Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc từ ngày 01/07/2025 nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam. Loại trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định. Thực tế, doanh nghiệp thường bỏ sót khâu rà soát loại hợp đồng và thời điểm người lao động bắt đầu thuộc diện tham gia.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần nắm |
|---|---|
| Thời điểm áp dụng | Từ 01/07/2025 |
| Đối tượng tham gia | Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên |
| Trường hợp không thuộc diện | (1) Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; (2) Tại thời điểm giao kết hợp đồng đã đủ tuổi nghỉ hưu; (3) Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác |
| Mức đóng của người lao động | 8% tiền lương làm căn cứ đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất |
| Mức đóng của người sử dụng lao động | 17% vào các quỹ BHXH |
| Chế độ được hưởng | Ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất |
| Bảo hiểm thất nghiệp | Không thuộc |
| Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký | 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia |
Điểm cần nhớ: quy định mới xác định đối tượng tham gia theo loại hợp đồng từ đủ 12 tháng, không còn nêu trực tiếp điều kiện giấy phép lao động/chứng chỉ hành nghề/giấy phép hành nghề như tiêu chí xác định đối tượng.
II. Khi nào người nước ngoài thuộc diện tham gia?
1. Trường hợp thuộc diện tham gia
Người lao động nước ngoài thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc khi đồng thời đáp ứng điều kiện làm việc tại Việt Nam và có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
2. Trường hợp không thuộc diện tham gia
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động theo khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động.
- Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Lưu ý: Đây là điểm dễ bị truy thu nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào quốc tịch mà không kiểm tra kỹ loại hợp đồng, tuổi nghỉ hưu và tình trạng điều chuyển nội bộ. Thuận Thiên thường thấy doanh nghiệp lệch ở đoạn này khi tiếp nhận lao động nước ngoài nhưng chưa chuẩn hóa checklist hồ sơ ngay từ đầu.
III. Mức đóng, quyền lợi và điểm dễ nhầm
1. Mức đóng BHXH
| Chủ thể | Mức đóng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Người lao động nước ngoài | 8% | Đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất |
| Người sử dụng lao động | 17% | Đóng vào các quỹ BHXH |
Lưu ý: BHXH không tự động gộp với BHYT. Khi tính tổng bảo hiểm bắt buộc, người lao động còn phải đóng thêm BHYT 1,5%, nhưng đây là khoản riêng, không nằm trong mức BHXH 8%.
2. Chế độ được hưởng
- Ốm đau
- Thai sản
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Hưu trí
- Tử tuất
Người lao động nước ngoài thuộc diện này không thuộc bảo hiểm thất nghiệp.
3. Quyền hưởng BHXH một lần
Người lao động là công dân nước ngoài thuộc đối tượng nêu trên có thể đề nghị hưởng BHXH một lần trong các trường hợp như:
- Chấm dứt hợp đồng lao động trước tuổi nghỉ hưu.
- Đủ tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ thời gian đóng.
- Ra nước ngoài định cư.
Ví dụ thực tế: Một lao động nước ngoài ký hợp đồng 24 tháng với doanh nghiệp tại Việt Nam thì thường sẽ được rà soát để tham gia BHXH bắt buộc. Ngược lại, nếu là trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp thì cần tách riêng ngay từ đầu, vì đây là lỗi phổ biến khi thanh tra.
IV. Hồ sơ, thời hạn đăng ký và xử phạt
1. Hồ sơ đăng ký tham gia
- Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT.
- Mẫu D02-TS: Danh sách người lao động tham gia.
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin của người lao động nếu cần cấp mã số BHXH.
- Giấy tờ cá nhân kèm theo như hộ chiếu, giấy phép lao động hoặc tương đương, bản dịch chứng thực nếu cần.
2. Thời hạn nộp hồ sơ
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trong 30 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài thuộc đối tượng tham gia.
3. Mức xử phạt cần lưu ý
| Hành vi | Mức phạt |
|---|---|
| Chậm đóng BHXH bắt buộc | Từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng |
| Không đóng cho toàn bộ người lao động | Từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng |
| Trốn đóng | Từ 50 triệu đến 75 triệu đồng |
Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn phải đóng đủ số tiền BHXH, nộp lãi và thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả. Mức phạt áp dụng với tổ chức được tính gấp đôi cá nhân.
Lưu ý: Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm: có hợp đồng từ đủ 12 tháng trở lên nhưng nộp hồ sơ chậm, hoặc hồ sơ thiếu mẫu TK1-TS khi người lao động chưa có mã số BHXH. Nếu bạn đang chuẩn bị tiếp nhận lao động nước ngoài, nên kiểm tra hồ sơ ngay tại thời điểm ký hợp đồng để tránh bị xử lý về sau.
