Văn phòng đại diện không được phép xuất hóa đơn theo quy định pháp luật Việt Nam.
1. Khả năng xuất hóa đơn
- Không có tư cách pháp nhân và chức năng kinh doanh: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền (không ký kết hợp đồng hay thực hiện giao dịch thương mại).
- Mọi hoạt động tài chính (mua bán, cung cấp dịch vụ) đều do doanh nghiệp chủ quản đứng tên và chịu trách nhiệm. Ví dụ: Khi thuê dịch vụ, hợp đồng và hóa đơn phải do trụ sở chính xuất, văn phòng đại diện chỉ quản lý hợp đồng.
2. Rủi ro pháp lý
- Xuất hóa đơn trái quy định bị xử phạt hành chính theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (phạt từ 2–4 triệu đồng tùy mức độ vi phạm).
Ví dụ thực tế
Công ty A có văn phòng đại diện tại Hà Nội. Khi thuê dịch vụ quảng cáo, văn phòng đại diện không được xuất hóa đơn. Thay vào đó, hợp đồng và hóa đơn phải do trụ sở chính của Công ty A ký kết và phát hành.
Lưu ý quan trọng
- Kê khai thuế: Văn phòng đại diện không phải kê khai thuế GTGT/TNDN vì không phát sinh doanh thu. Tất cả nghĩa vụ thuế thuộc về doanh nghiệp chủ quản.
- Hạch toán: Chi phí phát sinh tại văn phòng đại diện (thuê nhân viên, thuê mặt bằng) được hạch toán vào trụ sở chính theo quy định.