Khi người lao động làm việc tại nhiều nơi và bị đóng BHXH trùng thời gian, phần thời gian trùng sẽ không được cộng dồn vào quá trình tham gia. Cơ quan BHXH sẽ giảm trùng, ngừng phần đóng thừa và hoàn trả số tiền đã đóng trùng vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp, bao gồm cả phần của người sử dụng lao động, không tính lãi. Nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên, cần làm thủ tục gộp sổ.
Lưu ý: Người lao động ký nhiều hợp đồng lao động không đồng nghĩa với việc cùng một thời gian được tính BHXH bắt buộc nhiều lần. Khi doanh nghiệp tiếp nhận lao động đã tham gia ở nơi khác, đây là điểm cần kiểm tra kỹ.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý
| Tình huống | Cách xử lý | Kết quả |
|---|---|---|
| Đóng BHXH, BHTN trùng thời gian từ 02 sổ BHXH hoặc nhiều đơn vị | Cơ quan BHXH giảm trùng, dừng phần đóng thừa | Hoàn trả số tiền đóng trùng vào quỹ hưu trí, tử tuất và BHTN, không tính lãi |
| Có nhiều sổ BHXH nhưng thời gian đóng không trùng nhau | Thu hồi các sổ, chỉnh lý dữ liệu và gộp sổ | Giữ lại một sổ BHXH duy nhất với toàn bộ thời gian không trùng |
| Làm việc nhiều nơi cùng lúc | Tham gia BHXH bắt buộc theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên | Không tính nhiều lần BHXH cho cùng một khoảng thời gian |
II. Nguyên tắc cần hiểu đúng
1. Tham gia BHXH theo hợp đồng nào?
Người lao động giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì tham gia BHXH bắt buộc theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Nếu không nắm rõ nguyên tắc này, ngay từ khâu báo tăng lao động, hồ sơ có thể bị đóng trùng.
Ngoài ra:
- BHYT được đóng theo hợp đồng lao động có mức tiền lương cao nhất.
- Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp được đóng theo từng hợp đồng lao động nếu thuộc diện áp dụng.
2. Thời gian trùng có được cộng nối không?
Không. Thời gian đóng trùng không được cộng dồn vào tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN. Một số đơn vị vẫn lầm tưởng rằng đã đóng tiền thì sẽ được tính đủ thời gian.
Ví dụ thực tế
Một người lao động cùng lúc làm ở 2 công ty, cả 2 nơi đều báo đóng BHXH trong cùng một giai đoạn. Khi đối chiếu dữ liệu, cơ quan BHXH sẽ chỉ giữ nguyên tắc tham gia theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên; phần thời gian bị trùng sẽ được giảm trùng và hoàn trả tiền đóng thừa theo quy trình hiện hành.
III. Hồ sơ và nơi nộp khi làm giảm trùng, hoàn trả, gộp sổ
1. Hồ sơ cơ bản
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Tất cả sổ BHXH có thời gian đóng trùng.
- Trường hợp đơn vị đang tham gia thực hiện thủ tục báo giảm, điều chỉnh quá trình đóng thì có thể phát sinh thêm biểu mẫu nghiệp vụ của đơn vị theo quy trình thu hiện hành.
2. Nơi nộp hồ sơ
- Cơ quan BHXH nơi đơn vị đang tham gia.
- Hoặc cơ quan BHXH nơi cư trú theo quy trình áp dụng cho cá nhân.
3. Cách xử lý từng trường hợp
- Nếu thời gian đóng bị trùng nhau: cơ quan BHXH giảm trùng, hoàn trả tiền đóng trùng vào quỹ hưu trí, tử tuất và BHTN, không có lãi.
- Nếu có từ 02 sổ BHXH trở lên nhưng thời gian đóng không trùng nhau: cơ quan BHXH thu hồi các sổ, hoàn chỉnh dữ liệu và gộp thời gian đóng vào một sổ BHXH duy nhất.
Lưu ý: Quy định về nguyên tắc tham gia BHXH theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên được xác nhận tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025. Từ 01/01/2026, việc cấp sổ BHXH điện tử sẽ hỗ trợ quản lý và phát hiện trùng sớm hơn.
Lưu ý quan trọng
Không có thời hạn cố định đối với việc xử lý giảm trùng, nhưng càng để lâu càng khó rà lại hồ sơ, nhất là khi người lao động đã chuyển nhiều nơi làm việc. Nên xử lý ngay khi phát hiện để tránh lệch dữ liệu quá trình đóng.
IV. Về thời hạn xử lý và mức phạt
Khi phát hiện đóng trùng, nên làm thủ tục giảm trùng và hoàn trả sớm qua cơ quan BHXH hoặc đơn vị đang quản lý. Hiện tại chưa có quy định về thời hạn cố định bắt buộc cho việc này.
Về xử phạt, hiện không có mức phạt riêng dành cho hành vi đóng trùng do vi phạm nguyên tắc nhiều hợp đồng lao động. Các chế tài thường dẫn chiếu đến nhóm vi phạm về chậm đóng, không đóng hoặc trốn đóng BHXH bắt buộc. Trong các cuộc thanh tra, quá trình báo tăng, báo giảm và tình trạng một người có nhiều sổ BHXH chưa gộp thường được xem xét.
Lưu ý quan trọng
Nếu bạn đang giữ nhiều sổ BHXH, đừng chỉ xin hoàn tiền phần trùng mà quên bước gộp sổ. Bỏ qua bước này dẫn đến dữ liệu chưa sạch, sau này có thể phát sinh vướng mắc khi chốt sổ hoặc giải quyết chế độ.
