Phân biệt rõ ràng giữa chữ ký chính thức và chữ ký nháy, tìm hiểu về đặc điểm, vị trí, giá trị pháp lý và các quy định pháp luật cập nhật mới nhất năm 2024.

Tóm tắt các ý chính

  • Chữ ký chính thức: Là chữ ký của người có thẩm quyền cao nhất, xác nhận toàn bộ nội dung văn bản, có giá trị pháp lý cao, phải ký đầy đủ họ tên bằng mực xanh, kèm con dấu trùm 1/3 chữ ký.
  • Chữ ký nháy: Là chữ ký tắt của người soạn thảo hoặc kiểm tra, dùng để xác nhận nội bộ về tính chính xác của nội dung hoặc thể thức, không có giá trị pháp lý độc lập.
  • Vị trí và hình thức: Chữ ký nháy xuất hiện ở cuối trang, cuối dòng hoặc nơi nhận; chữ ký chính thức đặt dưới chức danh ở cuối văn bản, yêu cầu rõ ràng và đầy đủ.
  • Trách nhiệm pháp lý: Người ký chính thức chịu trách nhiệm cao nhất về nội dung và hiệu lực văn bản; người ký nháy chịu trách nhiệm nội bộ, có thể bị kỷ luật nếu sai sót.
  • Quy định pháp luật: Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký tay; văn bản giấy phải dùng mực xanh, không phai, không dùng bút chì hoặc mực đỏ.
  • Tầm quan trọng của tuân thủ: Sử dụng đúng chữ ký chính thức và nháy giúp đảm bảo tính hợp lệ của văn bản, tránh rủi ro pháp lý cho cá nhân và tổ chức.

Trong các hoạt động hành chính, pháp lý và cả trong giao dịch hàng ngày của doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký là vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng phân biệt rõ ràng giữa chữ ký chính thức và chữ ký nháy. Sự nhầm lẫn này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của văn bản. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết cách phân biệt hai loại chữ ký này và các quy định pháp luật mới nhất liên quan.

Căn cứ pháp lý:

I. Chữ ký chính thức là gì?

Chữ ký chính thức (hay còn gọi là ký chính thức) là chữ ký của người có thẩm quyền cao nhất trong một cơ quan, tổ chức hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Chữ ký này được dùng để xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản và có giá trị pháp lý cao nhất, làm phát sinh hiệu lực của văn bản đó.

1. Đặc điểm của chữ ký chính thức

  • Vị trí: Thường được đặt dưới phần ghi chức danh của người ký ở cuối văn bản.
  • Hình thức: Phải là chữ ký đầy đủ họ và tên của người ký, rõ ràng, không phải ký tắt.
  • Con dấu: Sau khi ký, chữ ký sẽ được đóng dấu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để xác thực. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Màu mực: Theo khoản 6, Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khi ký trên văn bản giấy phải sử dụng bút có mực màu xanh, loại mực không phai.
  • Giá trị pháp lý: Có giá trị pháp lý cao, xác nhận sự đồng ý và chịu trách nhiệm của người ký đối với toàn bộ nội dung văn bản, ràng buộc quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.

II. Chữ ký nháy là gì?

Chữ ký nháy (hay còn gọi là ký tắt) là chữ ký của người được phân công soạn thảo, rà soát, kiểm tra nội dung và thể thức của văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức. Về bản chất, chữ ký nháy là một bước kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng quy trình của văn bản.

1. Đặc điểm của chữ ký nháy

  • Hình thức: Thường là ký tắt, không cần ghi đầy đủ họ tên.
  • Vị trí: Có thể xuất hiện ở nhiều vị trí khác nhau như cuối mỗi trang văn bản, cuối dòng văn bản, hoặc bên cạnh nơi nhận.
  • Giá trị pháp lý: Không có giá trị pháp lý độc lập để làm phát sinh hiệu lực văn bản. Nó chỉ mang tính chất xác nhận nội bộ rằng người ký đã đọc, đã kiểm tra và đồng ý với phần nội dung mà mình phụ trách.

2. Các loại chữ ký nháy theo vị trí

  • Chữ ký nháy ở cuối mỗi trang văn bản: Dùng cho các văn bản dài có nhiều trang. Mục đích là để đảm bảo tính toàn vẹn, liên tục của nội dung, tránh việc bị thay đổi, thêm bớt trang. Chữ ký này có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai.
  • Chữ ký nháy ở cuối dòng văn bản: Thường là chữ ký của người trực tiếp soạn thảo văn bản, đặt sau dấu (./.). Người ký chịu trách nhiệm về nội dung mình đã soạn thảo.
  • Chữ ký nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận: Đây là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về thể thức, kỹ thuật trình bày, lỗi chính tả trước khi trình ký ban hành (thường là Chánh Văn phòng hoặc người phụ trách công tác văn thư).

III. So sánh chi tiết chữ ký chính thức và chữ ký nháy

Tiêu chí Chữ ký nháy Chữ ký chính thức
Mục đích Kiểm tra, rà soát, xác nhận tính chính xác về nội dung và thể thức văn bản trong quy trình nội bộ. Ban hành văn bản, xác nhận giá trị pháp lý cao nhất cho toàn bộ văn bản.
Người ký Người soạn thảo, người kiểm tra, người phụ trách văn thư, người được phân công rà soát. Người có thẩm quyền cao nhất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đại diện theo pháp luật.
Hình thức Ký tắt, ký rút gọn. Ký đầy đủ họ và tên, rõ ràng.
Vị trí Cuối mỗi trang, cuối dòng văn bản, cạnh “Nơi nhận”. Dưới chức danh người ký, ở phần cuối cùng của văn bản.
Trách nhiệm Chịu trách nhiệm về phần nội dung, thể thức đã kiểm tra trước cấp trên và trong nội bộ. Chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất về toàn bộ nội dung và hiệu lực của văn bản.
Giá trị pháp lý Không có giá trị pháp lý ràng buộc các bên bên ngoài, chỉ có giá trị xác nhận nội bộ. Có giá trị pháp lý cao, ràng buộc các bên liên quan và làm phát sinh hiệu lực văn bản.

