Doanh nghiệp thành lập từ 7/2025 cần tham gia bảo hiểm xã hội cho mọi đối tượng thuộc diện BHXH bắt buộc. Điều quan trọng không phải là thời điểm thành lập doanh nghiệp, mà là thời điểm phát sinh người lao động thuộc diện tham gia. Nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến tên gọi hợp đồng lao động, nhưng cơ quan quản lý lại tập trung vào bản chất quan hệ lao động.
I. Bảng tra cứu nhanh đối tượng doanh nghiệp cần tham gia BHXH
| Nhóm đối tượng | Thuộc diện tham gia | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Người lao động là công dân Việt Nam | Hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên | Dễ bị bỏ sót khi ký hợp đồng ngắn hạn từ 1 tháng |
| Người lao động theo hợp đồng có tên gọi khác | Có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp | Dễ bị truy thu nếu hợp đồng đổi tên nhưng bản chất vẫn là quan hệ lao động |
| Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo pháp luật có hưởng tiền lương | Thuộc diện tham gia | Doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào nhân viên thông thường, bỏ qua nhóm này |
| Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo pháp luật không hưởng tiền lương | Thuộc diện tham gia | Lỗi phổ biến dù đơn giản, nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm |
| Người lao động làm việc không trọn thời gian | Thuộc diện tham gia nếu tiền lương tháng đạt từ mức tối thiểu làm căn cứ đóng | Cần đối chiếu tiền lương tháng với mức tối thiểu làm căn cứ đóng |
| Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam | Hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng trở lên | Loại trừ các trường hợp ngoại lệ theo luật hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên |
| Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh | Áp dụng theo lộ trình riêng | Chủ hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai áp dụng từ 01/07/2025; các trường hợp còn lại từ 01/07/2029 |
Không có cơ chế miễn trừ riêng cho doanh nghiệp mới thành lập từ 7/2025. Chỉ cần có người lao động thuộc nhóm nêu trên thì doanh nghiệp cần đăng ký tham gia BHXH bắt buộc.
II. Những trường hợp dễ nhầm khi xác định đối tượng đóng
1. Hợp đồng không mang tên hợp đồng lao động
Nếu hợp đồng có tên gọi là dịch vụ, cộng tác viên hoặc khoán việc, nhưng nội dung thể hiện có trả lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát thì bản chất vẫn là quan hệ lao động. Thanh tra thường kiểm tra kỹ phần này trong hồ sơ.
2. Lao động không trọn thời gian
Người lao động làm việc part-time không tự động được miễn tham gia BHXH. Nhiều doanh nghiệp chỉ căn cứ vào số giờ làm, nhưng yếu tố quyết định là tiền lương tháng có đạt từ mức tối thiểu làm căn cứ đóng hay không.
3. Lao động nước ngoài và người thử việc
- Người lao động nước ngoài: nếu có hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng trở lên thì thuộc diện tham gia, trừ trường hợp loại trừ theo luật hoặc điều ước quốc tế.
- Người lao động thử việc: không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ 3 tháng với cá nhân, công việc có trả lương và có quản lý trực tiếp hằng ngày. Trường hợp này vẫn được xác định là quan hệ lao động và phải tham gia BHXH. Tương tự, giám đốc hoặc tổng giám đốc không hưởng lương cũng thuộc diện phải tham gia.
III. Thời hạn đăng ký và hồ sơ doanh nghiệp mới hay thiếu
Nếu người lao động thuộc diện tham gia, doanh nghiệp phải kê khai và nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia hoặc kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động. Lưu ý: nếu nộp chậm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt riêng, ngay cả khi đã có ý định tham gia.
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Thời hạn đăng ký | 30 ngày |
| Mẫu hồ sơ doanh nghiệp mới thường dùng | TK3-TS, D02-TS, TK1-TS |
Lưu ý quan trọng
- Thiếu hồ sơ của lao động mới vào làm nhưng chưa cập nhật danh sách tham gia.
- Khai sai mức lương hoặc bỏ sót lao động part-time đủ điều kiện.
- Quên rà soát nhóm quản lý doanh nghiệp không hưởng lương.
IV. Rủi ro nếu chậm đăng ký hoặc chậm đóng
Nếu chậm hoặc không đóng BHXH bắt buộc, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 12% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm lãi 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng. Đối với hành vi chậm đăng ký hoặc chậm hồ sơ, mức phạt là từ 2 đến 4 triệu đồng cho mỗi người lao động, tối đa 75 triệu đồng.
01/07/2025, 01/07/2029, 30 ngày, từ đủ 01 tháng, từ đủ 12 tháng, 12% đến 20%, 0,03%/ngày, tối đa 75 triệu đồng, 2 đến 4 triệu đồng/người lao động.
Đối với doanh nghiệp mới, việc rà soát ngay từ khi ký hợp đồng đầu tiên sẽ giúp tránh bị truy thu và phát sinh tiền lãi chậm đóng. Các nhóm thường dễ nhầm nhất bao gồm giám đốc, lao động part-time hoặc hợp đồng có tên gọi khác hợp đồng lao động.
