Thực tập sinh không mặc nhiên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét bản chất thỏa thuận, không chỉ dựa vào tên gọi “thực tập”. Nếu việc thực tập thực tế có trả công hoặc tiền lương, có quản lý, điều hành, giám sát và thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, thì quan hệ này có thể được xem là quan hệ lao động và thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Khả năng tham gia BHXH |
|---|---|
| Thực tập theo chương trình đào tạo, học tập, trải nghiệm nghề nghiệp | Không thuộc diện bắt buộc nếu không hình thành quan hệ lao động |
| Không trả lương, hoặc chỉ có hỗ trợ/trợ cấp/thù lao đào tạo | Thường không thuộc diện bắt buộc |
| Không có quản lý, điều hành, giám sát theo kiểu quan hệ lao động | Không thuộc diện bắt buộc |
| Thỏa thuận dưới 01 tháng | Không thuộc trường hợp tại điểm a khoản 1 điều 2 Luật BHXH |
| Hợp đồng mang tên “thực tập” nhưng có trả công/tiền lương, có quản lý và thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên | Được xem xét là đối tượng tham gia BHXH bắt buộc |
Mốc cần nhớ: thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên là một dấu hiệu quan trọng khi xem xét nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc.
II. Khi nào thực tập sinh không thuộc diện tham gia BHXH?
Nhiều đơn vị sử dụng chung từ “thực tập sinh” cho nhiều mô hình khác nhau. Nếu chỉ là thực tập thuần túy để học việc, trải nghiệm hoặc đào tạo nghề, không có bản chất hợp đồng lao động, thì sẽ không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
- Thực tập phục vụ học tập, trải nghiệm hoặc đào tạo nghề.
- Không ký hợp đồng lao động.
- Không trả lương, hoặc chỉ có khoản hỗ trợ, trợ cấp, thù lao đào tạo.
- Không có sự quản lý, điều hành, giám sát theo kiểu quan hệ lao động.
- Thời hạn thỏa thuận dưới 01 tháng.
Ví dụ thực tế
Một sinh viên đến doanh nghiệp để thực tập theo chương trình của trường, chỉ được hỗ trợ chi phí ăn trưa hoặc đi lại, không giao việc theo cơ chế nhân sự chính thức, không chấm công như người lao động. Trường hợp này thường không bị đặt vấn đề tham gia BHXH bắt buộc.
III. Khi nào thực tập sinh được xem xét thuộc diện tham gia BHXH?
Nhiều doanh nghiệp đặt tên hợp đồng là “thực tập” nhưng cách vận hành lại giống tuyển nhân sự. Nếu nội dung thỏa thuận thể hiện có việc làm được trả công hoặc tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp và thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, thì có thể được xem là quan hệ lao động.
1. Dấu hiệu cần kiểm tra
- Có trả công hoặc tiền lương.
- Có sự quản lý, điều hành, giám sát của bên sử dụng lao động.
- Thời hạn hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên.
2. Điểm hay bị hiểu nhầm
Việc tham gia BHXH không phụ thuộc hoàn toàn vào tên gọi của hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi ghi “hợp đồng thực tập” nhưng nội dung thực tế lại là giao việc, kiểm soát thời gian, trả lương hằng tháng như nhân sự thông thường.
Lưu ý quan trọng
Nếu thực tập sinh thực tế đã thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người đó thuộc đối tượng tham gia.
IV. Mốc thời gian và rủi ro cần lưu ý
Thuận Thiên lưu ý: hồ sơ thường sai sót ở đoạn xác định bản chất quan hệ. Nếu phân loại sai ngay từ đầu, rủi ro không chỉ về thủ tục đăng ký mà còn có thể liên quan đến xử phạt.
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Thời hạn đăng ký BHXH bắt buộc | 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia |
| Người lao động thỏa thuận không tham gia BHXH bắt buộc | Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng |
| Người sử dụng lao động vi phạm không đóng hoặc chậm đóng | Mức phạt cao hơn, tính theo tỷ lệ % trên số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng |
Điểm cần nhớ: thực tập sinh chỉ bị áp dụng các nghĩa vụ và rủi ro xử phạt nêu trên nếu thuộc đối tượng BHXH bắt buộc theo quan hệ lao động thực tế.
Khi rà soát hồ sơ thực tập tại doanh nghiệp, cách an toàn là kiểm tra đồng thời 3 yếu tố: có lương, có quản lý, thời hạn từ đủ 01 tháng. Thuận Thiên khuyến nghị đối chiếu hợp đồng, bảng phân công công việc và cách chi trả để tránh nhầm lẫn giữa hỗ trợ đào tạo và tiền lương.
