Khi phát hiện nhà cung cấp hóa đơn điện tử bị ngừng hoạt động, khách hàng cần thực hiện ngay các biện pháp để đảm bảo an toàn pháp lý và quyền lợi về thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:
I. Các bước xử lý khi nhà cung cấp hóa đơn bị ngừng hoạt động
1. Ngừng sử dụng hóa đơn từ nhà cung cấp bị ngừng hoạt động
- Ngay lập tức dừng nhận, sử dụng hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp đã bị ngừng hoạt động.
- Lưu ý đặc biệt với các hóa đơn phát hành sau thời điểm nhà cung cấp bị ngừng hoạt động vì những hóa đơn này không còn giá trị pháp lý.
2. Xác minh tình trạng pháp lý của nhà cung cấp
- Truy cập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn) để kiểm tra:
- Lý do ngừng hoạt động: vi phạm thuế, bỏ trốn hoặc tạm ngừng kinh doanh.
- Thời điểm chính thức ngừng hoạt động để làm căn cứ xác định tính pháp lý của hóa đơn.
3. Xử lý hóa đơn theo thời điểm giao dịch
- Giao dịch phát sinh trước ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động:
- Hóa đơn vẫn hợp lệ nếu đi kèm hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán đầy đủ.
- Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
- Giao dịch phát sinh sau ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động:
- Hóa đơn không hợp lệ, không được kê khai thuế hoặc tính chi phí hợp lý.
- Nếu đã kê khai, phải điều chỉnh tờ khai thuế, loại bỏ số thuế đã khấu trừ và chuẩn bị hồ sơ giải trình với cơ quan thuế.
4. Yêu cầu giải pháp hóa đơn thay thế
- Với giao dịch hợp lệ phát sinh trước ngày ngừng nhưng còn thiếu hóa đơn, có thể:
- Đề nghị nhà cung cấp xuất hóa đơn thay thế từ một đơn vị hợp pháp khác.
- Hoặc sử dụng hóa đơn cấp lẻ theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
5. Rà soát phòng ngừa rủi ro
- Định kỳ kiểm tra trạng thái pháp lý của các đối tác qua hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ giao dịch (hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán) làm bằng chứng khi phát sinh tranh chấp hoặc bị kiểm tra.
Ví dụ thực tế
Tình huống: Nhà cung cấp A bị ngừng hoạt động từ ngày 01/06/2025 do hành vi trốn thuế.
- Hoá đơn xuất ngày 28/05/2025: Hợp lệ nếu đi kèm chứng từ giao dịch đầy đủ.
- Hoá đơn xuất ngày 05/06/2025: Không được chấp nhận, phải loại bỏ và điều chỉnh kê khai thuế.
Lưu ý quan trọng
- Hậu quả pháp lý: Sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể bị phạt từ 20 đến 50 triệu đồng; hóa đơn này không được khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí hợp lý.
- Giải trình với cơ quan thuế: Nếu nghi ngờ hóa đơn bất hợp pháp, hãy chủ động lập và nộp hồ sơ giải trình kèm theo đầy đủ chứng từ gốc (theo Mẫu 01/KTTT).
