Thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ nếu khoản mua vào không phục vụ hoạt động chịu thuế, thiếu hóa đơn/chứng từ hợp pháp, không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản từ 5 triệu đồng trở lên, hoặc rơi vào nhóm tài sản và trường hợp bị pháp luật loại trừ.
I. Bảng tra cứu nhanh các trường hợp không được khấu trừ
| Nhóm trường hợp | Khi nào không được khấu trừ |
|---|---|
| Mục đích sử dụng | Hàng hóa, dịch vụ mua vào không sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT; hoặc dùng cho hoạt động không chịu thuế GTGT. |
| Dùng chung cho nhiều hoạt động | Dùng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế mà không hạch toán riêng được thì chỉ được khấu trừ phần phân bổ cho hoạt động chịu thuế; phần còn lại không được khấu trừ. |
| Hóa đơn, chứng từ | Không có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ hợp pháp theo quy định. |
| Hóa đơn không hợp lệ | Hóa đơn giả, khống, bị tẩy xóa, lập sai quy định hoặc phát sinh từ hành vi bị nghiêm cấm. |
| Thanh toán | Khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù được quy định. |
| Tài sản bị loại trừ | Một số tài sản cố định, máy móc, thiết bị thuộc diện pháp luật không cho khấu trừ. |
| Chỉ được khấu trừ một phần | Phần vượt giới hạn khấu trừ theo luật sẽ không được khấu trừ. |
Điểm dễ sai là mốc 5 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT. Nếu hồ sơ thanh toán không khớp điều kiện, số thuế đầu vào tương ứng thường bị loại khi thanh tra.
II. Các trường hợp cụ thể dễ bị loại khi kê khai
1. Không đáp ứng điều kiện chung
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào không phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng cho hoạt động không chịu thuế GTGT.
- Dùng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế nhưng không hạch toán riêng được: chỉ khấu trừ phần phân bổ cho hoạt động chịu thuế.
- Kê khai khấu trừ sai kỳ, sai điều kiện và không thuộc trường hợp được điều chỉnh.
2. Không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt
- Khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Bù trừ công nợ không có biên bản, chứng từ đối chiếu theo quy định.
- Một số trường hợp đặc thù (bù trừ công nợ có đủ hồ sơ, ủy quyền thanh toán và các trường hợp khác theo quy định của Chính phủ) có thể được xem xét là đáp ứng.
3. Hóa đơn, chứng từ không hợp lệ
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, giả, khống, bị tẩy xóa, lập sai quy định.
- Hóa đơn, chứng từ từ hành vi bị nghiêm cấm như mua bán hóa đơn trái pháp luật, sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng hoạt động, hối lộ để được khấu trừ thuế.
4. Tài sản và trường hợp chỉ được khấu trừ một phần
- Tài sản cố định, máy móc, thiết bị chuyên dùng phục vụ sản xuất sản phẩm quốc phòng, an ninh.
- Tài sản cố định của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp kinh doanh tái bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, kinh doanh chứng khoán, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở đào tạo thuộc diện loại trừ.
- Máy bay, trực thăng, tàu lượn dân dụng, du thuyền không sử dụng cho kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào của việc thuê và sửa chữa các tài sản này).
- Ô tô chở người từ 09 chỗ ngồi trở xuống (trừ ngoại lệ) có trị giá vượt 1,6 tỷ đồng: chỉ được khấu trừ phần tương ứng đến 1,6 tỷ đồng; phần vượt không được khấu trừ.
- Hao hụt hàng hóa vượt định mức nếu pháp luật không cho khấu trừ thì phần thuế đầu vào tương ứng cũng không được khấu trừ.
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp mua dịch vụ trị giá 5 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán tiền mặt. Dù hóa đơn đầu vào đầy đủ, phần thuế GTGT này vẫn có rủi ro bị loại. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì chỉ kiểm tra hóa đơn mà bỏ sót chứng từ thanh toán.
Lưu ý quan trọng:
- Cần hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ.
- Khoản mua dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế thường bị bỏ sót.
- Chia nhỏ hóa đơn để thanh toán tiền mặt trong khi tổng giá trị giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên – điểm dễ bị truy thu.
- Hóa đơn thiếu thông tin người mua, người bán hoặc mã số thuế cũng là lỗi thực tế.
III. Cách xử lý số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ do không đáp ứng điều kiện khấu trừ thông thường, khoản này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định.
Riêng trường hợp không được khấu trừ do không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Chính phủ thì không được tính vào chi phí hoặc nguyên giá theo diện loại trừ. Khi thanh tra, bộ chứng từ thanh toán các khoản chi có giá trị lớn thường bị hỏi đầu tiên, vì vậy cần rà lại hồ sơ trước khi kê khai và quyết toán.
