Không phải mọi thực tập sinh không lương đều thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Vấn đề cốt lõi là bản chất thỏa thuận: nếu chỉ là thực tập học nghề, kiến tập, thực hành và không có việc làm hưởng lương, tiền công, cũng không tạo thành quan hệ lao động, thì doanh nghiệp thường không phải đóng BHXH bắt buộc. Ngược lại, nếu gọi là “thực tập” nhưng thực tế có trả công, có tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát như người lao động, nhất là với thỏa thuận từ đủ 01 tháng trở lên, thì đây là trường hợp dễ bị truy thu.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách hiểu thực tế | Khả năng tham gia BHXH bắt buộc |
|---|---|---|
| Thực tập không lương, chỉ để học hỏi và thực hành | Không có việc làm trả công, không có tiền lương, không thể hiện quan hệ lao động | Thường không thuộc diện |
| Thỏa thuận mang tên “thực tập” nhưng có trả công | Có việc làm, có tiền lương hoặc tiền công, có sự quản lý điều hành giám sát | Cần xem theo bản chất quan hệ lao động |
| Thỏa thuận từ đủ 01 tháng trở lên và đủ dấu hiệu hợp đồng lao động | Tên gọi không quyết định, cơ quan quản lý thường soi rất kỹ phần nội dung thực hiện | Thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc |
| Chỉ có trợ cấp ăn trưa, đi lại | Nếu chỉ là hỗ trợ chi phí thực tập và không phản ánh quan hệ lao động | Chưa làm phát sinh nghĩa vụ đóng |
| Đã là người lao động, được cử đi học hoặc thực tập nhưng vẫn hưởng lương trong nước | Đây là trường hợp khác với thực tập sinh mới | Vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc |
Điểm mấu chốt không nằm ở tên gọi “thực tập sinh”, mà nằm ở việc có việc làm trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát hay không.
II. Khi nào thực tập sinh không lương thường không phải đóng BHXH
Nếu thỏa thuận chỉ phục vụ mục đích đào tạo, thực hành, kiến tập và không có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương, đồng thời không thể hiện quan hệ lao động, thì thực tập sinh không lương thường không phải đóng BHXH bắt buộc.
Trong thực tế, doanh nghiệp thường gặp rủi ro khi văn bản ghi hợp đồng thực tập nhưng thực tế bố trí công việc giống nhân sự chính thức. Sự khác biệt giữa hồ sơ và vận hành khiến rủi ro tập trung ở phần giải trình bản chất quan hệ.
Ví dụ thực tế
Một sinh viên đến doanh nghiệp để quan sát quy trình, học việc, được phân người hướng dẫn, không có lương và không nhận việc theo chỉ tiêu như nhân viên. Trường hợp này thường được nhìn nhận là thực tập phục vụ đào tạo, chưa phải quan hệ lao động thực chất.
Lưu ý quan trọng
- Đừng chỉ dựa vào tên hợp đồng.
- Nội dung mô tả công việc, thời gian làm việc và cơ chế quản lý thường bị bỏ qua.
- Nếu hồ sơ thể hiện người thực tập làm việc như nhân viên, rủi ro bị đánh giá lại là khá rõ.
III. Khi nào có rủi ro bị xem là quan hệ lao động
1. Dấu hiệu cần kiểm tra
Bộ luật Lao động không quy định riêng về hợp đồng thực tập, vì vậy cần kiểm tra nội dung thực tế của thỏa thuận.
- Có việc làm có trả công hoặc tiền lương.
- Có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên đối với người thực tập.
- Thỏa thuận từ đủ 01 tháng trở lên và mang bản chất hợp đồng lao động.
Nhiều doanh nghiệp gọi là “hỗ trợ thực tập” nhưng thực chất trả tiền theo đầu việc. Khi khoản chi mang bản chất tiền công, vấn đề này thường được hỏi đầu tiên trong quá trình rà soát hồ sơ.
2. Trợ cấp, hỗ trợ có phải là tiền lương không
Không phải khoản hỗ trợ nào cũng là căn cứ làm phát sinh BHXH bắt buộc. Các khoản như tiền ăn trưa, đi lại theo hợp đồng thực tập, nếu chỉ là hỗ trợ chi phí và không phản ánh quan hệ lao động, thì chưa được xem là tiền lương để đóng BHXH bắt buộc.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi trả đều đặn như tiền công cho công việc và tổ chức làm việc như với người lao động, thì tên gọi “trợ cấp” không còn quyết định bản chất.
Ví dụ thực tế
Nếu thực tập sinh nhận một khoản hỗ trợ đi lại cố định, không gắn với năng suất hay đầu việc, rủi ro thường thấp hơn. Ngược lại, nếu khoản tiền được trả như lương hàng tháng cho công việc được giao, cần xem lại ngay hồ sơ và cách sử dụng lao động.
IV. Một số trường hợp dễ nhầm với thực tập sinh không lương
1. Người lao động thử việc
Người làm việc theo hợp đồng thử việc không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, áp dụng từ 01/7/2025. Tuy nhiên, nếu thử việc nằm trong hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thì thời gian thử việc vẫn thuộc đối tượng đóng BHXH.
Lưu ý mốc thời gian 01/7/2025 đối với người lao động theo hợp đồng thử việc.
2. Người đã là lao động và được cử đi học, thực tập, công tác
Trường hợp người đã tham gia BHXH bắt buộc, sau đó được đơn vị cử đi học, thực tập hoặc công tác trong hoặc ngoài nước mà vẫn hưởng lương ở trong nước, thì vẫn phải đóng BHXH. Điều này khác với thực tập sinh mới không lương, chưa có quan hệ lao động.
Lưu ý quan trọng
Khi rà soát hồ sơ nội bộ, hãy kiểm tra 3 điểm: tên gọi thỏa thuận, cách chi trả thực tế và cách quản lý công việc hằng ngày. Trong các cuộc thanh tra, vấn đề bản chất sử dụng lao động thường được hỏi đầu tiên, không phải tên văn bản.
