Thông thường, doanh nghiệp không có một thủ tục chung phải đăng ký hoặc xin phép mẫu tem nhãn/bao bì với cơ quan nhà nước trước khi tự in và sử dụng. Điểm quan trọng là cơ chế quản lý hiện nay đi theo hướng tự chịu trách nhiệm: doanh nghiệp được tự thiết kế, tự in, tự gắn nhãn, nhưng khi hàng hóa lưu thông thì nhãn phải đúng quy định. Nhiều đơn vị nhầm giữa duyệt tem nhãn với công bố sản phẩm, đăng ký lưu hành hoặc đăng ký mã số mã vạch, nên làm hồ sơ lệch ngay từ đầu.
Với hàng hóa thông thường, trọng tâm pháp lý không nằm ở khâu xin duyệt trước khi in, mà nằm ở việc nội dung nhãn có đúng khi đưa hàng ra thị trường hay không. Nếu nhãn thiếu hoặc sai nội dung bắt buộc, rủi ro xử phạt phát sinh khi lưu thông hàng hóa hoặc khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Có cần đăng ký/xin phép trước khi in không? | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Tem nhãn, bao bì hàng hóa thông thường | Không có thủ tục chung phải đăng ký/xin phép riêng | Tự thiết kế, tự in, tự chịu trách nhiệm về nội dung nhãn khi lưu thông |
| Hàng thuộc nhóm đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, trang thiết bị y tế, hóa chất… | Có thể phát sinh công bố sản phẩm, đăng ký lưu hành hoặc thủ tục chuyên ngành khác | Nhãn dùng thực tế cần phù hợp với hồ sơ đã công bố/đăng ký, nhưng không phải thủ tục xin duyệt tem nhãn riêng |
| Hàng nhập khẩu | Không phải xin duyệt mẫu nhãn riêng | Nếu nhãn gốc chưa đủ nội dung tiếng Việt thì thường cần bổ sung nhãn phụ theo quy định |
| In và sử dụng mã số mã vạch trên bao bì | Có thủ tục đăng ký sử dụng trước khi in và dùng nếu doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng | Đây là thủ tục riêng về mã số mã vạch, không đồng nghĩa với đăng ký mẫu tem nhãn nói chung |
Mức phạt về nhãn hàng hóa có thể từ 500.000 đồng đến 30.000.000 đồng tùy giá trị hàng hóa và mức độ vi phạm.
II. Những nội dung doanh nghiệp hay nhầm
1. Không có cơ chế duyệt mẫu tem nhãn chung trước khi in
Bản chất của vấn đề là kiểm soát ở giai đoạn hàng hóa lưu thông, không phải một quy trình duyệt mẫu đại trà trước khi in. Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi khi cho rằng chỉ cần in xong rồi bán, đến khi bị kiểm tra mới phát hiện thiếu nội dung bắt buộc trên nhãn.
2. Hàng đặc thù có thể phải làm hồ sơ chuyên ngành
Với các nhóm hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, trang thiết bị y tế, hóa chất…, pháp luật chuyên ngành có thể yêu cầu công bố sản phẩm, tự công bố, đăng ký bản công bố, đăng ký lưu hành hoặc thủ tục tương tự. Nhiều doanh nghiệp nhầm rằng hồ sơ chuyên ngành chính là thủ tục xin phép in nhãn, trong khi thực chất nhãn phải đi khớp với hồ sơ chuyên ngành chứ không tách thành một giấy phép duyệt tem nhãn riêng.
3. Mã số mã vạch là câu chuyện riêng
Mã số mã vạch không phải nội dung bắt buộc với mọi sản phẩm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng theo hệ thống GS1 thì cần đăng ký sử dụng trước khi in và đưa lên bao bì. Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp không đăng ký nhưng vẫn in mã lên sản phẩm, đến lúc bị kiểm tra thì bị xử lý theo nhóm vi phạm riêng.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp tự in bao bì cho sản phẩm tiêu dùng thông thường mà không nộp hồ sơ xin duyệt mẫu trước. Cách làm này không phải là điểm sai. Tuy nhiên, khi bao bì đưa ra thị trường lại thiếu xuất xứ hàng hóa hoặc ghi không rõ tên, địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm. Khi đó, vấn đề không nằm ở việc chưa xin phép in, mà nằm ở nội dung nhãn không đạt yêu cầu.
