngờ rửa tiền hoặc trốn thuế.
Ví dụ thực tế
Một DNTN tại Hà Nội năm 2024 bị truy thu 500 triệu đồng tiền thuế do thanh toán qua tài khoản cá nhân, dù có đủ hóa đơn, cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí liên quan vì không chứng minh được tính hợp lệ giao dịch.
Lưu ý quan trọng
- Bắt buộc dùng tài khoản doanh nghiệp: Từ 2025, thanh toán qua tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh là vi phạm quy định minh bạch tài chính theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 40).
- Giải pháp tối ưu: Nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp để đảm bảo khấu trừ thuế GTGT, ghi nhận chi phí hợp lệ và tránh mọi rủi ro pháp lý.
