Mức phạt khi doanh nghiệp không đóng BHXH cho thực tập sinh phụ thuộc vào việc thực tập sinh đó có thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay không. Nếu chỉ là thực tập hoặc đào tạo thuần túy, không trả lương hoặc không có quan hệ lao động thực tế, thì thường không bị xử phạt về hành vi không đóng BHXH. Ngược lại, nếu hợp đồng mang tên thực tập nhưng có trả công, tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp và thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, thì có thể bị xem là thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
I. Bảng tra cứu nhanh mức phạt
| Trường hợp | Mức xử phạt |
|---|---|
| Thực tập sinh chỉ ký hợp đồng thực tập/đào tạo thuần túy, không có quan hệ lao động thực tế | Không đặt ra xử phạt về hành vi không đóng BHXH |
| Chậm đóng, đóng không đúng mức, đóng không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc | Từ 12% đến 15% tổng số tiền BHXH bắt buộc phải đóng tại thời điểm lập biên bản, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng |
| Không đóng BHXH cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc | Từ 18% đến 20% tổng số tiền BHXH bắt buộc phải đóng tại thời điểm lập biên bản, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng |
| Trốn đóng BHXH nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự | Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng |
Doanh nghiệp ngoài tiền phạt còn có thể bị buộc truy nộp đủ số tiền BHXH chưa đóng hoặc chậm đóng và nộp thêm khoản lãi phát sinh theo quy định.
II. Khi nào thực tập sinh được xem là thuộc diện tham gia BHXH?
1. Trường hợp có thể phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH
Doanh nghiệp thường gặp vướng mắc ở chỗ: hợp đồng ghi là “thực tập” hoặc “đào tạo” nhưng nội dung lại thể hiện rõ quan hệ lao động. Nếu có các dấu hiệu sau, bạn cần rà soát kỹ:
- Có việc làm gắn với công việc thực tế tại doanh nghiệp.
- Có trả công hoặc tiền lương.
- Có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp.
- Thời hạn hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên.
Khi hội đủ các dấu hiệu này, thực tập sinh có thể được xác định là thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
2. Trường hợp thường không đặt ra xử phạt về BHXH
Nếu hợp đồng đào tạo hoặc thực tập thuần túy, chỉ có hỗ trợ hoặc trợ cấp, không có đầy đủ dấu hiệu của quan hệ lao động, thì thường không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp dùng mẫu hợp đồng không rõ bản chất thực tế dễ dẫn đến nhầm lẫn.
Ví dụ minh hoạ
Một thực tập sinh được bố trí làm việc như nhân sự chính thức, có phân ca, giao KPI, chấm công và nhận khoản trả cố định hằng tháng. Dù hợp đồng đặt tên là hợp đồng thực tập, hồ sơ này vẫn là điểm dễ bị truy thu khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
III. Biện pháp khắc phục và rủi ro doanh nghiệp cần chú ý
Không chỉ dừng ở tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Nộp đủ số tiền BHXH bắt buộc chưa đóng hoặc chậm đóng.
- Nộp khoản lãi của số tiền BHXH chậm đóng hoặc trốn đóng theo mức lãi suất quy định.
- Trường hợp hành vi trốn đóng có tính chất, mức độ nghiêm trọng, còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.
Lưu ý quan trọng
Cần kiểm tra hồ sơ hợp đồng, bảng chấm công, chứng từ trả tiền và cách doanh nghiệp giao việc thực tế cho thực tập sinh. Điều quan trọng là xác định bản chất quan hệ làm việc, không chỉ dựa trên tên hợp đồng để kết luận.
IV. Mốc thời hạn đóng BHXH cần lưu ý
Theo quy định áp dụng từ 01/07/2025, thời hạn đóng BHXH bắt buộc chậm nhất của người sử dụng lao động được xác định như sau:
| Phương thức đóng | Thời hạn chậm nhất |
|---|---|
| Đóng hằng tháng | Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo |
| Đóng 03 tháng một lần hoặc 06 tháng một lần | Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng |
Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm, nhất là khi hồ sơ nhân sự ghi nhận thực tập sinh không thống nhất với thực tế làm việc. Nếu đang rà soát hồ sơ nội bộ, nên kiểm tra lại nhóm thực tập sinh có hưởng lương hoặc làm việc ổn định từ 01 tháng trở lên.
