Từ thời điểm luật mới có hiệu lực, doanh nghiệp cần rà soát lại đúng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, cập nhật căn cứ đóng theo mức tham chiếu và kiểm soát thời hạn kê khai, đóng tiền. Các nhóm dễ bị bỏ sót gồm người làm việc không trọn thời gian, người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương và chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh theo lộ trình áp dụng.
I. Bảng tra cứu nhanh nội dung doanh nghiệp cần lưu ý
Từ 01/7/2025, phạm vi đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng đáng kể.
| Nội dung | Điểm cần lưu ý |
|---|---|
| Người lao động theo hợp đồng | Người lao động làm việc theo hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. |
| Người làm việc không trọn thời gian | Thuộc diện tham gia nếu có tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất. |
| Người quản lý doanh nghiệp | Nhóm có hưởng lương và không hưởng lương đều thuộc diện cần rà soát. |
| Chủ hộ kinh doanh | Không áp dụng đồng loạt ngay. Nếu nộp thuế theo phương pháp kê khai thì áp dụng từ 01/7/2025; các trường hợp còn lại áp dụng toàn bộ từ 01/7/2029. |
| Căn cứ đóng | Cần cập nhật theo mức tham chiếu, không nên hiểu máy móc theo lương cơ sở như trước. |
| Chậm đóng | Ngoài truy thu, còn có khoản phải nộp bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm đóng. |
Lưu ý quan trọng: Đây là điểm dễ bị truy thu khi doanh nghiệp chỉ theo dõi lao động ký hợp đồng thông thường mà bỏ sót nhóm quản lý không hưởng lương hoặc lao động làm việc bán thời gian có mức lương đạt ngưỡng tham gia.
II. Những nhóm đối tượng mới doanh nghiệp cần rà soát ngay
1. Người lao động và người làm việc không trọn thời gian
Bản chất của thay đổi lần này là doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên gọi vị trí hoặc cách sắp xếp thời gian làm việc, mà cần kiểm tra loại hợp đồng và mức lương làm căn cứ đóng.
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
- Người lao động làm việc không trọn thời gian cũng thuộc diện tham gia nếu đồng thời đáp ứng điều kiện về loại hợp đồng và có tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất.
- Nếu tiền lương thấp hơn mức này thì không thuộc diện bắt buộc theo tiêu chí đó.
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp dùng lao động bán thời gian nhưng không kiểm tra mức lương tháng để xác định nghĩa vụ tham gia, dẫn đến khi đối chiếu hồ sơ mới phát hiện thiếu người tham gia từ thời điểm phát sinh.
2. Người quản lý doanh nghiệp và chủ hộ kinh doanh
- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp tại công ty mẹ và công ty con, thành viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc, thành viên ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác: nếu có hưởng tiền lương thì thuộc diện tham gia.
- Nhóm không hưởng tiền lương vẫn thuộc diện cần tham gia theo quy định tương ứng.
- Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh: nếu nộp thuế theo phương pháp kê khai thì tham gia từ 01/7/2025; các chủ hộ còn lại áp dụng toàn bộ từ 01/7/2029.
Khi thanh tra, câu hỏi thường gặp là doanh nghiệp có rà soát nhóm giám đốc công ty TNHH MTV không hưởng lương hay chưa, vì nhóm này rất dễ bị hiểu nhầm là không thuộc diện theo dõi.
III. Mức đóng, căn cứ đóng và thời hạn doanh nghiệp cần kiểm tra
1. Tỷ lệ đóng và căn cứ đóng
| Nhóm áp dụng | Mức đóng theo dữ kiện |
|---|---|
| Doanh nghiệp đóng | 3% vào quỹ ốm đau và thai sản; 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất |
| Người lao động đóng | 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất |
| Tổng mức phổ biến được dẫn chiếu | 32% cho BHXH bắt buộc giữa hai bên |
| Chủ hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng | 3% vào quỹ ốm đau và thai sản; 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất; tổng 25% |
Mức tham chiếu được nêu để phục vụ tính toán là khoảng 2.340.000 đồng/tháng.
- Chủ hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng được chọn mức lương làm căn cứ đóng từ 2.340.000 đồng đến 20 lần mức này.
- Mức đóng tối thiểu theo dữ kiện là khoảng 585.000 đồng/tháng, tương ứng 25%.
- Nếu tiền lương dùng làm căn cứ đóng thấp hơn mức tối thiểu luật định thì cần điều chỉnh lên mức tối thiểu hợp lệ; nếu vượt mức trần thì chỉ tính đến mức trần theo quy định.
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này khi vẫn giữ cách hiểu cũ gắn trực tiếp với lương cơ sở, trong khi phần cần cập nhật là mức tham chiếu.
2. Thời hạn và phương thức đóng
- Nếu doanh nghiệp chọn đóng hằng tháng thì thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
- Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp được đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần thì thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau chu kỳ đóng.
Phần đối chiếu thời điểm phát sinh lao động với thời điểm báo tăng BHXH rất dễ bị truy thu. Chỉ cần chậm từ khâu hồ sơ, rủi ro truy thu và tiền chậm đóng đã phát sinh.
IV. Hồ sơ và rủi ro chậm đóng doanh nghiệp không nên bỏ sót
1. Hồ sơ đăng ký đối với đối tượng mới
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc gồm:
- Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách người lao động (Mẫu D02-TS).
- Tờ khai người lao động (Mẫu TK1-TS).
Bộ hồ sơ này được áp dụng cho các đối tượng mới như chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương. Lỗi này tuy đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp thường mắc phải do chỉ chuẩn bị hồ sơ cho lao động thông thường mà quên nhóm quản lý.
2. Hệ quả khi chậm đóng hoặc kê khai sai
- Doanh nghiệp cần kê khai đúng đối tượng tham gia.
- Cần đăng ký, điều chỉnh hồ sơ khi phát sinh lao động thuộc diện tham gia.
- Cần đóng đầy đủ, đúng mức, đúng hạn.
- Cần theo dõi các trường hợp tạm hoãn, tạm dừng hoặc truy đóng theo điều kiện áp dụng.
Các lỗi hay gặp gồm:
- Không khai báo hoặc chậm khai báo lao động mới.
- Khai sai mức lương đóng thấp hơn thực tế.
- Chậm đóng.
- Không chốt sổ BHXH.
- Sai thông tin cá nhân như họ tên, CCCD.
Nếu chậm đóng, ngoài việc đóng đủ số tiền còn thiếu, doanh nghiệp còn có khoản phải nộp bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm đóng.
Thuận Thiên khuyến nghị bạn nên kiểm tra lại danh sách lao động, chức danh quản lý, phương pháp nộp thuế của hộ kinh doanh liên quan và mức lương làm căn cứ đóng ngay từ đầu kỳ. Việc kiểm tra sớm luôn dễ xử lý hơn so với khi đã vào giai đoạn thanh tra hoặc đối chiếu dữ liệu.
