Có. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả lương, tiền công. Mỗi nhóm lao động có cách khấu trừ riêng: hợp đồng từ 03 tháng trở lên, hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng, và cá nhân không cư trú. Doanh nghiệp hay sai ở phần này, dẫn đến chênh lệch khi tính lương và quyết toán.
I. Bảng tra cứu nhanh mức khấu trừ từ lương, tiền công
| Trường hợp | Cách khấu trừ | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên | Khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên thu nhập tính thuế | Đây là khoản tạm khấu trừ, cuối năm thực hiện quyết toán |
| Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng | Khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả nếu tổng mức chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên | Nếu đủ điều kiện có thể lập Mẫu 08/CK-TNCN để tạm thời không bị khấu trừ |
| Cá nhân không cư trú | Khấu trừ 20% trên thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công | Phần này hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp chi trả cho lao động nước ngoài hoặc cá nhân không đáp ứng điều kiện cư trú |
Mốc cần nhớ: từ 2.000.000 đồng/lần trở lên có thể phát sinh khấu trừ 10%; khai và nộp theo tháng thì chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo.
II. Từng trường hợp khấu trừ cụ thể
1. Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên
Thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên được khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên thu nhập tính thuế.
Thu nhập tính thuế được xác định sau khi trừ các khoản được trừ như bảo hiểm bắt buộc và giảm trừ gia cảnh. Nhiều hồ sơ tính khấu trừ ngay trên lương gross mà chưa rà lại các khoản giảm trừ, dẫn đến số tạm khấu trừ sai.
Đối với kỳ tính thuế áp dụng theo quy định mới cho thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú, mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng đối với bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất |
|---|---|---|
| 1 | Đến 10 triệu đồng | 5% |
| 2 | Trên 10 đến 30 triệu đồng | 10% |
| 3 | Trên 30 đến 60 triệu đồng | 20% |
| 4 | Trên 60 đến 100 triệu đồng | 30% |
| 5 | Trên 100 triệu đồng | 35% |
Ví dụ thực tế
Người lao động ký hợp đồng dài hạn, có đăng ký người phụ thuộc nhưng bộ phận lương chưa cập nhật hồ sơ đúng thời điểm, dẫn đến số thuế bị khấu trừ cao hơn. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh đã đầy đủ và áp dụng đúng kỳ chưa.
2. Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng
Nếu cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, và tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ 10% trên tổng thu nhập trước khi trả.
Đây là cơ chế áp dụng riêng cho thu nhập ngắn hạn hoặc thời vụ. Nhiều đơn vị cộng dồn các khoản chi rồi mới xem ngưỡng, trong khi hồ sơ chi trả cần đối chiếu theo từng lần trả và đúng đối tượng.
Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất nguồn thu này và ước tính tổng thu nhập chịu thuế trong năm chưa đến mức phải nộp thuế thì có thể sử dụng Mẫu 08/CK-TNCN để tạm thời không bị khấu trừ 10%.
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp vi phạm vì nhận cam kết nhưng không lưu đủ hồ sơ, hoặc áp dụng cho người không đáp ứng điều kiện. Phần cam kết này thường được kiểm tra kỹ vì liên quan trực tiếp đến trách nhiệm khấu trừ tại nguồn.
3. Cá nhân không cư trú
Nếu người nhận thu nhập là cá nhân không cư trú, thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công được khấu trừ theo mức 20% trên thu nhập chịu thuế trước khi chi trả.
Doanh nghiệp dễ bị truy thu nếu xác định sai tình trạng cư trú, nhất là với lao động ngắn hạn, chuyên gia nước ngoài hoặc người đi về trong năm.
III. Hồ sơ, chứng từ và thời hạn nộp số thuế đã khấu trừ
Sau khi khấu trừ, tổ chức khấu trừ thuế còn thực hiện kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo thời hạn quy định. Nếu khai và nộp theo tháng thì thời hạn chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế lập chứng từ khấu trừ thuế theo quy định. Từ 01/06/2025, quy định về chứng từ khấu trừ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được áp dụng, trong đó cần thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc; nếu dùng chứng từ điện tử thì chuyển dữ liệu theo quy định.
- Hồ sơ nên kiểm tra: loại hợp đồng lao động, tình trạng cư trú, mức chi trả từng lần, hồ sơ giảm trừ gia cảnh, cam kết Mẫu 08/CK-TNCN nếu có.
- Chứng từ cần lưu: bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế, tờ khai khấu trừ và chứng từ nộp ngân sách.
Cần kiểm tra 3 điểm: đúng loại lao động, đúng mức khấu trừ, đúng thời hạn kê khai nộp thuế. Sai một trong ba điểm này dễ dẫn đến xử phạt.
IV. Một số lưu ý dễ phát sinh xử phạt
Không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể bị xử lý về hành vi khai thiếu hoặc liên quan đến hành vi trốn thuế, với mức phạt từ 20% số tiền thuế khai thiếu đến 3 lần số thuế trong trường hợp liên quan hành vi trốn thuế. Nếu chậm nộp tiền thuế thì tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Nếu chậm nộp tờ khai, mức xử lý có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng tùy số ngày chậm.
Cơ chế khấu trừ tại nguồn vẫn tiếp tục áp dụng, với cập nhật về mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế lũy tiến. Nếu cần tự kiểm tra hồ sơ trước quyết toán, nên đối chiếu danh sách lao động có chi trả ngắn hạn vì nhóm này thường sai nhiều.
