Có, nhưng cần phân biệt rõ bản chất từng khoản chi. Khoản trợ cấp thai sản do BHXH chi trả không phải chi phí của doanh nghiệp nên không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ngược lại, khoản doanh nghiệp tự chi thêm cho lao động nữ trong thời gian nghỉ thai sản hoặc sau sinh có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện về tính chất khoản chi, hồ sơ chứng từ và thanh toán theo quy định.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Khoản chi | Có được tính vào chi phí được trừ? | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Trợ cấp thai sản do BHXH chi trả | Không | Không phải khoản doanh nghiệp thực chi, dễ nhầm khi hạch toán gộp vào chi phí lương |
| Khoản doanh nghiệp hỗ trợ thêm trong thời gian nghỉ thai sản | Có thể | Cần chứng minh là khoản chi thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hồ sơ |
| Chi bồi dưỡng sau sinh cho lao động nữ | Có thể | Thường bị bỏ sót ở khâu quyết định chi và bảng thanh toán |
| Chi khám sức khỏe thêm cho lao động nữ | Có thể | Cần lưu hồ sơ đúng nội dung chi và đúng đối tượng hưởng |
| Chi đào tạo lại nghề cho lao động nữ | Có thể | Doanh nghiệp dễ thiếu hồ sơ chứng minh nhu cầu đào tạo lại |
| Hỗ trợ nhà trẻ, mẫu giáo; lương, phụ cấp cho giáo viên tại cơ sở do doanh nghiệp tổ chức | Có thể | Cơ quan thuế kiểm tra kỹ phần hồ sơ tổ chức và hạch toán riêng |
| Phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp đặc biệt theo quy định | Có thể | Cần tách riêng điều kiện áp dụng và chứng từ liên quan |
Các khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí được trừ.
II. Điều kiện để khoản hỗ trợ được tính vào chi phí hợp lý
1. Điều kiện chung
Về bản chất, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ các khoản thực tế chi ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: khoản hỗ trợ này thuộc chế độ BHXH hay là chính sách chi thêm của doanh nghiệp?
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và hồ sơ kèm theo hợp lý.
- Nếu từ 05 triệu đồng/lần trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Đáp ứng các yêu cầu về phương thức thanh toán, mức chi hoặc hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể.
- Thiếu quy chế, quyết định, bảng thanh toán hoặc chứng từ hạch toán sẽ có rủi ro bị loại khi quyết toán thuế.
2. Điểm dễ nhầm nhất khi kê khai
Không được gộp khoản BHXH chi trả với khoản doanh nghiệp tự hỗ trợ. Đây là lỗi phổ biến nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc, nhất là khi bộ phận nhân sự và kế toán chưa tách dòng chi trả rõ ràng.
Lưu ý quan trọng:
- Nếu là trợ cấp thai sản theo chế độ BHXH: không hạch toán vào chi phí được trừ của doanh nghiệp.
- Nếu là doanh nghiệp tự hỗ trợ thêm: có thể được xem xét tính vào chi phí được trừ nếu đủ điều kiện.
III. Những khoản chi thêm cho lao động nữ thường được chấp nhận
Pháp luật thuế ghi nhận một số khoản chi thêm riêng cho lao động nữ. Mỗi nhóm khoản chi nên theo dõi riêng, vì điều kiện áp dụng và hồ sơ chứng minh có thể khác nhau.
- Chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con.
- Chi khám sức khỏe thêm (bệnh nghề nghiệp, mãn tính, phụ khoa).
- Chi đào tạo lại nghề khi nghề cũ không còn phù hợp, gồm học phí và chênh lệch lương.
- Chi phí hỗ trợ nhà trẻ, mẫu giáo và tiền lương, phụ cấp cho giáo viên.
- Phụ cấp làm thêm giờ trong trường hợp đặc biệt.
Ví dụ thực tế: Nếu doanh nghiệp chi thêm khoản bồi dưỡng sau sinh theo quyết định nội bộ, có danh sách người hưởng, chứng từ chi tiền và hạch toán rõ ràng, khoản này có thể được xem xét là chi phí được trừ. Ngược lại, nếu đưa luôn tiền chế độ thai sản do BHXH chi trả vào chi phí lương thì dễ bị truy thu.
IV. Hồ sơ nên kiểm tra trước khi hạch toán
Để khoản chi hỗ trợ lao động nữ có cơ sở khi quyết toán, Thuận Thiên khuyến nghị bạn rà lại hồ sơ theo từng nhóm thay vì chỉ nhìn vào phiếu chi hoặc bảng lương.
| Nhóm hồ sơ | Nội dung nên có |
|---|---|
| Hồ sơ nội bộ | Quy chế, quyết định chi, danh sách người hưởng, bảng thanh toán |
| Hồ sơ kế toán | Chứng từ hạch toán, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, đối chiếu sổ sách |
| Hồ sơ chứng minh mục đích chi | Tài liệu thể hiện khoản chi đúng đối tượng và nội dung hỗ trợ |
| Chứng từ thanh toán | Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản từ 05 triệu đồng/lần trở lên |
| Hồ sơ chuyên biệt | Hợp đồng, biên bản, bảng kê theo từng khoản chi cụ thể |
Ngoài cơ chế chi phí được trừ, doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, vận tải sử dụng nhiều lao động nữ còn có thể được giảm thuế TNDN phải nộp tương ứng với số tiền thực chi thêm nếu thuộc một trong các ngưỡng sau:
- Sử dụng từ 10 đến 100 lao động nữ, trong đó số lao động nữ chiếm trên 50%.
- Hoặc sử dụng thường xuyên trên 100 lao động nữ, trong đó số lao động nữ chiếm trên 30%.
Ưu đãi giảm thuế này là cơ chế khác với chi phí được trừ, nên cần hạch toán và theo dõi riêng.
Trường hợp lao động nữ quay lại làm việc trước khi hết thời gian nghỉ thai sản, các khoản lương và phụ cấp thực tế phát sinh trong thời gian làm việc trở lại được xử lý theo chế độ tiền lương thông thường và tính vào chi phí thực tế tương ứng – tách biệt hoàn toàn với chế độ thai sản do BHXH chi trả.