III. Nội dung nhãn cần kiểm tra trước khi đưa hàng ra thị trường
Nhãn hàng hóa lưu thông tại Việt Nam cần thể hiện bằng tiếng Việt các nội dung cốt lõi sau:
- Tên hàng hóa
- Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa
- Xuất xứ hàng hóa
- Các nội dung bắt buộc khác tùy theo tính chất từng loại hàng hóa theo phụ lục hoặc quy định chuyên ngành
Cơ quan chức năng kiểm tra kỹ lưỡng phần tên đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ, định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng và các chỉ tiêu riêng theo từng nhóm hàng. Một điểm dễ mắc là doanh nghiệp dùng cùng một mẫu nhãn cho nhiều dòng hàng khác nhau, trong khi mỗi loại có thể có yêu cầu thể hiện thông tin không giống nhau.
| Nội dung cần rà soát | Rủi ro hay gặp |
|---|---|
| Tên hàng hóa | Ghi không rõ, gây hiểu sai bản chất sản phẩm |
| Tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm | Thiếu tên hoặc địa chỉ, ghi không thống nhất hồ sơ |
| Xuất xứ hàng hóa | Không thể hiện hoặc thể hiện gây nhầm lẫn |
| Nội dung chuyên ngành | Thiếu các chỉ tiêu bắt buộc theo từng nhóm hàng |
Lưu ý quan trọng
Pháp luật mới còn cập nhật thêm về vị trí nhãn, nhãn điện tử, định lượng, ngày sản xuất/hạn sử dụng và yêu cầu chi tiết theo từng loại hàng. Đồng thời, nhãn hàng hóa hoặc bao bì đã in đúng theo quy định cũ trước thời điểm văn bản mới có hiệu lực được tiếp tục sử dụng trong thời hạn chuyển tiếp, nhưng không quá 02 năm kể từ ngày Nghị định số 37/2026/NĐ-CP có hiệu lực.
IV. Trường hợp nhập khẩu và checklist kiểm tra nhanh
1. Hàng nhập khẩu và nhãn phụ
Đối với hàng nhập khẩu, nguyên tắc là hàng hóa có nhãn gốc. Nếu nhãn gốc chưa thể hiện đủ nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt thì cần bổ sung nhãn phụ theo quy định. Khi thanh tra, vấn đề thường được hỏi đầu tiên là nhãn gốc có gì, nhãn phụ bổ sung gì và hai phần này có mâu thuẫn nhau hay không.
2. Checklist rà soát trước khi in và sử dụng
- Xác định hàng hóa là hàng thông thường hay hàng thuộc nhóm đặc thù.
- Kiểm tra xem sản phẩm có phát sinh thủ tục công bố hoặc đăng ký lưu hành không.
- Đối chiếu nội dung nhãn với hồ sơ chuyên ngành nếu có.
- Rà soát đủ các nội dung cốt lõi bằng tiếng Việt trước khi đưa hàng ra thị trường.
- Nếu có dùng mã số mã vạch, kiểm tra tình trạng đăng ký sử dụng trước khi in lên bao bì.
- Với hàng nhập khẩu, kiểm tra nhãn gốc và nhu cầu bổ sung nhãn phụ.
Việc rà soát kỹ checklist trước khi in tem nhãn số lượng lớn là rất cần thiết. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ trên bao bì, toàn bộ lô hàng có thể phải xử lý lại rất tốn chi phí. Tránh nhầm lẫn giữa xin phép tem nhãn và thủ tục chuyên ngành liên quan là điều quan trọng.
