Khi mức lương tối thiểu vùng mới có hiệu lực, doanh nghiệp cần rà soát ngay tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Nếu mức đang đóng thấp hơn sàn mới, hồ sơ điều chỉnh thường được nộp trong 30 ngày kể từ ngày mức lương tối thiểu vùng mới có hiệu lực. Thực tế, nếu cơ quan BHXH địa phương có thông báo ấn định mốc cụ thể cho từng đợt, doanh nghiệp nên bám theo mốc đó để tránh sai sót.
I. Bảng tra cứu nhanh thời hạn nộp hồ sơ
| Trường hợp | Thời hạn áp dụng | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Chỉ xét nguyên tắc pháp lý chung | 30 ngày kể từ ngày mức lương tối thiểu vùng mới có hiệu lực | Doanh nghiệp thường tăng lương nội bộ nhưng quên điều chỉnh hồ sơ BHXH |
| Có thông báo triển khai của BHXH địa phương | Nộp theo deadline cụ thể ghi trong thông báo | Hay bị bỏ sót khi đơn vị chỉ theo nghị định mà không theo thông báo địa phương |
| Ví dụ đợt áp dụng Nghị định 293/2025/NĐ-CP từ ngày 01/01/2026 | Tại một số địa phương như TP.HCM, chậm nhất 25/01/2026 | Nếu mức lương đóng hiện tại thấp hơn sàn mới thì cần nộp đúng mốc này |
| Nộp quá deadline địa phương | Không có mốc gia hạn nêu trong dữ liệu | Cơ quan BHXH có thể tạm điều chỉnh mức lương đóng thấp nhất theo mức mới cho đến khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ |
Mốc cần nhớ: thời hạn chung là 30 ngày từ ngày lương tối thiểu vùng mới có hiệu lực; nếu địa phương có thông báo riêng thì ưu tiên theo mốc trong thông báo đó.
II. Khi nào cần điều chỉnh mức đóng BHXH?
Bản chất của việc điều chỉnh nằm ở chỗ tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động thuộc diện áp dụng. Do đó, khi lương tối thiểu vùng tăng, doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh đối với những trường hợp mức lương đóng BHXH đang thấp hơn mức sàn mới.
- Phải rà soát toàn bộ lao động đang đóng theo mức sát sàn vùng.
- Chỉ điều chỉnh các trường hợp thấp hơn mức tối thiểu vùng mới, không phải mọi lao động đều tăng đồng loạt vì lý do này.
- Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc cao nhất theo Luật BHXH 2024 là 20 lần mức tham chiếu; trong giai đoạn chuyển tiếp, mức tham chiếu được xác định theo quy định hiện hành.
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm lỗi đơn giản: điều chỉnh lương trên hợp đồng hoặc thỏa thuận nhưng chưa gửi hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH, dẫn đến số đang đóng vẫn thấp hơn sàn mới.
III. Hồ sơ và cách nộp
1. Hồ sơ thường có
- Danh sách lao động điều chỉnh mức đóng theo mẫu D02-LT hoặc biểu mẫu tương đương đang áp dụng.
- Quyết định hoặc hợp đồng, thỏa thuận điều chỉnh tiền lương.
2. Cách nộp và thời gian xử lý
- Nộp qua Cổng Dịch vụ công hoặc phần mềm giao dịch BHXH điện tử.
- Thời gian xử lý hồ sơ theo quy trình nghiệp vụ thường tối đa 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Ví dụ thực tế
Nếu đơn vị áp dụng mức lương tối thiểu vùng mới từ ngày 01/01, đang có lao động đóng BHXH dưới sàn mới, hãy kiểm tra ngay danh sách lao động, mức lương đóng, mã vùng và bộ hồ sơ điều chỉnh. Lỗi thường gặp là kê khai đúng mức lương nhưng sai mã vùng, khiến hồ sơ phải sửa lại.
IV. Nộp chậm có bị phạt không?
Không có quy định xử phạt riêng chỉ vì nộp chậm hồ sơ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng. Tuy nhiên, rủi ro phát sinh khi việc chậm nộp dẫn đến chậm đóng BHXH bắt buộc hoặc đóng không đúng mức quy định. Khi thanh tra, thời điểm lương tối thiểu vùng mới có hiệu lực và thời điểm doanh nghiệp thực tế điều chỉnh mức đóng thường được kiểm tra kỹ.
- Nếu quá mốc địa phương, cơ quan BHXH có thể tạm điều chỉnh mức đóng thấp nhất theo mức lương tối thiểu vùng mới.
- Lỗi phổ biến gồm: không rà soát hợp đồng lao động, kê khai sai mức lương hoặc phụ cấp, không ghi đúng mã vùng, nộp muộn làm phát sinh chênh lệch đóng.
Lưu ý quan trọng
Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra 4 điểm trước khi nộp: mức lương đang đóng, vùng áp dụng, hồ sơ điều chỉnh lương và thời hạn trong thông báo của BHXH địa phương. Cơ quan BHXH thường soi rất kỹ các trường hợp lương đóng đang thấp hơn sàn mới nhưng hồ sơ điều chỉnh nộp sau mốc triển khai.
