Không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đăng ký và nhận xác nhận từ cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể quy trình mới nhất theo quy định hiện hành.
I. Tổng quan quy định hiện hành
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/7/2022, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nhận xác nhận đồng ý từ cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn.
Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận và có thông báo chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế), doanh nghiệp mới được phép khởi tạo, phát hành, và sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu chưa nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp KHÔNG được sử dụng hóa đơn điện tử.
II. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký (Mẫu 01/ĐKTĐ – HĐĐT).
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn điện tử (file XML/PDF).
2. Xác nhận từ cơ quan thuế
- Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế qua hệ thống.
- Chỉ sau khi nhận xác nhận này, doanh nghiệp mới được phát hành hóa đơn điện tử.
3. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Với loại hóa đơn này (phát hành theo giao dịch cụ thể), doanh nghiệp cần thông báo phát hành trước ít nhất 01 ngày với cơ quan thuế.
Ví dụ thực tế
Công ty B nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngày 10/5/2025. Đến ngày 12/5/2025, công ty nhận được thông báo chấp nhận và có thể phát hành hóa đơn mà không cần thêm bất kỳ thủ tục thông báo phát hành nào khác.
Lưu ý quan trọng
- Mẫu hóa đơn điện tử phải đúng quy chuẩn, thể hiện đầy đủ thông tin người mua và có chữ ký số của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu vi phạm quy định về lập hóa đơn theo dự thảo Nghị định mới.
