Việc sai lệch VAT trong hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp và có thể dẫn đến nhiều rủi ro xử phạt nếu không xử lý kịp thời.
I. Ảnh hưởng và cách xử lý khi sai lệch VAT trong hợp đồng
1. Hậu quả pháp lý
- Phạt tiền từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, ví dụ hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên. Doanh nghiệp còn bị buộc phải hủy hóa đơn đã lập sai.
- Phạt 20% trên số thuế khai thiếu: Áp dụng khi doanh nghiệp khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 8.000.000 đồng: Trường hợp khai sai nhưng không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp.
- Truy cứu trách nhiệm hình sự: Có thể bị xem xét nếu có hành vi trốn thuế với số tiền từ 100 triệu đồng (cá nhân) hoặc 200 triệu đồng (pháp nhân) trở lên.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.
2. Các bước khắc phục
- Lập Phụ lục Hợp đồng: Ký kết phụ lục để điều chỉnh lại các điều khoản sai sót về giá trị, thuế suất trong hợp đồng gốc.
- Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót:
- Lập văn bản thỏa thuận: Trước khi xử lý hóa đơn, bên bán và bên mua (nếu là doanh nghiệp, tổ chức) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Bên bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản này. Đối với người mua là cá nhân, chỉ cần thông báo.
- Lựa chọn phương thức xử lý: Người bán có thể chọn một trong hai cách: (1) Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc (2) Lập hóa đơn điện tử thay thế.
- Ghi nhận hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Trường hợp điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm ghi dấu âm (-).
- Sử dụng biểu mẫu theo quy định: Phải sử dụng các mẫu thông báo/bảng kê cụ thể như Mẫu số 04/SS-HĐĐT (thông báo sai sót) và Mẫu số 01/BK-ĐCTT (bảng kê hóa đơn sai sót) khi làm việc với cơ quan thuế.
- Kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế GTGT:
- Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, các bên phải thực hiện kê khai điều chỉnh trên tờ khai thuế GTGT.
- Thời hạn khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, nhưng phải trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
Ví dụ thực tế
Hợp đồng xây dựng áp dụng sai thuế suất 8% (thay vì 10% cho vật tư không được giảm thuế):
- Ký phụ lục điều chỉnh giá trị hợp đồng và thuế suất GTGT.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (hoặc thay thế) cho hóa đơn đã sai.
- Khai bổ sung thuế GTGT trong thời hạn 10 năm kể từ kỳ phát sinh sai sót.
Lưu ý quan trọng
- Áp dụng thuế suất chính xác: Việc xác định đúng thuế suất là yếu tố tiên quyết. Cần căn cứ vào danh mục hàng hóa, dịch vụ quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành.
- Chủ động khắc phục sớm: Mọi điều chỉnh và khai bổ sung phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế để giảm thiểu rủi ro bị xử phạt nặng.
- Tuân thủ quy trình mới về hóa đơn điện tử: Đặc biệt lưu ý quy định về việc phải lập văn bản thỏa thuận với khách hàng là doanh nghiệp trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn, có hiệu lực từ 01/06/2025.
