Khi có hoàn trả hàng hóa trên sàn thương mại điện tử (TMĐT), việc cần xử lý ngay là hóa đơn điều chỉnh giảm và kê khai giảm doanh thu, giảm thuế GTGT tương ứng. Nhiều đơn vị chỉ hủy đơn trên sàn mà bỏ qua bước lập hóa đơn điều chỉnh và kê khai. Trong khi đó, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ phần trả hàng vì đây là đoạn dễ xảy ra chênh lệch giữa doanh thu, thuế và dữ liệu sàn.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Cách xử lý hóa đơn | Cách xử lý thuế |
|---|---|---|
| Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa | Thông thường người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm; nếu các bên có thỏa thuận thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán | Người bán giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra; người mua là doanh nghiệp/tổ chức đã khấu trừ thì giảm giá trị mua vào và thuế GTGT đầu vào tương ứng |
| Đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua | Xử lý theo cơ chế hóa đơn điều chỉnh | Kê khai điều chỉnh tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh |
| Sàn TMĐT được ủy nhiệm lập hóa đơn thay cho hộ kinh doanh | Khi hoàn trả, người bán (hộ kinh doanh) lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định chung; nếu có thỏa thuận thì người mua lập hóa đơn điện tử trả lại | Sàn thực hiện bù trừ số thuế đã khấu trừ, nộp thay của giao dịch bị hoàn trả với giao dịch khác trong kỳ |
| Giao dịch thuộc diện sàn khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay | Vẫn bám cơ chế hóa đơn điều chỉnh do trả hàng | Sàn bù trừ số thuế đã khấu trừ, nộp thay của giao dịch bị hủy/trả lại với số thuế của giao dịch khác trong tháng |
Hóa đơn điện tử điều chỉnh cần có dòng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và thể hiện nội dung điều chỉnh giảm về số lượng, giá trị, thuế GTGT.
II. Ai lập hóa đơn, lập khi nào?
1. Trường hợp thông thường
Khi hàng đã bán bị trả lại toàn bộ hoặc một phần (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị), cách xử lý được ưu tiên là người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm. Một lỗi thường gặp: nhiều đơn vị làm biên bản trả hàng nhưng quên lập hóa đơn điều chỉnh, khiến doanh thu trên hóa đơn vẫn treo nguyên.
2. Trường hợp người mua lập hóa đơn trả lại hàng
Nếu các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng, thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Đây là trường hợp theo thỏa thuận, vì vậy hồ sơ cần thể hiện rõ căn cứ trả hàng, lý do, số lượng và giá trị trả lại để tránh vướng mắc khi kiểm tra.
3. Trường hợp sàn đã lập hóa đơn thay cho hộ kinh doanh
Nếu sàn TMĐT được ủy nhiệm lập hóa đơn thay cho hộ kinh doanh, khi có hoàn trả thì người bán (hộ kinh doanh) vẫn lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định. Sàn xử lý phần thuế theo cơ chế bù trừ. Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng sàn đã xuất hóa đơn thay nên sàn sẽ tự lập hóa đơn điều chỉnh, dẫn đến thiếu sót.
Thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh là thời điểm phát sinh việc hoàn trả.
III. Kê khai thuế và bù trừ thuế trên sàn
Đối với giao dịch thông thường, các bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo bảng ở phần I. Riêng với giao dịch qua sàn thuộc diện sàn khấu trừ, kê khai, nộp thay, cần xử lý như sau:
1. Với giao dịch qua sàn thuộc diện khấu trừ, kê khai, nộp thay
Nếu giao dịch bán qua sàn thuộc diện sàn khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay, khi đơn bị hủy hoặc hàng bị trả lại thì sàn thực hiện bù trừ số thuế đã khấu trừ, nộp thay của giao dịch đó với số thuế phải khấu trừ, nộp thay của các giao dịch khác trong kỳ kê khai. Phần này hay bị bỏ sót vì nhiều người chỉ nhìn vào số tiền hoàn đơn mà không đối chiếu phần thuế sàn đã giữ lại.
Với cá nhân cư trú bán hàng hóa qua sàn, tỷ lệ khấu trừ được nêu là GTGT 1% và TNCN 0,5%. Khi có hoàn trả thì thực hiện bù trừ theo quy định, không coi là doanh thu cuối cùng của giao dịch trả lại.
Ngoài ra, nếu hộ/cá nhân kinh doanh đã bị khấu trừ, nộp thuế thay nhưng doanh thu năm sau xác định thuộc trường hợp không chịu thuế hoặc chưa đến ngưỡng chịu thuế theo quy định, có thể làm thủ tục hoàn thuế nếu đáp ứng điều kiện và đúng biểu mẫu áp dụng.
IV. Hồ sơ nên kiểm tra ngay để tránh sai
- Biên bản hoặc thỏa thuận giữa các bên, nêu rõ lý do trả hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại và căn cứ điều chỉnh.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh có đúng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nội dung điều chỉnh giảm có đủ số lượng, giá trị, thuế GTGT.
- Kê khai điều chỉnh đúng kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
- Nếu cần thông báo sai sót, sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh bán hàng qua sàn, sàn đã khấu trừ và nộp thuế thay. Sau đó khách trả lại một phần hàng. Lúc này, hồ sơ cần đi theo 2 nhánh: hóa đơn thì xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh giảm theo cơ chế trả hàng; thuế thì sàn bù trừ phần đã khấu trừ, nộp thay của giao dịch bị trả lại với các giao dịch khác trong kỳ. Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này khi chỉ cập nhật trạng thái hoàn đơn trên sàn mà không khớp lại hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý quan trọng
- Không nên gộp xử lý trả hàng với giao dịch khác có điều kiện pháp lý khác nhau.
- Cần tách rõ từng vai trò: doanh nghiệp bán hàng, hộ/cá nhân bán qua sàn, người mua là cá nhân, người mua là doanh nghiệp.
- Mức phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế được nêu từ 2-5 triệu đồng nếu chậm 1-30 ngày, và có thể cao hơn nếu chậm lâu hơn; ngoài ra còn có rủi ro bị xử phạt do lập hóa đơn sai thời điểm. Khi thanh tra, câu hỏi thường gặp là ngày phát sinh trả hàng có khớp với ngày lập hóa đơn điều chỉnh hay không.
Nếu bạn đang rà lại hồ sơ hoàn trả trên sàn TMĐT, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra trước 3 điểm: ai là người lập hóa đơn điều chỉnh, kỳ kê khai điều chỉnh và phần bù trừ thuế do sàn đã khấu trừ, nộp thay. Chỉ cần lệch một trong ba điểm này là số liệu rất dễ không khớp.
