Khi phát sinh hoàn trả hàng hóa trên sàn thương mại điện tử (TMĐT), người bán và sàn TMĐT cần xử lý hóa đơn, thuế theo đúng quy định pháp luật mới nhất để tránh vi phạm thuế và kế toán.
I. Xử lý hóa đơn điện tử
Việc xử lý hóa đơn khi có hàng hóa hoàn trả phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót và tình trạng kê khai thuế.
1. Hủy hóa đơn
- Áp dụng nếu hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa được gửi cho người mua.
- Người bán thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
2. Lập hóa đơn điều chỉnh
- Áp dụng khi hóa đơn đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế.
- Người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm cho giá trị hàng hóa bị hoàn trả.
- Trên hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ nội dung: “Điều chỉnh giảm do hoàn trả hàng hóa”, đồng thời ghi rõ số hóa đơn gốc và ngày phát hành hóa đơn gốc.
- Thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh là tại thời điểm phát sinh việc hoàn trả và phải trước khi nộp tờ khai thuế của kỳ đó.
II. Xử lý thuế
Theo quy định mới, việc xử lý thuế GTGT và TNCN cho hàng hóa hoàn trả được thực hiện theo cơ chế bù trừ, thay vì điều chỉnh giảm trực tiếp như trước đây.
1. Cơ chế bù trừ thuế
- Sàn TMĐT (tổ chức được ủy quyền kê khai, nộp thuế thay) sẽ thực hiện bù trừ số thuế đã khấu trừ của giao dịch hoàn trả vào số thuế phải nộp của các giao dịch phát sinh trong kỳ khai thuế tiếp theo.
- Quy trình bù trừ này phải được kê khai theo tháng khi sàn TMĐT thực hiện quyết toán thuế.
2. Tỷ lệ thuế áp dụng
- Thuế GTGT: 1% trên giá trị hàng hóa hoàn trả.
- Thuế TNCN: 0,5% trên giá trị hàng hóa hoàn trả.
Ví dụ thực tế
Một đơn hàng trị giá 50 triệu đồng được bán qua sàn TMĐT. Sau đó, người mua hoàn trả một phần hàng hóa trị giá 10 triệu đồng.
- Hóa đơn: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm 10 triệu đồng.
- Xử lý thuế: Sàn TMĐT sẽ thực hiện bù trừ số thuế tương ứng với giá trị hàng hoàn trả vào kỳ khai thuế tiếp theo, cụ thể:
- Bù trừ thuế GTGT: 10.000.000đ x 1% = 100.000đ.
- Bù trừ thuế TNCN: 10.000.000đ x 0,5% = 50.000đ.
- Tổng số tiền thuế 150.000đ này sẽ được trừ vào nghĩa vụ thuế của các giao dịch sau.
Lưu ý quan trọng
- Chính sách hoàn trả: Sàn TMĐT và người bán phải công khai chính sách đổi trả hàng hóa (thời hạn, phương thức, chi phí). Thông lệ thị trường thường là tối đa 15 ngày.
- Trách nhiệm lập hóa đơn: Trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh khi có hàng hoàn trả thuộc về người bán.
- Phân định trách nhiệm: Cần làm rõ trách nhiệm giữa sàn TMĐT, người bán và đơn vị logistics trong quy trình xử lý hàng hoàn để đảm bảo tuân thủ.
- Hoàn tiền kết hợp: Trường hợp hoàn tiền một phần bằng tiền mặt, một phần bằng mã giảm giá, sàn vẫn phải thực hiện bù trừ thuế trên toàn bộ giá trị hàng hóa được hoàn trả.
- Hoàn thuế cho cá nhân: Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu trong năm tính thuế dưới 100 triệu đồng có thể làm hồ sơ đề nghị hoàn lại số thuế sàn đã nộp thay.
