Hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ trong thời hạn quy định tùy vào loại hóa đơn và thời điểm phát hành. Dưới đây là chi tiết quy định và ví dụ thực tế cho từng trường hợp cụ thể.
I. Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ với hộ kinh doanh
1. Hóa đơn điện tử
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành, áp dụng với mọi hộ kinh doanh từ 01/06/2025.
- Phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
2. Hóa đơn giấy
- Áp dụng với hóa đơn phát hành trước 01/06/2025 hoặc trường hợp đặc biệt được miễn trừ.
- Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định về chứng từ kế toán.
II. Phương thức lưu trữ hóa đơn, chứng từ
- Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử lưu trữ điện tử trên cloud hoặc máy chủ, hóa đơn giấy lưu trữ vật lý cẩn thận.
- Hóa đơn giấy: Bảo quản như tài sản cá nhân, tuân thủ chế độ lưu trữ chứng từ kế toán có giá trị.
III. Quy định mới và lưu ý quan trọng về lưu trữ hóa đơn
- Từ 01/06/2025: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
- Phần lớn hộ kinh doanh sẽ phải chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp được miễn trừ.
- Dữ liệu phải đảm bảo an toàn, không bị thay đổi hoặc sai lệch.
- Vi phạm lưu trữ có thể bị phạt hành chính tới 15 triệu đồng.
- Khi phát hiện sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không được hủy bỏ.
Ví dụ thực tế
- Hộ kinh doanh thực phẩm tại TP.HCM (doanh thu 1,5 tỷ đồng/năm): Từ 01/06/2025 phải xuất hóa đơn điện tử qua máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, lưu trữ điện tử trên phần mềm Viettel trong 10 năm, sao lưu định kỳ hàng tháng.
- Hộ bán quần áo nhỏ (doanh thu 500 triệu đồng/năm): Nếu đã sử dụng hóa đơn giấy trước 01/06/2025 thì lưu trữ hóa đơn giấy tối thiểu 5 năm.
Lưu ý quan trọng
- Dữ liệu hóa đơn điện tử và chứng từ cần bảo quản cẩn thận, đảm bảo an toàn và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi được yêu cầu.
- Các trường hợp được miễn trừ, nộp hóa đơn giấy cần theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.