 

Người ký chính thức chịu trách nhiệm cao nhất về nội dung và hiệu lực văn bản; người ký nháy chịu trách nhiệm nội bộ, có thể bị kỷ luật nếu sai sót.
Người ký chính thức chịu trách nhiệm cao nhất về nội dung và hiệu lực văn bản; người ký nháy chịu trách nhiệm nội bộ, có thể bị kỷ luật nếu sai sót.

IV. Quy định pháp luật về chữ ký

1. Quy định về ký nháy

Theo Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV, quy trình ký nháy được quy định như sau:

  • Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành.
  • Chánh Văn phòng (hoặc người được giao trách nhiệm) giúp người đứng đầu cơ quan kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

2. Trách nhiệm của người ký nháy

Pháp luật hiện hành quy định người ký chính thức là người chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ nội dung văn bản. Tuy nhiên, người ký nháy không hoàn toàn vô can. Nếu việc soạn thảo, kiểm tra cẩu thả, sai quy định gây ra thiệt hại, người ký nháy có thể phải chịu các hình thức kỷ luật, khiển trách theo quy chế nội bộ của cơ quan, tổ chức.

3. Quy định về màu mực chữ ký

Khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ:

  • Đối với văn bản giấy: Khi ký văn bản phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
  • Đối với chứng từ kế toán: Không được dùng mực đỏ, phải dùng loại mực không phai.

Lưu ý: Tuyệt đối không được dùng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai để ký trên các văn bản hành chính, pháp lý.

V. Chữ ký điện tử theo luật giao dịch điện tử 2023

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (có hiệu lực từ 01/7/2024) đã có những quy định mới, làm rõ hơn về chữ ký điện tử, trong đó bao gồm cả chữ ký số. Đây là một phần quan trọng mà Thuận Thiên muốn các bạn cập nhật.

  • Định nghĩa: Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp logic với một thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và sự chấp thuận của họ đối với thông điệp dữ liệu đó.
  • Phân loại: Chữ ký điện tử được phân thành 3 loại chính: Chữ ký điện tử chuyên dùng, Chữ ký số công cộng, và Chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Trong giao dịch điện tử, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay khi đáp ứng đủ các điều kiện của pháp luật, giúp các giao dịch trực tuyến trở nên an toàn và được công nhận.

VI. Tóm tắt phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy

Tóm lại, việc hiểu rõ và sử dụng đúng chữ ký chính thức và chữ ký nháy là yêu cầu cơ bản và quan trọng trong công tác văn thư, hành chính và pháp lý. Chữ ký nháy là bước kiểm soát nội bộ cần thiết để đảm bảo chất lượng văn bản, trong khi chữ ký chính thức là hành vi pháp lý làm phát sinh hiệu lực của văn bản. Việc tuân thủ đúng các quy định từ vị trí, hình thức, màu mực đến trách nhiệm pháp lý sẽ giúp đảm bảo tính hợp lệ của văn bản và tránh được các rủi ro không đáng có cho cá nhân và tổ chức.

Câu Hỏi Thường Gặp

Pháp luật hiện hành, cụ thể là Nghị định 30/2020/NĐ-CP, chỉ quy định về màu mực của chữ ký chính thức (phải là mực xanh). Đối với chữ ký nháy, không có quy định bắt buộc về màu mực. Tuy nhiên, để đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp trong công tác văn thư, các cơ quan, doanh nghiệp thường quy định nội bộ về việc sử dụng cùng một loại mực (thường là màu xanh) cho cả chữ ký nháy và chữ ký chính thức.

Việc thiếu chữ ký nháy của người soạn thảo là một sai sót về quy trình ban hành văn bản theo quy định về công tác văn thư. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của văn bản được quyết định bởi chữ ký chính thức của người có thẩm quyền. Do đó, dù thiếu chữ ký nháy, văn bản đã có chữ ký chính thức và đóng dấu (nếu có) vẫn có hiệu lực pháp lý, trừ khi có tranh chấp và tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền tuyên văn bản đó vô hiệu do vi phạm nghiêm trọng về thủ tục ban hành.

Pháp luật không bắt buộc các bên phải ký nháy vào từng trang của hợp đồng. Tuy nhiên, đây là một thông lệ phổ biến và được khuyến khích mạnh mẽ. Việc ký nháy vào từng trang (tương tự đóng dấu giáp lai) nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng, xác nhận rằng tất cả các trang đều là một phần của thỏa thuận và không có trang nào bị thay thế hay thêm bớt sau khi ký, từ đó phòng tránh rủi ro tranh chấp sau này.

Khi một người được người có thẩm quyền ủy quyền hợp pháp (bằng văn bản) để ký một văn bản cụ thể, chữ ký của người được ủy quyền tại vị trí của người có thẩm quyền được xem là chữ ký chính thức và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của người ủy quyền. Người được ủy quyền phải ký theo đúng quy định (ghi rõ “KT.” hoặc “TL.”, chức vụ người ủy quyền, sau đó ký và ghi rõ họ tên, chức vụ của mình).

Không. Chữ ký scan hoặc hình ảnh chữ ký được chèn vào văn bản Word, PDF không được công nhận là chữ ký chính thức và không có giá trị pháp lý. Đây chỉ là một hình ảnh sao chép. Để văn bản điện tử có giá trị pháp lý, cần phải sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.