Hộ kinh doanh hiện chưa bắt buộc phải sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên trong một số trường hợp thực tế như sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc thì việc ứng dụng phần mềm trở thành điều kiện cần thiết.
I. Quy định chung về ghi chép, sử dụng phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh
- Yêu cầu ghi chép sổ sách: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải ghi chép các sổ kế toán cơ bản như sổ thu-chi, sổ bán hàng, sổ tài sản. Tuy nhiên, pháp luật không bắt buộc dùng phần mềm kế toán mà chỉ yêu cầu quản lý bằng sổ sách đầy đủ. Nhà nước khuyến khích sử dụng phần mềm miễn phí để đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ.
II. Các trường hợp cần hoặc không cần dùng phần mềm kế toán
- Trường hợp gián tiếp bắt buộc dùng phần mềm: Từ 01/6/2025, theo quy định mới hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong các ngành bán lẻ, ăn uống, khách sạn… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế. Hệ thống máy tính tiền này thường tích hợp phần mềm kế toán để xuất hóa đơn và tổng hợp báo cáo tự động, vì vậy thực tế cần sử dụng phần mềm.
- Trường hợp không bắt buộc: Hộ kinh doanh áp dụng thuế khoán (doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm) không cần dùng phần mềm kế toán, chỉ quản lý và ghi chép thủ công theo quy định sổ sách.
Ví dụ thực tế
- Hộ kinh doanh siêu thị mini có doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm sẽ cần dùng máy tính tiền tích hợp phần mềm kế toán để xuất hóa đơn điện tử và tự động gửi dữ liệu cho cơ quan thuế từ 01/6/2025.
- Quán cà phê nhỏ chỉ có doanh thu 500 triệu đồng/năm có thể ghi sổ thu-chi thủ công, không cần dùng phần mềm kế toán.
Lưu ý quan trọng
- Không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt đến 25 triệu đồng theo Luật Quản lý thuế.
- Hệ thống phần mềm và kê khai tự động giúp giảm rất nhiều thao tác thủ công cho hộ kinh doanh.
