Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh vì không có hóa đơn GTGT hợp pháp. Tuy nhiên, khoản chi này vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu hồ sơ đi kèm đủ điều kiện theo đúng từng thời điểm áp dụng.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Kết luận | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Không | Mua của cá nhân không kinh doanh không có hóa đơn GTGT hợp pháp để khấu trừ |
| Tính vào chi phí được trừ | Có thể | Cần chứng từ chi trả tiền, bảng kê đúng mẫu và đáp ứng điều kiện hồ sơ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh |
| Giao dịch từ 05 triệu đồng/lần trở lên | Cần lưu ý điều kiện thanh toán | Các khoản chi từ ngưỡng này cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ |
| Mẫu bảng kê | Theo thời điểm phát sinh | Không dùng nhầm mẫu – mẫu sai dễ bị truy thu khi quyết toán |
Mốc cần nhớ: từ ngày 15/12/2025 áp dụng quy định TNDN mới theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP; từ ngày 12/03/2026 bảng kê sử dụng Mẫu số 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.
II. Điều kiện để khoản mua này được tính vào chi phí được trừ
Không khấu trừ được GTGT không đồng nghĩa với việc tự động bị loại khỏi chi phí. Tuy nhiên, cơ quan thuế thường kiểm tra rất kỹ bộ hồ sơ thay thế do không có hóa đơn GTGT như giao dịch thông thường.
1. Hồ sơ cần có
- Khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng mẫu đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh.
- Có thể kèm thêm hợp đồng, thông tin định danh người bán, biên bản giao nhận hoặc bàn giao tùy trường hợp.
2. Điều kiện thanh toán cần kiểm tra kỹ
- Nếu từng lần mua từ 05 triệu đồng trở lên, nhiều trường hợp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ.
- Nếu dưới ngưỡng 05 triệu đồng/lần, theo quy định hiện hành không phát sinh điều kiện bắt buộc riêng về thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mua nông sản hoặc thuê một cá nhân không kinh doanh thực hiện dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh. Nếu không có hóa đơn GTGT thì phần thuế đầu vào không khấu trừ được. Nhưng nếu doanh nghiệp lưu đủ chứng từ chi tiền, bảng kê đúng mẫu và hồ sơ chứng minh giao dịch có thật, khoản chi vẫn có cơ sở được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN.
Lưu ý quan trọng
Phần này hay bị bỏ sót là nhầm giữa có chi tiền thật và đủ điều kiện chi phí. Có thanh toán thực tế chưa đủ, hồ sơ còn phải đúng mẫu, đúng thời điểm và thể hiện rõ giao dịch phục vụ hoạt động kinh doanh.
III. Mẫu bảng kê và thời điểm áp dụng
Doanh nghiệp thường sai ở đoạn này vì dùng sai mẫu bảng kê so với thời điểm phát sinh giao dịch. Lưu ý: không gộp các giai đoạn áp dụng làm một.
| Giai đoạn áp dụng | Mẫu bảng kê | Ghi chú |
|---|---|---|
| Theo quy định cũ tại Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC | Mẫu số 01/TNDN | Dùng cho giai đoạn còn thuộc khung áp dụng cũ |
| Từ ngày 12/03/2026 | Mẫu số 02/TNDN | Áp dụng theo Thông tư 20/2026/TT-BTC |
Không có quy định riêng về việc nộp bảng kê trong 3 ngày hay 5 ngày đối với trường hợp này. Bảng kê được lập để ghi nhận chi phí khi quyết toán thuế TNDN, nhưng Thuận Thiên khuyến nghị nên lập ngay lúc phát sinh giao dịch và lưu cùng chứng từ thanh toán để tránh thất lạc hồ sơ.
IV. Điểm hay nhầm khi áp dụng và rủi ro nếu làm sai
1. Phân biệt đúng đối tượng
- Cá nhân không kinh doanh: áp dụng kết luận nêu trên, tức không khấu trừ GTGT nhưng có thể tính chi phí được trừ nếu hồ sơ đầy đủ.
- Hộ, cá nhân kinh doanh: không nên suy rộng giống nhau vì cách xử lý còn phụ thuộc ngưỡng doanh thu chịu thuế và quy định riêng theo từng thời kỳ.
2. Hệ quả khi hồ sơ sai hoặc thiếu
- Nếu giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên nhưng thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi có thể bị loại khi tính thuế TNDN.
- Nếu dùng sai mẫu bảng kê hoặc lập hồ sơ không đầy đủ, cơ quan thuế có thể không chấp nhận chi phí.
- Trường hợp kê khai sai, còn có rủi ro bị xử phạt hành chính về thuế, hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, như phạt từ 5-8 triệu đồng nếu không thiếu thuế, hoặc tính 20% số thuế thiếu nếu khai sai dẫn đến thiếu thuế.
Lưu ý quan trọng
Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: người bán là ai, giao dịch có thật không, căn cứ nào chứng minh hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận. Nếu hồ sơ chỉ có phiếu chi mà thiếu bảng kê đúng mẫu hoặc thiếu chứng cứ giao nhận, rủi ro bị loại chi phí là khá rõ. Nếu cần rà soát hồ sơ trước khi quyết toán, Thuận Thiên có thể cùng bạn kiểm tra lại từng chứng từ để tránh sai sót đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm.
